Unified Communications: Die 10 wichtigsten UC-Funktionen
Unified-Communications-Systeme haben sich weiterentwickelt und spiegeln die veränderten Geschäftsprozesse wider. Unternehmen müssen ihre Must-have-UC-Funktionen priorisieren.
Die Funktionen von Unified Communications (UC) haben sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt. Einige liegen erst im Trend, kommen dann aber aus der Mode, während andere eher zeitlos sind. Die aktuelle Liste der nützlichsten UC-Funktionen enthält eine Mischung aus alt und neu.
Grundlegende Features, zum Beispiel Sprach- und Videokommunikation, sind unverzichtbar und immer gefragt. Gleichzeitig stellen neuere und aufkommende Funktionen wie Transkription und virtuelle Hintergründe ihre Vorteile unter Beweis.
Erschwerend kommt hinzu, dass so gut wie jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen hat. Was das eine Unternehmen für die geschäftliche Kommunikation benötigt, braucht ein anderes wahrscheinlich nicht. Das gilt insbesondere, wenn man kleine und große Unternehmen vergleicht. Außerdem bevorzugen die IT und Endbenutzer oft unterschiedliche Funktionen, was es kompliziert machen kann, eine einheitliche Erfahrung für beide Gruppen zu schaffen.
In der Vergangenheit war UC auf die Telefonie vor Ort ausgerichtet. Die Benutzer tätigten Sprachanrufe, hatten Sprachnachrichten und verfügten über ein Geschäftstelefon sowie eine Rufnummer im Büro. Mit der Zeit setzte sich die Software durch, insbesondere mit VoIP-Softphones.
Auch wenn mehr Funktionen eingeführt wurden, waren die Kommunikationsdienste immer noch nicht wirklich vereinheitlicht (unified). Die Nutzer schrieben Nachrichten in einer App, telefonierten von einem Tischtelefon aus und nutzten ein anderes Tool für Konferenzgespräche. Diese Trennung der Kommunikationskanäle ist heute weniger offensichtlich, da die UC-Produkte in der Tat einheitlicher sind.
In der Vergangenheit hätte eine Liste von Unified-Communications-Funktionen für Unternehmen etwa so ausgesehen:
eine Telefonanlage mit umfangreichen Sprach- und Anruffunktionen
In der Tat ein ziemliches Durcheinander. Heute hat Unified-Communications-Software diese einst separaten Funktionen miteinander verschmolzen und mehrere Kommunikationsarten in einen einzigen Dienst verpackt.
Funktionen und Komponenten von Unified Communications
Als sich die Welt mit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie und der Heimarbeit auseinandersetzte, rückten UC-Produkte ins Rampenlicht. In dieser Zeit stieg die Akzeptanz von Cloud-basierten Kommunikations-Tools, insbesondere von Videokonferenzen, bei Mitarbeitern an Remote-Standorten sprunghaft an.
Durch Remote-Arbeit und Strategien für hybride Arbeitsplätze sind einige UC-Funktionen wichtiger geworden, als sie es in einer Büroumgebung waren. Messaging-basierte Umfragen, Videoanrufe und virtuelle Hintergründe helfen zum Beispiel bei der Remote-Zusammenarbeit.
Neue Nutzer der Technologie mussten sich mit den Besonderheiten der UC-Produkte vertraut machen, wie Cisco Webex, Google Meet, Microsoft Teams, Slack und Zoom. Jetzt, da die Anwender über mehr Erfahrung mit diesen Plattformen verfügen, treten die wichtigsten Funktionen zutage. Daher sieht eine aktuellere Liste nützlicher UC-Funktionen so aus:
Audio und Video in hoher Qualität
Videokonferenzen
Benutzerfreundlichkeit
Transkription von Meetings
Screensharing
Messaging und Chat
Mobile Appst
virtuelle Hintergründe und Videolayouts
Geräuschunterdrückung und Stummschaltung
Sprachübersetzung in Besprechungen.
Abbildung 1: Legen Sie fest, welche UC-Features in Ihrem Unternehmen obligatorisch und welche fakultativ sind.
