Wie Loop Informationssilos in Microsoft 365 beseitigen soll

Microsoft möchte eine Frustration seiner Kunden beenden: das Auffinden wichtiger Informationen und Daten in Word, Excel oder PowerPoint sowie deren gemeinsame Nutzung. Dieses Problem soll Loop lösen, ein Whiteboard-ähnliches Programm zum Speichern und gemeinsamen Bearbeiten von Listen, Texten, Tabellen und Formularen. Microsoft möchte dabei Loop als Drehscheibe für die Zusammenarbeit in Microsoft 365 etablieren und damit Alternativ-Produkte von Drittanbietern ersetzen.

„Unser Ziel ist es, die Reibungsverluste bei der Erstellung, Zusammenarbeit und Kommunikation zu verringern“, sagt Daniel Vargas, Senior Director of Product Marketing bei Microsoft.

Die Produktivität sinkt, wenn Mitarbeiter wichtige Informationen nicht leicht finden können. Im Jahr 2021 befragte 451 Research 502 Arbeitnehmer hierzu und stellte fest, dass knapp 30 Prozent der Befragten so viel Zeit mit der Suche nach Daten in verschiedenen Anwendungen verbrachten, dass dies zu einem Hindernis für ihre Arbeit wurde, so Raul Castanon, Senior Research Analyst bei 451 Research. Das Beratungsunternehmen McKinsey & Company fand ebenfalls heraus, dass Angestellte im Durchschnitt 20 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach internen Informationen verbringen.

„Die Frustration über die stundenlange Suche nach arbeitsrelevanten Inhalten kann die Unzufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen“, sagt Andrew Hewitt, Analyst bei Forrester Research.

Außerhalb von Microsoft ist Loop nicht einzigartig, da viele Anbieter Lösungen anbieten, die verschiedene Inhalte an einem Ort organisieren. Die Whiteboard-Anbieter Miro und Mural vermarkten ihre Angebote als kollaborative Räume, in denen Bilder, Videos und Dateien nebeneinander existieren. Die Nutzer des Notizen-Tools Notion können Text, Listen und Tabellen in Echtzeit bearbeiten.

Allerdings fehlt den Produkten die Integration in Microsoft 365, was Loop mit seinen sogenannten Komponenten bieten soll. Loop-Komponenten sind Snippets und Funktionen, die Mitarbeiter in allen Microsoft-Anwendungen gemeinsam verwenden können. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise eine Komponente in Outlook per E-Mail oder in einer Chat-Nachricht in Teams versenden.

Wenn Teammitglieder eine Komponente an einem Ort bearbeiten, können ihre Kollegen die Änderung sofort sehen und immer mit der neuesten Version arbeiten. Komponenten ähneln den Inhaltsbausteinen im Smart Canvas von Google Workspace.

Die enge Integration von Loop mit Microsoft 365, das mittlerweile über 345 Millionen Anwender zählt, reduziert den Schulungsaufwand, da viele Mitarbeiter mit den Anwendungen der Suite vertraut sind.

„[Microsoft hat] diesen Plattformvorteil. Sie können dafür sorgen, dass [Loop] nahtlos mit ihren anderen Tools zusammenarbeitet", sagt Tom Arbuthnot, Mitbegründer des Teams-Schulungsunternehmens Empowering.Cloud.

Die Komponenten sind eine von drei Funktionen in Loop, welche die Mitarbeiter unterstützen, Informationen zu finden und zu teilen. Die anderen beiden Funktionen werden Seiten und Arbeitsbereiche genannt. Seiten sind dauerhafte Bereiche, in denen Mitarbeiter ein Brainstorming starten und zusammenarbeiten können, indem sie Bilder, Videos und Loop-Komponenten zusammenführen. In Arbeitsbereichen können die Mitarbeiter alle für ein Projekt relevanten Loop-Seiten, -Komponenten und -Dateien anzeigen.

Microsoft hat Komponenten in Teams veröffentlicht, mit denen Mitarbeiter Inhaltsblöcke in Chat-Nachrichten teilen können. Im vergangenen Sommer hat Microsoft Loop zudem für Drittentwickler geöffnet, um die Erstellung von Loop-Komponenten zu ermöglichen, die Daten aus Nicht-Office-Anwendungen beziehen.

Microsoft strebt seit langem an, dass Nutzer Inhalte in der Office-Suite teilen und mitverfassen können. Im Jahr 2019 stellte das Unternehmen das Fluid Framework vor, ein Software Development Kit (SDK), das die Echtzeitbearbeitung über mehrere Microsoft-365-Programme hinweg ermöglicht. Microsoft nutzte das Fluid Framework, um Loop zu entwickeln.

„Durch die gemeinsame Nutzung von Daten in 365 macht Microsoft die Suite zu mehr als nur einer Sammlung von Anwendungen“, sagt Arbuthnot. „Microsoft betrachtet 365 nicht als einen Haufen einzelner Produkte. Sie denken an die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, und sie versuchen, diese Tools zusammenzubringen.“