Tools für digitale Signatur stärken das Dokumentenmanagement

Wie sich digitale und elektronische Signaturen unterscheiden

Digitale Signaturen und elektronische Signaturen mögen ähnlich erscheinen, sind aber nicht dasselbe.

Die elektronische Unterschrift oder Signatur ist die häufigere der beiden Formen. Eine Person kann ein Dokument mit Unterstützung einer Tastatur, eines Tastenfelds oder einer Maus paraphieren oder unterschreiben – oder, wenn die Plattform dies erfordert, die Unterschrift mit dem Finger oder einem Stift auf einem Trackpad oder Touchscreen in ein leeres Feld schreiben. Die verschiedenen Mechanismen zur Erfassung der Unterschrift einer Person ändern nichts an dem Ergebnis. Es handelt sich lediglich um verschiedene Methoden, um die Anerkennung, Genehmigung, Zustimmung oder Einverständnis einer Person zu bestätigen.

Eine digitale Signatur ergänzt eine elektronische Unterschrift um ein digitales Zertifikat. In einem Bericht von Forrester Research vom Juni 2020 heißt es: „Digitale Signaturen bieten eine größere Sicherheit hinsichtlich der Identität der an der Transaktion beteiligten Parteien als einfache elektronische Signaturen. Sie betten eine persönliche Schlüsselinfrastruktur in den Unterzeichnungsprozess ein, um sowohl die Partei, die eine Unterschrift anfordert, als auch die Partei, die eine Unterschrift leistet, zu identifizieren.“

Laut Tricia Phillips, Senior Director und Analystin bei Gartner, sind die Metadaten am wichtigsten. „Es handelt sich um die IP-Adresse, die E-Mail-Adresse, an die sie gesendet wurde, die Uhrzeit und das Datum der Signatur und verschiedene andere Dinge", erklärte sie. „Wichtig ist, dass eine eindeutige Zustimmung vorliegt, die erfasst wird.“

Der COVID-19-Effekt

Im Jahr 2020 waren Unternehmen gezwungen, traditionell analoge Prozesse zu digitalisieren, um ihre mobilen Mitarbeiter zu unterstützen. Und E-Signatur-Plattformen wurden plötzlich zu einem wichtigen Bestandteil von automatisierten Dokumentenmanagementsystemen.

„Sie haben alles integriert, bis auf die letzte Meile“, sagt Phillips. „Man druckt etwas aus, unterschreibt es, scannt es und lädt es hoch. Mit der Pandemie wurde das sehr umständlich, so dass wir eine Zunahme des letzten Segments des Workflows sahen, was in diesem Anwendungsfall das Unterschreiben ist.“

B2B- und B2C-Unternehmen setzen die elektronische Unterschrift in verschiedenen automatisierten Dokumentenprozessen ein, von der Einstellung eines Mitarbeiters oder Auftragnehmers bis hin zum Abschluss eines Verkaufsgeschäfts oder zum Eingehen einer Partnerschaft. Ebenso können Dokumente von einer Gruppe von Personen während eines Meetings unterzeichnet werden.

„Das verändert die Geschwindigkeit des Geschäftslebens, weil man die Möglichkeit hat, Dinge schnell abzuschließen“, ist Phillips überzeugt. „Es gibt auch interessante Anwendungsfälle, wie zum Beispiel die Integration von Adobe Sign in Microsoft Teams, so dass man die Möglichkeit hat, ein Dokument in einem Teams-Meeting freizugeben, es durchzusprechen, Fragen zu beantworten und die Teilnehmer innerhalb dieser Videokonferenz zu unterschreiben. Sie können den gesamten Prozess so abschließen, als wären Sie persönlich anwesend.“

Die wachsende Rolle der elektronischen Unterschrift

Die Benutzer von Unternehmensanwendungen erstellen ständig Dokumente und passen diese an. Jede dieser Anwendungen kann eine andere E-Signatur-Plattform verwenden. In der heutigen API-fähigen Geschäftswelt wollen Unternehmen mehr als nur Unterschriften an ein Dokument heften. Sie möchten E-Signatur-Funktionen aus Anwendungen wie Salesforce, Microsoft 365, ServiceNow und Workday heraus aufrufen.

