Collaboration: Wie kann die IT mehrere Apps verwalten?

Warum mehrere Collaboration-Apps notwendig sind

Bei Team-Collaboration-Anwendungen ist das aber anders. Diese Angebote kommen in der Regel aus der Cloud, oft mit kostenlosen abgespeckten Versionen. Sie müssen nicht von der IT-Abteilung bereitgestellt werden, und die meisten Mitarbeiter können problemlos auf sie zugreifen und nach eigenen Bedingungen zusammenarbeiten.

Dies wäre wohl nicht der Fall, wenn die IT-Abteilung bessere Anwendungen anbietet, die alle gleichermaßen nutzen. In einigen Unternehmen hat die IT-Abteilung eine schlechte Erfolgsbilanz, was Innovationen angeht. Technisch versierte Mitarbeiter umgehen sie einfach, weil sie wissen, dass sie auf eigene Faust bessere Ergebnisse erzielen.

Dies ist kein ideales Szenario und wird durch den Umstand verschlimmert, dass der Markt für Collaboration mit einer Vielzahl von Angeboten überfüllt ist. Einige sind Messaging-zentrierte Team-Collaboration-Plattformen, während andere auf Legacy-Anwendungen wie Telefonie und E-Mail aufbauen – meist in Form von Unified-Communications-Plattformen. Jede dieser Plattformen hat ihren eigenen Wert, und obwohl sie sich gut ergänzen, gibt es auch viele Überschneidungen. Viele dieser Plattformen sind von Natur aus langlebig, und wenn sich die Benutzer erst einmal an sie gewöhnt haben, ist es schwer, sie wieder loszuwerden – vor allem, wenn die IT-Abteilung versucht, dass jeder eine einzige Plattform verwendet.

Die Dinge werden noch komplizierter, wenn man mit externen Akteuren zusammenarbeitet, da diese möglicherweise eine andere Plattform verwenden. All diese Variablen summieren sich zu einem chaotischen Szenario, welches nur schwer wieder rückgängig zu machen ist. Wenn dies nicht aktiv gemanagt wird, laufen Mitarbeiter Gefahr, weniger produktiv zu sein, da sie am Ende mehr Zeit damit verbringen, durch Collaboration-Apps zu navigieren, als tatsächlich produktiv im Team zu arbeiten. Um besser zu verstehen, wie dies zu bewältigen ist, müssen zwei Gruppen betrachtet werden, die mit unterschiedlichen Herausforderungen kämpfen: IT und Endanwender.

Herausforderungen für die IT

Die Unterstützung mehrerer Plattformen stellt höhere Anforderungen an die IT-Abteilung, vor allem, wenn die Endanwender ihr eigenes Ding machen und anfangen, konsumentenorientierte Angebote zu nutzen. Diese lassen sich möglicherweise nicht gut mit anderen Plattformen integrieren, verfügen über zu wenige Funktionen und können neue Sicherheitsrisiken bergen. Während verschiedene Collaboration-Plattformen für Endbenutzer bequem sind, sind sie für die IT problematisch.

Nach einem Jahr im Home-Office haben sowohl die IT-Abteilung als auch Remote-Anwender ihre Entscheidung für eine Collaboration-Plattform getroffen. Inzwischen haben einige Remote-Mitarbeiter vielleicht schon einige Collaboration-Plattformen ausprobiert, bevor sie sich für eine entschieden haben, die ihnen gefällt. Das ist die Kehrseite benutzerzentrierter Technologie – vor allem, wenn sie kostenlos ist. In der Eile, mit der sie die Arbeit per Remote Access in Angriff nehmen wollten, haben die Benutzer möglicherweise eine übereilte Entscheidung getroffen. Und jedes Mal, wenn sich etwas ändert, bedeutet das mehr Arbeit für die IT.

Unabhängig davon, welche Collaboration-Plattform verwendet wird, muss die IT-Abteilung bei der Unterstützung mehrerer Plattformen mehre Dienste verwalten, um sicherzustellen, dass alle zusammenarbeiten. Grundlegende Dinge wie Passwörter, Nutzungsrichtlinien, administrative Kontrolle und Branchenkonformität fallen in die Zuständigkeit der IT-Abteilung, sodass mehr Ressourcen benötigt werden. Auch die Lizenzkosten müssen berücksichtigt werden, da es bei der Unterstützung mehrerer Plattformen keine Größenvorteile gibt. Das kann die Investition in Collaboration-Software teurer machen, als sie sein müsste.