1. Audio und Video in hoher Qualität
In der Metrigy-Umfrage Workplace Collaboration 2021-22, die die wichtigsten Funktionen von Meeting-Anwendungen für Unternehmen untersuchte, standen Audio und Video in hoher Qualität ganz oben auf der Liste.
Laut Irwin Lazar, Präsident und Chefanalyst bei Metrigy, ist die Spracheinwahl für Unternehmen nach wie vor ein wichtiges UC-Feature. Viele Anwender, so Lazar, ziehen es immer noch vor, sich in eine Besprechung einzuwählen und nicht auf Video zu sehen zu sein. Die Präferenz, sich einzuwählen, gilt nach Aussage von Lazar auch für Benutzer an Remote-Standorten mit schwacher Internetanbindung.
Wenn Audio und Video nicht funktionieren, ist letzten Endes alles andere bedeutungslos.
Irwin LazarPräsident und Chefanalyst, Metrigy
2. Videokonferenzen
Weltweit ist die Einführung von Videokonferenzen sprunghaft angestiegen, da Unternehmen inmitten der Pandemie Work-from-Home-Richtlinien festgelegt haben. Laut der Metrigy-Umfrage nutzen etwa 82 Prozent der Unternehmen Video für alle oder die meisten Meetings, während 87 Prozent der Firmen angeben, dass Video eine wichtige Technologie für den Geschäftsbetrieb ist.
„Überwiegend besteht der Wunsch nach einer Videoübertragung“, sagt Lazar. „Die größte Veränderung bei Work from Home besteht darin, dass Video jetzt entscheidend ist. Es ist das, worauf die Menschen zuerst Wert legen. Wenn Audio und Video nicht funktionieren, ist letzten Endes alles andere bedeutungslos.“
Noch vor ein paar Jahren dachten die meisten bei Sprache und Video an getrennte Anwendungen. Jetzt verschmelzen Sprache und Video zu einem einzigen Produkt.
3. Benutzerfreundlichkeit
Die Benutzerfreundlichkeit stand in der Metrigy-Umfrage ebenfalls ganz oben auf der Liste der wichtigsten Anforderungen. Endanwender, insbesondere Neulinge in der Remote-Arbeit, wollen eine einfach zu bedienende Technologie. Sie möchten zum Beispiel Meetings pünktlich beginnen und einfach über einen Browser oder eine einmalige Installation eines Clients, der sich nach der Installation selbst wartet und aktualisiert, an Besprechungen teilnehmen können, erklärt Lazar.
Das intuitive Design der Benutzeroberfläche ist ebenfalls von zentraler Bedeutung. Die Nutzer wollen nicht erst ein Handbuch lesen müssen, um herauszufinden, wie man eine App benutzt. Zoom wurde unter anderem deshalb so populär, weil es videozentriert ist und man einfach an Meetings teilnehmen kann, so Lazar. Zu viele Sitzungen können jedoch zu Videomüdigkeit führen.
Viele Kommunikationsplattformen gehen dazu über, Meetings in Echtzeit zu transkribieren, so dass die Benutzer während eines Meetings keine Notizen mehr anfertigen müssen. Wenn sie keine Notizen machen, können die Teilnehmer im Meeting präsenter sein und ihre Aufmerksamkeit ganz darauf konzentrieren, erläutert Jon Arnold, Principal bei J Arnold & Associates.
Intelligente, KI-gestützte Transkription, eine aufkommende UC-Funktion, kann detailliert auflisten, wer was während der Besprechung gesagt hat, Highlights des Meetings identifizieren und Aufgaben skizzieren, die sich aus dem Meeting ergeben haben. Wenn die Transkription abgeschlossen ist, lässt sich mit Analysen eine Wortwolke mit den meistdiskutierten Themen der Besprechung erstellen. Die Nutzer können dann auf einen Begriff in der Wortwolke klicken, um zu diesem Thema in der Transkription zu navigieren.
Das Teilen des Bildschirms ist eine weitere ältere, aber immer noch nützliche Funktion, vor allem, wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Tatsächlich ist Screensharing laut Lazar ein unbedingtes Muss. Ohne diese Funktion hätten Unternehmen keinen vollwertigen UC-Service.