Anstatt für jede Anwendung eine andere Signaturtechnologie zu verwenden, zentralisieren einige Unternehmen die Funktionen, um die Konsistenz der Metadaten zu gewährleisten – wo sie gespeichert sind, wo sich das System der Aufzeichnung befindet und ob die Signaturen in Identitätsüberprüfungs-Tools, Vertrauensdiensteanbieter (Trust Service Provider, TSP) und Zertifizierungsstellen integriert sind. Die Erfahrungen von Kunden und Mitarbeitern sind weitere Gründe für einen unternehmensweiten Ansatz.

„Mitarbeiter- und Kundenerfahrungen sind zwei Anwendungsfälle, die in den letzten anderthalb Jahren wirklich gewachsen sind“, sagt Longbottom von Adobe. „Es gab Unternehmen, die ihre gesamten Einstellungs- und Onboarding-Prozesse komplett neu erfinden mussten. Man muss dafür sorgen, dass sich alles nahtlos, einfach und angenehm anfühlt.“

Adobe Sign ist mit verschiedenen Anwendungen und Diensten integriert, darunter Microsoft Teams, ServiceNow, Workday, nationale Identitätsprogramme und verschiedene Authentifizierungsdienste. „Einer der Vorteile und eine der Herausforderungen des digitalen Zeitalters besteht darin, dass uns eine Vielzahl von Informationen zur Verfügung steht, aber das schnelle und einfache Auffinden dieser Informationen wird zu einer echten Herausforderung“, räumt Longbottom ein. „Unsere Partnerschaft mit Microsoft ist wirklich wichtig, um den Speicherort der Dokumente tief zu integrieren.“

DocuSign ist schon seit einiger Zeit mit Salesforce integriert. Das Dokumentenintegrations-Tool DocuSign Gen für Salesforce ermöglicht es Benutzern, angepasste Vertriebsvereinbarungen und Dokumente mit einem einzigen Klick zu erstellen.

Die Automatisierung von Verkaufsverträgen „ist das erste, was Unternehmen tun“, sagt Steve Krause, Senior Vice President of Strategy and Product Marketing bei DocuSign. „Dann sagen sie: ‚Unsere Vertriebsvergütungspläne werden über die Personalabteilung abgewickelt. Können wir diese elektronisch abwickeln?‘ Dann machen wir eine lange Liste mit all den Dingen, die digitalisiert werden, so dass es wirklich darum geht, den Rückstand von Dingen abzuarbeiten, die bereits in Unternehmen existieren, nämlich Vereinbarungen.“

Es dreht sich alles um Dokumenten-Workflows

Der Hersteller von ECM-Software (Enterprise Content Management) Laserfiche hat sein eigenes Produkt für digitale Signaturen. Das Unternehmen arbeitet außerdem mit Adobe und DocuSign zusammen, um sicherzustellen, dass sein eigenes Signaturprodukt die von seiner ECM-Software unterstützten Arbeitsabläufe nicht beeinträchtigt. Die Partnerschaften tragen nach Angaben von Thomas Phelps, Vice President of Product Strategy und CIO bei Laserfiche, dazu bei, reibungslosere Arbeitsabläufe während des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments zu gewährleisten.

„Wir erhalten Unterschriften direkt im Prozess“, erklärt Phelps. „Wir können den Workflow verwalten, die Genehmigungen automatisieren, die signierten Dokumente in einem Repository speichern, sensible Daten, die nicht mit anderen in einem Vertrag geteilt werden sollen, automatisch schwärzen und sie dann archivieren, sobald sie durch einen DocuSign-Umschlag signiert wurden. Es ist mehr als nur ein Dokument, das unterschrieben werden muss. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Prozessoptimierung und die Suche nach innovativen Möglichkeiten, Dinge anders zu machen.“

Ein Gartner-Guide unterstreicht die Bedeutung ununterbrochener Arbeitsabläufe und hebt die Rolle von E-Signatur-Plattformen im gesamten automatisierten Dokumentenmanagementprozess eines Unternehmens hervor. „Während die Kerntechnologie elektronischer Signaturen in hohem Maße standardisiert ist, machen die geschäftlichen, rechtlichen und regulatorischen Anforderungen die Auswahl eines oder mehrerer Anbieter elektronischer Signaturen zu einer wichtigen funktionsübergreifenden Initiative“, heißt es dort. „Die Unterstützung von Workflow-Funktionen, spezifische Plattformintegrationen, die Benutzerfreundlichkeit für Unterzeichner und Absender sowie die Integration in TSPs in Schlüsselmärkten können die Auswahl eines Anbieters gegenüber einem anderen beeinflussen.“