Wie Firmen von Celonis Process-Mining-Software profitieren
Chart Industries setzt Process Mining Software von Celonis ein, um Debitoren- und Kreditorenprozesse effizienter zu gestalten. Was hinter Process Mining steckt.
Die meisten Unternehmen möchten ihre Geschäftsprozesse verbessern, ihnen fehlt aber oft der notwendige Einblick in die Funktionsweise dieser Prozesse. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die über komplexe ERP-Landschaften verfügen, die mehrere Systeme umfassen.
Chart Industries, ein globaler Hersteller von Verpackungsanlagen für biomedizinische Produkte und Energiewirtschaft, konnte mit Process-Mining-Software die Prozessvisualisierung verbessern. Das Unternehmen hat bei der Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) auch herausgefunden, dass Process Mining eine wichtige Methode zur Förderung der digitalen Transformation sein kann.
Akquisitionen führen zu Komplexität
Die Komplexität von ERP-Systemen ist einer der Hauptgründe für die Implementierung von Process Mining. Das Unternehmen Chart Industries mit Sitz in der US-amerikanischen Stadt Canton befindet sich derzeit in einer Phase von Fusionen und Übernahmen – und hat in den letzten Jahren mehrere Akquisitionen getätigt. „Diese Aktivitäten haben zu Problemen bei der Integration der Systeme geführt, die heute die IT-Landschaft des Unternehmens bilden“, sagt Bryan Turner, Vice President of IT.
Um die Prozesseffizienz zu verbessern, musste Chart Industries verstehen, wie diese Prozesse funktionieren. Dazu implementierte der Hersteller eine Process-Mining-Software des Münchner Softwareanbieters Celonis. Chart Industries betreibt das ERP-System Oracle JD Edwards, aber es hat mehrere Unternehmen erworben, die andere Systeme verwenden, darunter SAP. Das Unternehmen legt aber fest, wie diese Systeme in Oracle JD Edwards integriert werden können, sagt Turner.
Die Celonis Process-Mining-Software übernimmt Geschäftsprozesse wie Order-to-Cash und zeigt, wo im Prozess Ineffizienzen wie beispielsweise Engpässe auftreten. Dabei berücksichtigt die Software mehrere Systeme – und genau das machte es für Chart Industries attraktiv.
„Einer der Vorteile von Celonis ist, dass es jede transaktionale Datenbank mit einem Zeitstempel berücksichtigen kann. Damit kann man es über mehrere Geschäftsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens verteilen“, erläutert Turner. „Celonis wird über Geschäftsprozesse lizenziert – und wir haben uns für drei Geschäftsprozesse angemeldet. Wir haben es vor allem implementiert, um die KPIs rund um Kreditoren und Debitoren zu generieren.“
Abbildung 1: Mit der Process-Mining-Software von Celonis kann man sehen, was in Geschäftsprozessen wie Order-to-Cash passiert.
Die Celonis Process-Mining-Software verbindet sich mit dem Backend-System, wie zum Beispiel mit Oracle oder SAP. Sie sammelt mit Hilfe dieser Systeme Daten über die im Prozess befindlichen Transaktionen und stellt diese Prozessinformationen visuell dar. So kann es beispielsweise alle möglichen Wege aufzeigen, die ein Auftrag in einem Order-to-Cash-Prozess gehen kann, sagt Alexander Rinke, Celonis-Gründer und CEO.
Das Verständnis, wie Prozesse wirklich funktionieren, kann dazu beitragen, die digitale Transformation voranzutreiben, sagt Rinke.
