Der Hype um Huddle Rooms hat nachgelassen, förderte aber die Idee vereinfachter Videotechnik am Arbeitsplatz. Jetzt könnten Organisationen Video überall strategisch einsetzen.
Vor einigen Jahren dominierte der Trend zu Huddle Rooms den Markt für Videokonferenzen. Jeder Hardware- und Softwareanbieter verkaufte Produkte des Typs Huddle Room. Auf jedem Messestand prangte das Wort Huddle überall.
Das Konzept der Huddle Rooms rückte in den Fokus. Plötzlich war Videokonferenzhardware erschwinglich und einfach zu bedienen, um Huddle Rooms zu unterstützen. Die Software war flexibel und leistungsstark genug, um alles zum Laufen zu bringen.
Die geschäftliche Videokommunikation war nicht mehr auf die Führungsetage im Sitzungssaal oder große Konferenzräume beschränkt. Normale Arbeitsteams arbeiteten in ihren kleineren Arbeitsbereichen mit Teammitgliedern an entfernten Standorten in Videoanrufen zusammen, um effektivere Besprechungen zu ermöglichen. Alle waren begeistert, sich dazu Vorort in kleinen Gruppen zu versammeln. Dann kam COVID-19. Aus dem Versammeln in kleinen Gruppen wurde eine Möglichkeit, sich anzustecken. Soziale Distanzierung, das genaue Gegenteil von Zusammenkünften, wurde schnell zur neuen Norm.
Mittlerweile sind viele Arbeitnehmer wieder ins Büro zurückgekehrt, aber die Dinge sind anders. Die Pandemie hat dauerhafte Veränderungen ausgelöst. Unternehmen haben jetzt andere Arbeitsabläufe und Arbeitsumgebungen. Daher muss das Konzept der Huddle Spaces überarbeitet werden, um dem modernen Arbeitsplatz von heute gerecht zu werden.
Anpassung von Huddle Spaces für die Zusammenarbeit nach der Pandemie
Vor der Pandemie wurde von allen erwartet, dass sie jeden Tag im Büro sind. Daher waren Huddle Spaces in erster Linie dafür ausgelegt, die Teilnehmer von persönlichen Besprechungen zu unterstützen. Zwar wurde erwartet, dass einige Videoelemente auch externe Gäste einbeziehen, doch der Großteil der Arbeit wurde im Raum erledigt. Und die Tools für die Zusammenarbeit, etwa Whiteboards, waren für die Nutzung im Büro optimiert.
Heute kann es bei Besprechungen mehr externe Teilnehmer als Teammitglieder vor Ort geben. Das ist eine völlig andere Dynamik. Die Besprechung findet nicht im Raum statt. Die Sitzung läuft in Zoom oder Microsoft Teams ab, und der Raum ist nur ein Teilnehmer dieser Sitzung. Daher müssen die Collaboration-Lösungen, einschließlich Whiteboards, über die Cloud zugänglich und verwaltbar sein.
Jeder Platz im Büro ist jetzt ein potenzieller Platz für die Remote-Zusammenarbeit.
Darüber hinaus sind die Audio- und Videoqualität größere Probleme. Gemeinsame Videoanrufe sind nicht immer Einzelgespräche. Oft nehmen mehrere Teammitglieder an demselben Anruf teil und müssen die Personen im physischen Huddle Room klar sehen und hören können. Die Arbeitsgruppen können nicht einfach ein Notebook in den Raum stellen und darüber Videoanrufe tätigen. Sie benötigen ein hochwertiges Raumsystem.
Auch die Besprechungsräume selbst sind anders. Huddle Spaces waren früher kleine Besprechungsräume. Organisationen nutzten diese kleinen Räume bereits für Teambesprechungen, und es ging lediglich darum, Mitarbeiter an entfernten Standorten hinzuzuziehen und Tools für die Zusammenarbeit hinzuzufügen.
Die Unternehmen sind nun nicht nur gefordert, Remote-Mitarbeiter in diese ausgewiesenen Besprechungsräume zu bekommen. Die Unternehmen müssen auch Remote-Mitarbeiter in mehr Räume bringen. Jeder Raum im Büro ist jetzt ein potenzieller Raum für die Zusammenarbeit von externen und hybriden Mitarbeitern. Durch die Bereitstellung von Video überall können Unternehmen jeden Winkel des Büros zu einem potenziellen Besprechungsraum machen. Wenn die meisten Teammitglieder extern arbeiten, benötigen Unternehmen diese Art von Fernzugriff im Büro.
Wie sich die Huddle-Room-Technologie weiterentwickelt hat
Glücklicherweise hat sich die Videokonferenztechnologie weiterentwickelt, um die Anforderungen nach der Pandemie zu erfüllen. Bei der Hardware geht der Trend zu Videobars und Videoboards. Diese All-in-One-Ansätze machen die Einrichtung und Integration viel einfacher als die Huddle-Room-Kits der Vergangenheit. Sie sind auch viel hochwertiger und benutzerfreundlicher als frühere Technologien. In den meisten Fällen können Organisationen sie einfach anschließen und mit hochwertigen Audio- und Videoanrufen beginnen.
Die Hardware wurde außerdem um KI-Funktionen erweitert, um den neuen Arbeitsablauf zu unterstützen. Wenn Organisationen in fast allen Bereichen Video ermöglichen, kann es eine Herausforderung sein, alle Kamerawinkel zu ermitteln. KI löst dieses Problem jedoch mit Gesichts- und Stimmverfolgung, Personenerkennung und intelligenter Kamerasteuerung.
Auch die Software wurde weiterentwickelt, um diese neue Arbeitsweise zu unterstützen. Aus Videotools sind komplette Suiten für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz geworden. Anstatt nur eine Verbindung zu einem Besprechungsraum herzustellen, bieten Software wie Zoom und Microsoft Teams mehrere KI-Tools, die Arbeitsgruppen während und nach Besprechungen unterstützen, darunter Meeting-Zusammenfassungen, automatisierte Aufgabenlisten und KI-generierte Whiteboard-Inhalte.
Das Ergebnis? Die Tools, die für die Arbeit benötigt werden, befinden sich nicht mehr im physischen Raum. Sie sind in der Software enthalten und stehen somit allen gleichermaßen zur Verfügung.
Es lebe der Huddle Room
Die Videokonferenzbranche spricht heute vielleicht nicht mehr so oft von Huddle Rooms. Huddle klingt immer noch nach einer Möglichkeit, sich mit COVID anzustecken. Aber der Huddle-Room-Trend sollte als positiver Schritt in die richtige Richtung in Erinnerung bleiben. Durch die Möglichkeit, vor der Pandemie auch externe Mitarbeiter in die Arbeitsräume einzubeziehen, halfen Huddle Rooms den Unternehmen in gewisser Weise, sich auf die Remote-Zusammenarbeit vorzubereiten.
In diesem Sinne verfügten Organisationen bereits über einige Tools für die Remote-Arbeit. Während sich das Huddle-Konzept zum neuen Video-überall-Arbeitsplatz entwickelt hat, bleibt die Grundidee der Vereinfachung von Video am Arbeitsplatz dieselbe. Und glücklicherweise sind die heutige Hardware und Software bereit, diese Herausforderung zu meistern.
