UCaaS-Anbieter entwickeln Tools, mit denen Remote-Mitarbeiter nach eigenem Zeitplan zusammenarbeiten können. Das kann Vorteile bringen, aber was bedeutet es für die Teamarbeit?
Jetzt, wo die asynchrone Zusammenarbeit Teil des hybriden Arbeitsmodells ist, gehen die Anbieter von Unified Communications as a Service (UCaaS) dazu über, diese Funktionen mit denen der synchronen Zusammenarbeit zu integrieren.
Da so viele Mitarbeiter außerhalb der Firma und in Isolation arbeiten, wird es für Teams immer schwieriger, in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Daher brauchen Unternehmen UCaaS-Tools, die es allen Teammitgliedern ermöglichen, einen Beitrag zu leisten.
Das Ziel ist es, Mitarbeitern im Büro und von zu Hause aus die gleichen Möglichkeiten zur Teilnahme zu geben. Im Allgemeinen eignen sich synchrone Tools am besten für Echtzeitszenarien, bei denen alle Teammitglieder zusammen sind, entweder persönlich oder virtuell. Es gibt jedoch viele Fälle, in denen die Teammitglieder nicht vor Ort sein können; mit asynchronen Tools bleiben sie dennoch vollwertige Teilnehmer. Sie können sich zwar erst im Nachhinein einbringen, aber oft gibt es keine Probleme mit Mitarbeitern, die warten, bis eine Besprechung vorbei ist, bevor sie einen Beitrag leisten. Dieser Arbeitsansatz hat in der Tat seine Vorzüge.
Doch auch wenn die UCaaS-Anbieter die Vorzüge asynchroner Collaboration-Tools anpreisen, sollten IT-Leiter vorsichtig sein. Der Einsatz dieser Anwendungen mag mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmen, zum Beispiel mit der Verbesserung der Produktivität, der Steigerung des Engagements der Mitarbeiter und der Verringerung des Bürobedarfs.
Asynchrone Zusammenarbeit kann jedoch auch einige unbeabsichtigte Folgen haben, sodass es wichtig ist, dass Unternehmen die Vor- und Nachteile gründlich abwägen, bevor sie diese Tools einsetzen.
Lassen Sie uns zwei Hauptfaktoren und einige mögliche Konsequenzen untersuchen.
1. Unterstützung für das hybride Arbeitsmodell
Remote-Arbeit ist nicht neu, aber mit der Etablierung des hybriden Arbeitsmodells ist es nun eine echte Alternative zur Arbeit im Büro – zumindest in den Bereichen, in denen die Arbeit außerhalb des Unternehmens eine Option ist. Das hybride Modell bedeutet, dass viele Unternehmen nun verteilte Belegschaften unterstützen müssen. Das gilt unabhängig davon, wo ein Mitarbeiter tätig ist, ob in Voll- oder Teilzeit von zu Hause aus.
Die Zusammenarbeit ist nun eine größere Herausforderung. Meetings von Angesicht zu Angesicht sind nun weniger wahrscheinlich, und es ist sogar unrealistisch zu erwarten, dass verteilte Teammitglieder für jedes Meeting zur Verfügung stehen oder während der gesamten Zeit anwesend sind, in der ein Meeting stattfindet.
Anwendungen für die Fernarbeit von Collaboration-Anbietern eignen sich gut für das hybride Arbeitsmodell, aber diese Tools sind benutzerorientiert. Denken Sie an Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten: Sie sind in ihrem eigenen Arbeitsbereich tätig, nicht in dem des Arbeitgebers. Sie nutzen ihre PCs, ihre Breitbandverbindung und ihre Schreibtische. Mobile Geräte erweitern die Fernarbeit sogar noch weiter auf Autos, Flugzeuge, öffentliche Plätze und Kunden-Webseiten.
Diese Flexibilität gibt den Mitarbeitern eine gewisse Kontrolle darüber, wie sie arbeiten. Sie signalisiert aber auch, dass sich die hybride Arbeit um den Benutzer dreht. Unternehmen, die versuchen, arbeitgeberzentrierte, starre Arbeitspraktiken vom Büro auf eine Fernarbeitsumgebung auszuweiten, werden auf Widerstand stoßen. Diese Bemühungen können schnell kontraproduktiv werden.
Bei den heutigen nutzerzentrierten Möglichkeiten können Arbeitgeber nicht davon ausgehen, dass die Angestellten außerhalb der Webseite genauso arbeiten wie im Büro. Wenn Beschäftigte selbst entscheiden können, wo und wie sie arbeiten, werden sie eher geneigt sein, dasselbe zu tun, wenn sie arbeiten und mit wem. Das hat Auswirkungen darauf, wie sie zusammenarbeiten.
Wenn Arbeitnehmer sich aussuchen können, wo und wie sie arbeiten, sind sie eher geneigt dasselbe zu tun, wenn sie arbeiten und mit wem. Das wirkt sich darauf aus wie sie zusammenarbeiten.