„Unternehmen haben heute massive Infrastrukturen um verschiedene Betriebssysteme herum aufgebaut. Viele Prozesse fließen über diese verschiedenen Systeme dieser äußerst komplexen Organisationen, die weltweit in verschiedenen Ländern tätig sind“, erklärt er. „Wenn diese Organisationen die digitale Transformation vorantreiben wollen, woher wissen sie dann, was die wirkungsvollste Initiative ist? Woher wissen sie, auf welche Themen sie sich konzentrieren müssen, um die termingerechte Lieferung oder Produktivität zu verbessern? Genau das ermöglicht ihnen die Prozesserkennung. Weil sie alles, was vor sich geht, zeigt und die Variationen des Prozesses basierend auf den Auswirkungen priorisiert.“
Tief in die Prozesse eintauchen
Chart Industries musste die Prozesse besser verstehen, weil es seine Operationen in einem Shared Service Center konsolidieren wollte.
„Wir wollten diese KPIs aufbauen und dann von dort aus all die verschiedenen Kosteneinsparungen ermitteln. Celonis nennt das Wertrealisierungs-Workshops“, erklärt Turner. „Sie tauchen hier in Ihre Geschäftsprozesse ein und fragen sich, warum Sie zum Beispiel nicht direkt die Verarbeitung der Kreditorenbuchhaltung durchlaufen, was die perfekte PO oder die perfekte SO ist. Und letztendlich auch, wie hoch die Anzahl der Mitarbeiter sein sollte, die Sie für den Betrieb Ihres Shared Service Centers benötigen.“
Die Celonis Process Mining Software hat es Chart Industries ermöglicht, seine Prozessdaten besser zu verstehen. Sie konnte auch die Unterschiede aufzeigen, wie verschiedene Geschäftsbereiche oder Shared Service Center Transaktionen durchführen, so Nikki Spillers, Director of North American Business Shared Services von Chart Industries.
„Einer der Vorteile von Celonis ist, dass es jede transaktionale Datenbank mit einem Zeitstempel berücksichtigen kann.“
Bryan TurnerChart Industries
„Das hat es uns ermöglicht, einige interne Projekte auszuführen, um unsere Daten zu bereinigen und Prozesse zu standardisieren“, sagt Spillers.
Identifizierung von Problemen führt zu Kosteneinsparungen
Spillers gab allerdings zu bedenken, dass Process Mining zwar Prozessineffizienzen und die Unterschiede bei den Daten von Chart Industries aufzeigen konnte. Noch ist das Unternehmen aber noch nicht so weit, dass es die Prozesse standardisierter und effizienter gestalten kann. Dennoch: Das Verständnis der Prozesse ist ein wertvoller erster Schritt.
„Wenn Sie sich die Prozesseffizienz ansehen, müssen wir nicht zurücktreten und einen Lean-Six-Sigma-Prozess ausführen. Wir müssen uns nicht mit jeder einzelnen Person zusammensetzen, um herauszufinden, wo unsere Engpässe liegen; wir können unsere Engpässe nur durch die Betrachtung der Daten erkennen“, sagt Spillers. „Das wird uns nicht die ganze Geschichte erzählen, aber zumindest sieht man sofort, wo Engpässe sind, und man kann dann anfangen, nach den Gründen zu suchen, um die Lösung zu finden.“
Die Celonis Process Mining Software hat Probleme in den Stammdaten identifiziert, was zu Einsparungen von rund 250.000 US-Dollar an laufenden Kosten führt, sagt Turner.
Diese Einsparungen sind jedoch nur der Anfang des erwarteten Nutzens: Das Tool soll mittelfristig für die Umsetzung der endgültigen Ziele der digitalen Transformation von Chart Industries eingesetzt werden. Das Unternehmen implementiert gerade ein RPA-System von UiPath. Celonis Process Mining soll dabei helfen, die Prozesse zu finden, die für RPA am besten geeignet sind.
„Celonis und UiPath gehen bei dieser übergreifenden Unternehmensstrategie der digitalen Transformation Hand in Hand“, sagt Turner. „Wir wollen unsere Mitarbeiter dazu bringen, Bereiche zu identifizieren, die automatisiert werden können. Sie könnten dann einen unterstützenden Roboter starten, um bei diesem Teil des Business zu helfen. Und der Roboter könnten diese Funktion vielleicht dauerhauft übernehmen.“