Screensharing, im Deutschen auch als Bildschirmfreigabe oder Bildschirmübertragung bezeichnet, ermöglicht es Nutzern, die Bildschirme ihrer Desktops und Geräte, einschließlich Dateien, in Echtzeit während Meetings zu teilen. Diese Funktion ist besonders dann hilfreich, wenn Teams an visuellen Dateien zusammenarbeiten müssen, zum Beispiel an Architekturdesigns und technischen Plänen.
Im Laufe der Jahre hat Screensharing einige Neuerungen erfahren. Dazu zählen Wireless Screensharing und die Möglichkeit, Dateien remote in beide Richtungen mit Anmerkungen zu versehen.
6. Messaging und Chat
Messaging ist eine Funktion, die einen Wandel durchgemacht hat. War es früher von anderen UC-Funktionen getrennt, so ist Messaging nun dynamischer und in andere Workflows integriert.
Beispielsweise könnte vor einer Besprechung ein virtueller Arbeitsbereich mit Nachrichten und zugehörigen Dokumenten bestückt werden. Wenn die Besprechung beginnt, bleiben sowohl die Dokumente als auch die Nachrichten in diesem Arbeitsbereich, um Hintergrundinformationen und kontextbezogene Inhalte bereitzustellen. Wenn sich die Teammitglieder während des Meetings unterhalten, können private Nachrichten als hilfreicher Rückkanal für Einzelgespräche dienen. Gruppennachrichten können im Kontext der Besprechung gespeichert und mit einem Dateispeicher verknüpft werden.
Im Grunde können Teams „ein Meeting gestalten, das über das Meeting hinaus besteht“, sagt Lazar. „Ein Messaging-zentrierter Arbeitsbereich für Team-Collaboration, der sich in Meetings und den Dateispeicher integrieren lässt, ist ziemlich wichtig.“
Auch Umfragen sind eine nützliche Messaging-Funktion, die Feedback von Teammitgliedern einholt. GIFs, Emojis und Memes in einem Messaging Stream sind ebenfalls eine locker-entspannte Möglichkeit für Remote-Teams, miteinander zu interagieren.
7. Mobile Apps
Mobilität ist eine weitere unverzichtbare UC-Funktion, so Lazar. Unternehmen und Teammitglieder müssen die Möglichkeit haben, von jedem Gerät aus und unabhängig vom Betriebssystem ihr UC-System zu nutzen, an Besprechungen teilzunehmen und sich mit Konferenzraumsystemen zu verbinden.
„Die Option, Meetings über eine gemeinsame Schnittstelle einfach beizutreten – egal ob ich ein Tablet, einen PC, einen Laptop oder was auch immer verwende – halte ich für entscheidend“, betont Lazar.
Laut Metrigy nutzen 77 Prozent der Unternehmen mobile Apps für Video-Meetings, und etwa 75 Prozent der Unternehmen haben einen mobilen UC-Client bereitgestellt.
8. Virtuelle Hintergründe und Videolayouts
Virtuelle Hintergründe mögen wie eine nette Spielerei erscheinen. Aber Endanwender mögen sie, und sie sind zu einem Unterscheidungsmerkmal zwischen den Anbietern geworden.
Bei internen Teambesprechungen zum Beispiel bieten virtuelle Hintergründe den Nutzern etwas Spaß mit der Technologie. Das ist eine kleine, aber willkommene Abwechslung für Mitarbeiter, die zum Home-Office verdonnert sind. Ob die Benutzer nun eine tropische Insel oder ein Filmset einblenden, virtuelle Hintergründe können etwas von der Anspannung nehmen und unaufgeräumte Zimmer kaschieren.
Für die externe Kommunikation, zum Beispiel mit wichtigen Kunden, verleihen virtuelle Hintergründe dem Arbeiten von zu Hause aus einen professionellen Touch. Unternehmen können ihren Mitarbeitern sogar gebrandete Hintergründe mit dem Firmennamen oder -logo zur Verfügung stellen.
Video-Layouts, die die Anzahl der Personen erhöhen, die bei einem Anruf zu sehen sind, ermöglichen es den Nutzern außerdem, die Anzeige ihrer Videoanrufe entsprechend anzupassen.
