Robotic Process Automation: Die Revolution für Büroarbeiten
Vor rund 30 Jahren begann das Zeitalter der robotergestützten Fertigung. Heute zeichnet sich mit Robotic Process Automation eine ähnliche Entwicklung bei Büroarbeiten ab.
Robotic Process Automation (RPA) gehört zu den vielversprechendsten Rationalisierungsanwendungen der Gegenwart. Inzwischen gibt es kaum einen IT-Anwendungsbereich, in dem nicht intelligente RPA-Programme Routineaufgaben übernehmen und damit Mitarbeiter von lästiger Arbeit befreit.
„RPA befreit uns Menschen von unserem inneren Roboter“, drückt es Leslie Willcocks, Professor of Works, Technology and Globalisation an der London School of Economics and Political Science aus. Diese Entwicklung ist vergleichbar mit dem Einzug der elektromechanischen Roboter in die industrielle Fertigung, bei der Arbeiter ebenfalls von schwierigen oder monotonen Handarbeiten befreit wurden.
Viele große Firmen, zum Beispiel Walmart, Deutsche Bank, AT&T und American Express Travel, setzen auf eine Vielzahl von Projekten mir Robotic Process Automation (RPA).
Machine Learning und RPA
Häufig handelt es sich bei RPA um smarte Bots, die selbstständig Entscheidungen treffen. Angestoßen wird dieser Prozess durch bestimmte Ereignisse, beispielsweise einen Rechnungseingang oder einen Störfall.
Das „smarte“ an diesen Bots ist, dass sie sich selbstständig Informationen innerhalb der IT-Infrastruktur beschaffen, zum Beispiel aus ERP- oder CRM-Systemen oder Datenbanken. Ein Bot kann diese Abfragen automatisch generieren und versteht auch die Antworten. Sollte er diese nicht verstehen, fragt er einen menschlichen Kollegen. Das macht der Bot so oft, bis er versteht, wie bestimmte Probleme zu lösen sind – was gemeinhin auch als Machine Learning bezeichnet wird.
RPA ist Digitalisierung
Diese Abfrageautomatik bestehender Geschäftsanwendungen hat dazu geführt, dass ERP- und CRM-Anbieter bereits RPA-Module und –Erweiterungen zu ihren Anwendungen hinzugefügt haben. Pegasystems hat beispielsweise seine Cloud-basierte CRM-Software vor geraumer Zeit mit RPA-Fähigkeiten erweitert.
„Die Einführung von RPA-Bots darf man nicht isoliert betrachten, sondern als Teil einer globalen Digitalisierungsstrategie, hierbei helfen die Tools von Pegasystems, die eine nahezu grenzenlose Skalierbarkeit der Bot-Anwendungen ermöglichen“, sagt Ovum-Analyst Saurabh Sharma. „RPA ist eines der wichtigsten Elemente moderner Digitalisierungsstrategien in Unternehmen“, ergänzt Don Schuerman, CTO bei Pegasystems.
Verschiedene Anwendungsfälle
Das Anwendungsspektrum von RPA wächst rasant. Vor allem im Personalwesen, der Finanzverwaltung und dem Einkauf kommen RPA-Bots zum Einsatz. In der Buchhaltung erkennen sie eingegangene Rechnungen in Hunderten von verschiedenen Formaten. Sie prüfen diese automatisch und bearbeiten sie bis zur Zahlungsfreigabe.
In der Personalverwaltung lassen sich Bots für das Onboarding neuer Mitarbeitern verwenden, die in individuell angepassten Dialogen erklären, was wichtig ist. Das entlastet die Personalabteilungen und stellt sicher, dass alle neuen Mitarbeiter die gleichen Informationen erhalten und alle Fragen beantwortet werden.
Auch in der IT-welt kommen diese Systeme zum Einsatz. So ist bei einem Automobilhersteller ein RPA-Bot der erste Anlaufpunkt des Helpdesk, wo automatisch das Ticket angelegt wird. Ein aufgetretenes Druckerproblem wird folgendermaßen bearbeitet: Zuerst stellt der Bot übliche Routinefragen nach aufgetretener Fehlermeldung, dem Druckertyp, dem Papiervorrat, dem Druckmittel und dem Druckerstatus. Auf Basis der Antworten gibt er Empfehlungen, zum Beispiel Aus- und Einschalten oder Papierzufuhr überprüfen. Hat der Bot Zugriff auf das Firmennetz, kann er Remote Checks starten. Klappt das nicht, so kann er den Drucker im Netz neu starten und versuchen, eine neue Verbindung herzustellen.
Schon bald sollen Bots komplexe Einkaufsentscheidungen völlig autonom treffen können, sind sich RPA-Experten sicher. „Wir werden bald Roboter sehen, die eigenständig Roboter einkaufen“, sagt Mukund Srigopal, Director of Marketing beim RPA-Anbieter Automation Anywhere.
„Wir werden bald Roboter sehen, die eigenständig Roboter einkaufen.“
Mukund SrigopalAutomation Anywhere
Der Einsatz von RPA beschleunigt viele Arbeiten und ersetzt teure und qualifizierte Mitarbeiter. Hinzu kommen verschiedene wichtige Eigenschaften, die einen RPA-Bot dem Menschen überlegen machen: Erstens, sie vergessen nichts; zweitens, sie sind nicht launisch; drittens, sie machen keine Fehler; und viertens, sie sind 24 Stunden, sieben Tage in der Woche verfügbar.
All diese Vorzüge machen sie auch für die Einhaltung von Compliance-Auflagen interessant. Hinzu kommt, dass sie polyvalent sind: Sie können zum Beispiel sowohl in der Prozesskette der Finanzbuchhaltung als auch im Einkauf eingesetzt werden.
ROI bis zu 400 Prozent
Im Vergleich zum RPA-Nutzen ist der Herstellungsaufwand für einen RPA-Bot zu vernachlässigen. So gibt es Anbieter, welche die Bot-Erstellung zu einem Festpreis von 20.000 bis 50.000 Euro anbieten. Prof. Willcocks sagt, dass RPA aufgrund des geringen Herstellungsaufwandes einen ROI zwischen 30 und 200 Prozent im ersten Jahr generiert. Andere sehen den wirtschaftlichen Nutzen noch höher. Eine Untersuchung der Everest Group kommt zu dem Ergebnis, dass der RPA-Einsatz einen ROI von bis zu 400 Prozent bewirken kann.
Marktforscher beobachten eine deutliche Zunahme von RPA-Aktivitäten und eine entsprechende Marktentwicklung. So prognostizieren die Analysten von Forrester, dass bis 2021 über vier Millionen Bots im Einsatz sein werden. Der Weltmarkt soll auf über drei Milliarden Dollar anwachsen.
Bei Gartner ist man ähnlich optimistisch: Bis 2020 sollen 40 Prozent der Großunternehmen RPA im Einsatz haben. Damit sollen rund zwei Drittel der heutigen Büroaufgaben von Bots übernommen werden. Derzeit setzen aber noch weniger als zehn Prozent der Großunternehmen RPA ein. Vieles davon befindet sich im Testbetrieb. Das Marktvolumen soll laut Gartner bis 2020 auf eine Milliarde US-Dollar ansteigen – Tendenz steigend.
