Tipps für die Abstimmung von IT- und Geschäftsprozessen

Was bedeutet IT-Business-Alignment?

Entscheider, Berater und Wissenschaftler weisen schon lange darauf hin, dass IT und die anderen Geschäftsfunktionen ihre Prioritäten und Strategien aufeinander abstimmen müssen.

Denn die Informationstechnologie ist nicht mehr lediglich eine unterstützende Funktion innerhalb des Unternehmens, sondern gehört zu dessen wichtigsten Antriebskräften. Tatsächlich treibt die Computertechnik das geschäftliche Wachstum schon seit Jahrzehnten an. Digitalisierung und das Internet haben das Arbeitsleben und die Kooperation zwischen und innerhalb von Organisationen und auch zwischen Einzelnen radikal verändert. Um diese Veränderungen wertsteigernd nutzbar zu machen, ist es von überragender Bedeutung für den geschäftlichen Erfolg, dass sich IT und Kerngeschäft aneinander ausrichten.

Denn nur so lässt sich garantieren, dass die zur Verfügung gestellte Technologie tatsächlich zum geschäftlichen Erfolg beiträgt. Einige Dinge sind ganz einfach grundlegend für alle Unternehmen wie Netze und Infrastrukturen. Sie taugen kaum zur Differenzierung. Darüber hinaus aber kann Technologie viel dazu beitragen, Wettbewerbsvorteile zu generieren.

Dass Geschäft und IT aneinander ausgerichtet werden, gilt heute zumindest theoretisch als kritisch für den Geschäftserfolg. Dennoch war das bis vor wenigen Jahren in Unternehmen keinesfalls die Regel, meint Darren Topham, Senior Research Director beim Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Gartner.

Über viele Jahre ihres betrieblichen Einsatzes habe sich der IT-Bereich darauf fokussiert, Computing-Hardware, Software und Services als Dienstleister bereitzustellen. Unter diesem Paradigma sei Technologie ein Werkzeug gewesen, das den Mitarbeitern bei ihren normalen Aufgaben half. Zuverlässigkeit und ununterbrochene Verfügbarkeit seien damals das Erfolgsmaß gewesen, berichtet Topham.

Mit der Zeit hat sich das verändert, besonders im 21. Jahrhundert. Heute arbeiten immer mehr Technologiemanager mit der obersten Führungsebene und Kollegen aus den Geschäftsbereichen daran, Technologie zur Umgestaltung von Arbeitsprozessen, Produkten und Services einzusetzen.

Das Ergebnis ist breite Disruption: Startups steigen mit völlig neuartigen Geschäftsmodellen in die Märkte ein. Etablierte Player überarbeiten ihre Prozesse und Angebote grundlegend.

Natürlich müssen IT-Teams auch heute noch hilfreiche Dienste anbieten. Sie können aber inzwischen mehr: Sie haben die Kapazität, strategisch zu definieren, wie die Technologie das Angebot, die Dienstleistung und deren Präsentation auf dem Markt formt.

„Genau hier zeigt sich die wechselseitige Ausrichtung von IT und Geschäft aneinander“, erklärt Topham. „Beteiligte von beiden Seiten bringen ihre Beiträge für gemeinsame Vorteile ein. Es gibt kein ‚sie‘ und ‚wir‘ mehr.“ Das Ganze bezeichne man dann als digitales Business.

Warum ist IT-Business-Alignment wichtig?

Die wechselseitige Ausrichtung von IT und Business aneinander stellt sicher, dass beide Bereiche gemeinsam mit derselben Geschwindigkeit in dieselbe Richtung unterwegs sind.

Tun sie das nicht, ist die verwendete Technologie vielleicht immer noch neu und aufregend, aber auch teuer und wahrscheinlich weniger zweckmäßig als ursprünglich geplant. Richten sich beide Bereiche partnerschaftlich aneinander aus, dann ist ein schneller ROI der IT-Investitionen darstellbar, alle helfen dabei, ihn zu realisieren und die Technologien passen zu den geschäftlichen Anforderungen.