9. Geräuschunterdrückung und Stummschaltung
Nutzer von Video Conferencing sind mit Hintergrundgeräuschen nur allzu vertraut – jemand malträtiert eine Tastatur, Hunde bellen, Kinder schreien und so weiter.
Viele UC-Plattformen verfügen heute in unterschiedlichem Maße über eine Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen, so Arnold. Die Anbieter verfolgen unterschiedliche Ansätze für die Technologie, die manchmal in Endpunkte integriert oder in die Plattform selbst eingebettet ist.
Einige Provider bieten eine bessere Geräuschunterdrückung als andere, was ein weiteres Unterscheidungskriterium darstellt, das man beim Kauf einer UC-Plattform berücksichtigen sollte. Laut Arnold ist Geräuschunterdrückung besonders für Mitarbeiter im Home-Office wichtig, da sie versuchen, bei beruflichen Anrufen ein professionelles Image zu vermitteln.
Vor ein paar Jahren waren Transkription und Rauschunterdrückung noch keine ausgereiften Funktionen- Sie wären daher nicht auf der Liste der wichtigsten UC-Funktionen für Unternehmen erschienen. Aber Funktionen und Plattformen entwickeln sich weiter und spiegeln die Bedürfnisse der Kunden und die Innovationen der Anbieter wider.
Auch die Stummschaltung ist eine nützliche Funktion, um unerwünschte Geräusche zu unterdrücken. Einzelpersonen können ihre eigenen Feeds stummschalten, während Meeting Hosts die Möglichkeit haben, Teilnehmer stummzuschalten. Andernfalls reden alle durcheinander, was die Dynamik des Meetings zunichtemacht.
10. Sprachübersetzung
Untertitel und Sprachübersetzung sind neue Funktionen. Lazar geht davon aus, dass die Anbieter diese Features nutzen werden, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Untertitel in der Muttersprache der Benutzer können hörgeschädigten Teilnehmern helfen. Außerdem könnten Untertitelübersetzungen Anwendern, die mehrere Sprachen sprechen, in einem Meeting dienlich sein. Es wäre zudem möglich, bei Videoanrufen am unteren Fensterrand nahezu in Echtzeit ein laufendes Transkript einzublenden, in dem die Nutzer die gesprochenen Worte in ihrer Muttersprache sehen.
Sprachübersetzung ist eine wichtige Funktion für globale Unternehmen, die Mitarbeiter auf der ganzen Welt haben, so Lazar.
„Wenn es um neue, wirklich bedeutende Features geht, auf die die Leute Wert legen, ist Übersetzung eines der wichtigsten“, bemerkt Lazar. „Wann immer ich mit Unternehmen spreche, insbesondere mit globalen Konzernen, heißt es, sie würden morgen dafür bezahlen, wenn die Möglichkeit bestünde.“
Weitere Funktionen
Unified-Communications- und Collaboration-Software enthält eine Vielzahl von Funktionen. Einige sind nützlicher als andere. Die folgenden Features haben es zwar nicht ganz auf die Top-10-Liste geschafft, sind aber dennoch erwähnenswert:
Anrufaufzeichnung: Während diese Funktion in einigen Fällen und Branchen wichtig zu sein scheint, stellt Lazar fest, dass viele Benutzer zwar Meetings aufzeichnen, aber nichts weiter mit den Aufzeichnungen anfangen.
Prozessintegration: UC-Produkte lassen sich in andere Geschäftsanwendungen integrieren, die von den Anwendern häufig genutzt werden, wie Kalender und E-Mail. Entwickler können auch APIs verwenden, um andere Apps in UC-Produkte zu integrieren.
Breakout-Räume: Mit dieser Funktion können Meeting Hosts die Teilnehmer kleinen Gruppen zuweisen, die sich separat treffen und dann zur Hauptkonferenz zurückkehren.
Unified-Communications-Plattformen und ihre Funktionen haben sich im Laufe der Jahre eindeutig weiterentwickelt. Die Remote-Arbeit hat diese Entwicklung noch beschleunigt und UC-Produkte sind zu vollwertigen Arbeitszentren geworden.
