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Revisionssicheres Dokumentensystem in der Cloud
Unternehmen benötigen für den rechtssicheren Umgang mit Dokumenten ein revisionssicheres DMS. Hier können SharePoint Online und Microsoft 365 zum Einsatz kommen.
Ein revisionssicheres Dokumentensystem ist ein digitales Archivierungssystem, das sicherstellt, dass Dokumente unveränderbar und manipulationssicher gespeichert werden. Es erfüllt gesetzliche Anforderungen und Compliance-Richtlinien, indem es die Integrität, Authentizität und Verfügbarkeit der gespeicherten Daten gewährleistet. Dies wird durch verschiedene technische Maßnahmen erreicht, wie etwa die Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen, die Verwendung von kryptographischen Methoden zur Sicherung der Datenintegrität und die Implementierung von Zugriffskontrollen.
Solche Systeme sind besonders in regulierten Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen wichtig, wo die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit von Dokumenten von großer Bedeutung sind. Durch die revisionssichere Archivierung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumente im Falle von Prüfungen oder rechtlichen Streitigkeiten als verlässliche Beweismittel dienen können.
SharePoint Online bietet für Unternehmen zahlreiche Vorteile als DMS
Die Verwendung von SharePoint Online als Dokumentenmanagement-System (DMS) innerhalb von Microsoft 365 bietet zahlreiche Vorteile. Ein zentraler Grund für den Einsatz von SharePoint Online ist die effiziente Zusammenarbeit. Microsoft 365 ermöglicht es Mitarbeitern und Teams, simultan an Dokumenten zu arbeiten, Änderungen nachzuverfolgen und Kommentare zu hinterlassen. Das fördert eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit, was besonders in dynamischen Arbeitsumgebungen von Vorteil ist.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherheit und Compliance. SharePoint Online bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, die sicherstellen, dass Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Darüber hinaus erleichtert die Plattform die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, indem sie entsprechende Kontroll- und Audit-Funktionen bereitstellt. Diese Sicherheitsmaßnahmen sind unerlässlich für die revisionssichere Ablage von Dokumenten.
Die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit von SharePoint Online ist ein weiterer Pluspunkt. Unabhängig von der Größe des Unternehmens passt sich SharePoint Online flexibel den wachsenden Anforderungen an und kann jederzeit individuell konfiguriert werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, ihre DMS-Lösung optimal auf ihre spezifischen Bedürfnisse zuzuschneiden.
Die intelligente Suche und Nutzung von Metadaten erleichtern das Auffinden und Organisieren von Dokumenten erheblich. SharePoint Online bietet eine leistungsstarke Suchfunktion, die durch die Verwendung von Metadaten unterstützt wird. Diese Funktion ermöglicht eine effiziente Strukturierung und Verwaltung von Inhalten, was die Arbeitsprozesse weiter optimiert.
Schließlich bietet SharePoint Online durch die mobile Zugriffsmöglichkeit via SharePoint App eine hohe Flexibilität. Mitarbeiter können von überall aus auf ihre Dokumente zugreifen und somit auch unterwegs produktiv arbeiten. Diese Mobilität ist besonders in der heutigen, zunehmend dezentralisierten Arbeitswelt ein entscheidender Vorteil.
SharePoint Online ist als revisionssicheres DMS einsetzbar
Die revisionssichere Dokumentenablage stellt für viele Unternehmen eine Herausforderung dar, besonders wenn es um die Implementierung von Cloud-basierten Lösungen wie SharePoint Online in Microsoft 365 geht. Eine revisionssichere Ablage erfordert nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch spezifische technische und organisatorische Maßnahmen.
SharePoint Online bietet eine Vielzahl von Funktionen, die zur Erfüllung der Anforderungen an eine revisionssichere Dokumentenablage beitragen können. Ein zentraler Aspekt ist die umfassende Berechtigungssteuerung. SharePoint ermöglicht es, Zugriffsrechte auf verschiedenen Ebenen, von der Website bis hin zum einzelnen Dokument, detailliert zu verwalten. Diese Rechtevergabe ist notwendig, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen oder auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Änderungen an den Berechtigungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die automatische Versionierung von Dokumenten. SharePoint erstellt bei jeder Änderung eines Dokuments automatisch eine neue Version und protokolliert die Änderungen. Dies stellt sicher, dass jede Änderung nachvollziehbar bleibt und ältere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Die Versionierung erfolgt ohne manuelle Eingriffe, was die Fehleranfälligkeit reduziert, und die Integrität der Dokumentation gewährleistet. Zusätzlich zu den Berechtigungs- und Versionierungsfunktionen bietet SharePoint Online die Möglichkeit, Dokumente mit Bezeichnungen (Labels) zu versehen. Diese Labels können bestimmte Aufbewahrungsfristen und Schutzmaßnahmen definieren, die sicherstellen, dass Dokumente nicht vorzeitig gelöscht oder verändert werden können.