Diese Theorie bestätigen auch eine Reihe von Untersuchungen.

Laut der Gartner-Studie „The CIOs Role in Preparing for Digital Business Acceleration“ (Die Rolle des CIO bei der Vorbereitung aufs schnelle Digitalgeschäft) sehen 70 Prozent der Senior-Manager digitale Technologie als integralen Bestandteil der Umsatzgenerierung, der Produktentwicklung, der Kundenbindung und der Weiterentwicklung strategischer Betriebsprozesse.

In der Untersuchung „2021 Evolution of CIO Responsibilities Survey“ (Entwicklung der CIO-Aufgaben 2021) von Gartner gaben 83 Prozent der Umfrageteilnehmer an, öfter an unternehmensweiten Initiativen mitzuwirken, die über ihre traditionelle Rolle als Erbringer von IT-Services hinausgingen.

Eine veränderte Rolle der IT hin zu mehr Bedeutung fürs Kerngeschäft bestätigt auch die Untersuchung von The Economist Intelligence Unit, „IT’s Changing Mandate in Age of Disruption“ (Die veränderte Rolle der IT in disruptiven Zeiten). An dieser Studie aus dem Jahr 2021 nahmen mehr als 1.000 IT-Entscheider und Senior-Manager teil. Ergebnis: 83 Prozent glauben, dass die Anpassung an äußere Veränderungen es erfordert, mittlere bis größere Verbesserungen an der IT-Infrastruktur und den verwendeten Apps vorzunehmen.

Denn IT ist heute allgegenwärtig und soll jede geschäftliche Funktion optimal unterstützen. Sind IT und Business optimal aufeinander ausgerichtet, kann die Organisation die richtige Technologie zur richtigen Zeit nutzen, um ihre definierten Leistungsziele genau wie ihre geschäftlichen Transformationsvorhaben und -ziele zu erreichen. Dabei kann es sich um unterschiedlichste Vorgaben handeln – von der Verbesserung des Kundendiensts bis zur Entwicklung neuer Einkommensquellen.

Andersherum behindert die fehlende Ausrichtung von IT und Business aneinander direkt den geschäftlichen Erfolg. Dann funktioniert die Technologie vielleicht, aber erzeugt nicht die Ergebnisse, die das Kerngeschäft anstrebt. Das kann in technologische Sackgassen führen, zu nicht wirklich gelösten Geschäftsproblemen und zu Geschäftsinitiativen – von Kosteneinsparung bis Effizienzsteigerung -, die nicht erfolgreich umgesetzt werden.

Vorteile des IT-Business-Alignment

Experten erwähnen folgende Vorteile, die sich einstellen, wenn IT und Geschäft optimal harmonisieren:

Weniger digitale Reibung, weil die IT-Abteilung die Technologien liefert, die für Mitarbeiter, Kunden und Partner einfach nutzbar sind. Das wiederum beeinflusst, ob ein Unternehmen seine Ziele erreicht und wie hoch seine Produktivität ist.

• Die Kundenbindung verstärkt sich, Kosten werden eingespart und die Produktivität steigt.
• Organisationen bekommen mehr Einblick in die Schwachstellen ihrer Geschäftsprozesse und der sie unterstützenden Technologien.
• Innovation wird gefördert. Teams können durch Co-Creation, also die Zusammenarbeit beider Bereiche bei Innovations- oder Designprozessen, Chancen und Probleme besser erkennen, die mit Hilfe von Technologie genutzt respektive gelöst werden können. Dadurch steigt die Wertschöpfung.
• Durch mehr Zusammenarbeit und Innovation sinken die Lieferzeiten und Produkte oder Services kommen schneller auf den Markt.
• Die Fähigkeit, Technologien zu liefern, die die Geschäftsstrategie und definierte Ziele unterstützen, wächst.
• Es entstehen Wettbewerbsvorteile.
• IT-Business-Alignment bringt Unternehmen im Vergleich mit anderen nach vorn, meint Jo Ann Saitta, Managing Director des EY-Geschäftsbereichs Geschäftstransformation im Gesundheitswesen. Saitta: „So bleiben Unternehmen auf der Höhe der Zeit oder sind ihr sogar einen Schritt voraus.“