Hybride Arbeit erfüllt viele Kriterien, die das Engagement der Mitarbeiter fördern und auch für den Arbeitgeber von Vorteil sein können. Aber das Konzept gibt den Arbeitnehmern auch viel Kontrolle über ihr Umfeld. Fernarbeitskräfte werden kaum direkt beaufsichtigt, und es ist wahrscheinlich, dass sie nur wenig persönlichen Kontakt zu ihren Kollegen haben. Arbeitgeber müssen daher akzeptieren und darauf vertrauen, dass Remote-Mitarbeiter weitgehend nach ihren eigenen Zeitplänen arbeiten werden. Dies ist eine neue und andere Art des Arbeitens, und eine, bei der asynchrone Tools ein Muss für Remote- und Hybridarbeit sind.
2. Verbesserung der Effizienz am Arbeitsplatz
UCaaS ermöglicht die Arbeit aus der Ferne – im Guten wie im Schlechten. Asynchrone Funktionen spielen dabei eine wachsende Rolle bei der Zusammenarbeit. Hybrides Arbeiten war für viele Arten von Unternehmen eine gute Pandemiestrategie. Die Mitarbeiter werden aber weniger produktiv sein, wenn sie nur synchrone Tools verwenden. Es gibt einfach zu viele Fälle, in denen ein Team nicht zur gleichen Zeit arbeiten oder sich treffen kann. Anstatt ein Meeting ganz zu verpassen, können die Mitarbeiter asynchrone Tools nutzen, um ihren Beitrag zu leisten, wenn es ihr Zeitplan erlaubt.
UCaaS ist zwar ein fortschrittlicher Einsatz von Technologie zur Unterstützung hybrider Arbeitsformen, aber die eigentliche Triebfeder ist die Verbesserung der Effizienz und Produktivität sowohl für Einzelpersonen als auch für Teams. Bei der Teamarbeit geht es naturgemäß darum, dass Menschen zusammenarbeiten. Die meisten Unternehmen denken über Teamarbeit in linearen Begriffen, bei denen alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort sind. Dieses Modell ist in der Tat sehr effizient, aber es bricht schnell zusammen, wenn die Teams stark fragmentiert sind.
Aufgrund der heutigen benutzerzentrierten Möglichkeiten können Arbeitgeber nicht mehr erwarten, dass ihre Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens genauso arbeiten, wie sie es im Büro tun würden.
Das ist die Realität für hybrides Arbeiten im Jahr 2023, und auf den ersten Blick kann die asynchrone Zusammenarbeit die Effizienz durchaus verbessern. Wenn ein Teammitglied zum Beispiel nur 10 Minuten an einer einstündigen Besprechung teilnehmen muss, ist es dann nicht effizienter, wenn es diese Zeit mit anderen Dingen verbringt und den relevanten Teil später noch einmal abspielt?
Derselbe Mitarbeiter könnte auch einen virtuellen Assistenten einsetzen, um Echtzeit-Updates zu erhalten und auf einfache Fragen zu antworten, die eine sofortige Ja- oder Nein-Antwort erfordern. Der virtuelle Assistent könnte auch eine Zusammenfassung des Meetings zusammen mit spezifischen Aktionspunkten erstellen. Ist ein zweiminütiger Rückblick nicht effizienter als ein ganzes Meeting zu verfolgen?
Mögliche Nachteile der asynchronen Zusammenarbeit
Auf den ersten Blick ist es einfach, die attraktiven Effizienzgewinne zu erkennen, die asynchrone Collaboration-Tools ermöglichen. Diese Fähigkeiten machen hybrides Arbeiten erst möglich. Effizienz und Produktivität sind wichtige Werttreiber für UCaaS, aber diese Vorteile sind mit Kosten verbunden. Ja, asynchrones Arbeiten ist besser als die Alternative: eine Umgebung, in der entfernte Teammitglieder nicht zusammenarbeiten können, weil sie nur synchrone Tools haben.
Effizienz bedeutet jedoch nicht unbedingt bessere Ergebnisse, insbesondere nicht für das Unternehmen insgesamt. Fernarbeit ist weit verbreitet, und ihre nutzerzentrierte Grundlage macht es für Mitarbeiter einfach und sogar erstrebenswert, asynchron zu arbeiten.
Aus der Sicht des einzelnen Mitarbeiters ist es effizienter, auf diese Weise zu arbeiten. Aber asynchrone Arbeit ist in hohem Maße transaktional: sie wird mehr von den Vorlieben des Mitarbeiters bestimmt als von dem, was für das Team am besten ist.
Der wahre Wert von Teamarbeit ergibt sich aus dem Zusammenhalt und dem kollektiven Sinn für das Erreichen eines Ziels oder Ergebnisses. In der heutigen Welt können wir nicht immer synchron arbeiten, aber wir alle erkennen gute Teamarbeit, wenn wir sie sehen. Asynchrone Arbeit ist nicht linear, denn jedes Teammitglied leistet seinen Beitrag auf seiner eigenen Zeitachse.
Das Ergebnis ist nicht immer größer als die Summe der einzelnen Teile. Es ist ein flüssigeres Modell, und die persönlichen Effizienzgewinne sind offensichtlich. Aber wundern Sie sich nicht, wenn die Teamergebnisse nicht so gut sind wie das synchrone Modell, das wir so lange verwendet haben.