Ein Merkmal von SharePoint Online ist die Integration mit anderen Microsoft-365-Diensten, wie Exchange und OneDrive. Dies ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Dokumenten und E-Mails, wobei dieselben Aufbewahrungs- und Schutzrichtlinien angewendet werden können. Diese Integration erhöht die Effizienz und erleichtert die Einhaltung der Compliance-Vorgaben.
Verfahrensdokumentation, SharePoint Online und Microsoft Teams
Um die Anforderungen an die revisionssichere Ablage vollständig zu erfüllen, bedarf es einer umfassenden Verfahrensdokumentation, die die Abläufe und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens detailliert beschreibt. Diese Dokumentation sollte in Zusammenarbeit mit einem Wirtschaftsprüfer erstellt und regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
Zusätzlich zur Nutzung von SharePoint Online bietet die Integration mit Microsoft Teams weitere Vorteile für ein revisionssicheres Dokumentenmanagement-System. Microsoft Teams fungiert als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die nahtlos mit SharePoint Online verbunden ist. Diese Integration ermöglicht es, Dokumente direkt in den Teams-Kanälen zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, während die Funktionen zur Versionskontrolle und Zugriffsberechtigungen von SharePoint genutzt werden. Dadurch werden alle Änderungen und Zugriffe auf Dokumente automatisch protokolliert und versioniert, was die Nachvollziehbarkeit und Sicherheit der Daten erhöht.
Die Kombination von SharePoint Online und Teams erlaubt es den Benutzern, in einem einheitlichen digitalen Arbeitsumfeld zu agieren, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert und die Effizienz gesteigert wird. Zudem unterstützt Teams die Einrichtung von detaillierten Berechtigungsstufen, die auf Team- oder Kanalebene konfiguriert werden können. Dies gewährleistet, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Informationen zugreifen können, was ein wichtiger Aspekt der Revisionssicherheit ist. Die automatische Synchronisation zwischen SharePoint und Teams stellt sicher, dass alle Dokumente stets auf dem neuesten Stand sind und jederzeit über beide Plattformen abgerufen werden können. Dies erleichtert die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Dokumentenmanagement-Prozesse revisionssicher zu gestalten.
Microsoft Office, ERP/CRM und SharePoint Online
Die Integration von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Microsoft-Office-Produkte und Microsoft Teams bietet vielfältige Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung in Unternehmen. Besonders hervorzuheben ist die nahtlose Verbindung mit gängigen Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Diese Integration ermöglicht es, alle relevanten Informationen direkt in den jeweiligen Anwendungen zu verwalten und abzurufen. Ein zentrales ERP- oder CRM-System dient als führendes System, in das das DMS eingebettet wird. So können Nutzer beispielsweise eine Bestellung in einem ERP-System wie Dynamics 365 auslösen und alle damit verbundenen Dokumente und E-Mails direkt in Outlook einsehen und verwalten. Dies erfolgt durch Drag-and-Drop von E-Mails in das DMS, wobei Metadaten automatisch erkannt und zugeordnet werden. Dies erleichtert die Verwaltung und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
Die gleiche Effizienz zeigt sich in anderen Office-Anwendungen. In Word können Dokumente direkt im Kontext der digitalen Vorgangsakte erstellt und gespeichert werden, die zuvor in Outlook oder im ERP-System verwendet wurde. Diese Dokumente sind dann für alle relevanten Benutzer in Echtzeit verfügbar. Die Integration in Microsoft Teams erweitert diese Möglichkeiten zusätzlich. Innerhalb von Teams können Nutzer in spezifischen Kanälen und Teams arbeiten, die auf verschiedene Geschäftsprozesse wie Einkauf oder Kundenmanagement ausgerichtet sind. Hier lassen sich ebenfalls alle relevanten Dokumente und Vorgänge zentral verwalten und abrufen. Durch diese tiefgreifende Integration in die Office- und Teams-Umgebung wird eine konsistente und effiziente Dokumentenverwaltung ermöglicht, die den gesamten Geschäftsprozess unterstützt und optimiert. Dies führt zu einer verbesserten Zusammenarbeit und einem besseren Informationsfluss innerhalb des Unternehmens.