Herausforderungen beim IT-Business-Alignment

Obwohl es kritisch für den Geschäftserfolg ist, IT und Kerngeschäft aneinander auszurichten, tun sich noch immer viele Unternehmen schwer damit. Das liegt an einer Reihe von Hindernissen und Herausforderungen:

• Fehlendes Vertrauen zwischen dem Management der IT und der Geschäftsbereiche. Um Vertrauen aufzubauen, müssen beide Bereiche tatsächlich anstreben, die Interessen des jeweils anderen zu ihren eigenen zu machen, statt ihre eigenen Interessen in den Vordergrund zu stellen.
• Fehlende Bereitschaft, einen Teil der Kontrolle an den jeweils anderen Bereich abzugeben oder um Anregungen zum eigenen Kernbereich der Aktivitäten zu bitten. Wenn CIOs auch heute noch in Befehl und Gehorsam denken, werden sie mit der Umsetzung solcher Ideen Probleme haben. Dasselbe gilt für Organisationen, die meinen, ausschließlich die IT wäre für Technologiethemen zuständig. Topham: „Beide Mentalitäten müssen sich ändern!“
• Fehlendes unternehmerisches Denken beim IT-Management.   
• Fehlendes technologisches Wissen in den Geschäftsbereichen.
• Unfähigkeit der IT zu verstehen, wie sie die IT die Geschäftsziele unterstützen kann oder Unfähigkeit, das zu kommunizieren.
• Unfähigkeit der IT, den finanziellen Einfluss und den ROI von Technologieinitiativen zu kalkulieren.

Bewährte Vorgehensweisen beim IT-Business-Alignment

Folgende bewährte Vorgehensweisen können helfen, die oben beschriebenen Herausforderungen und Hindernisse zu überwinden:

• Gemeinsame Verantwortung und Aufteilung der Wertschöpfung zwischen IT und Kerngeschäft helfen, die Barrieren zwischen den Bereichen abzubauen. „Man kann nicht mehr die gesamte technologische Verantwortung auf den Schultern der CIOs abladen“, sagt Topham. Stattdessen sollten CIOs die Manager in den Funktionsbereichen dahingehend trainieren, dass sie selbst ihr Technologieportfolio verwalten können. Das stärkt die gemeinsame Verantwortung.
• Zum guten Kommunizieren gehört auch gutes Zuhören. Das hilft zu verstehen, was die aktuelle Situation ist und was in Zukunft ein wünschenswerter Zustand wäre.
• Technologiespezialisten müssen direkt in die Geschäftsbereiche eingebettet werden, genauso müssen sich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der IT direkt mit ihren Partnern aus den Geschäftsbereichen auseinandersetzen. Beispielsweise können sie an deren Meetings teilnehmen. Ein anderer Weg ist, agile oder DevOps-Methoden einzusetzen, die die Zusammenarbeit fördern. Dann wird die Technologie zu einem integralen Bestandteil des Kerngeschäfts.
• Anreize für die gesamte Belegschaft schaffen, auf eine enge Integration zwischen IT und Kerngeschäft hinzuarbeiten.

Solche Methoden schütten mit der Zeit die Gräben zwischen der IT und den Geschäftsbereichen zu. Dann kann die Organisation erreichen, dass beide tatsächlich vereint und ununterscheidbar agieren. Denn letztlich sind alle Ziele gemeinsame Ziele und alle Ergebnisse gemeinsam zu verantworten.