Herausforderungen für die Endanwender

Die Art und Weise, wie Mitarbeiter mit mehreren Collaboration-Apps interagieren, stellt eine Reihe von Herausforderungen dar, da jede Plattform eine andere Benutzererfahrung (User Experiance, UX) bietet. Einige Mitarbeiter arbeiten mit Videokonferenzen, während andere mobile Funktionen bevorzugen. Fortgeschrittene Benutzer wünschen sich vielleicht Anpassungen, um ihre Benutzeroberfläche persönlicher zu gestalten. Es ist unwahrscheinlich, dass sich all diese Bedürfnisse mit einer einzigen Plattform erfüllen lassen, so dass die Zusammenarbeit zu einem chaotischen Prozess wird, bei dem viel Aufwand nötig ist, um die Silos zu überbrücken. Das ist eine große Herausforderung, denn es untergräbt den Kernnutzen dieser Plattformen, nämlich die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern.

Ein ähnliches Problem ergibt sich bei dem Versuch, eine konsistente Benutzererfahrung zu schaffen, was ebenfalls zur Produktivität beiträgt. Grundlegende Funktionen wie Chats, Kalenderintegration oder die Verwaltung von Meetings unterscheiden sich von Plattform zu Plattform, ebenso wie Dinge wie mobile Unterstützung oder browserbasierte Anwendungen. Wenn Telefonie ein wichtiger Kanal für die Zusammenarbeit ist, sollten Sie sich bewusst sein, dass nicht alle Plattformen über nativen PSTN-Support verfügen.

Je mehr Plattformen und Anwendungen verwendet werden, desto schwieriger ist es, eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten. IT-Entscheider müssen sich darüber im Klaren sein, wie eine solche gemischte Umgebung verwaltet werden muss, sei es mit Tutorials oder Schulungen, die den Endbenutzern helfen, über mehrere Plattformen hinweg zu arbeiten.

Dies gilt insbesondere für die Mitarbeiter, die während der Coronapandemie Remote arbeiten. Wenn sie von der Ferne aus agieren, können sie nicht ohne Weiteres Notizen mit Bürokollegen austauschen oder zum Arbeitsplatz eines anderen Mitarbeiters hinübergehen, um Anwendungen zu testen. Bis zu einem gewissen Grad können sie dies virtuell tun – doch das überzeugt nicht immer.

Eine Collaboration-Strategie entwerfen

Der Ausgangspunkt für eine Strategie ist, zu erkennen und zu akzeptieren, dass die Verwendung mehrerer Apps die Norm für die Zusammenarbeit sein wird. Auf Gedeih und Verderb wird Collaboration ein bewegliches Ziel bleiben und eine feste, standardisierte Definition von Teamarbeit wird schwer zu finden sein. In diesem Zusammenhang ist es wahrscheinlich, dass die Arbeit remote erfolgt.

Das bedeutet, dass die meiste Zusammenarbeit weiterhin virtuell stattfindet. Damit die Mitarbeiter auch bei der Fernarbeit produktiv bleiben – ganz zu schweigen von der Nutzung ihrer eigenen Geräte, Breitbandverbindungen und Büroausstattung – werden sie wahrscheinlich die Apps ihrer Wahl verwenden wollen und nicht die von der IT-Abteilung vorgeschriebenen. Damit sie dies effektiv tun können, muss die IT-Abteilung mehr Ressourcen und Best Practices bereitstellen, damit die von ihnen gewählten Collaboration-Apps so kompatibel wie möglich mit den von anderen Mitarbeitern verwendeten sind.

Ein Beispiel ist die Bereitstellung von Updates, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die neueste Version verwenden. Ein weiteres Beispiel ist das Veranstalten von Lern-Sessions oder Demos, damit Benutzer über Funktionen und Best Practices für eine sichere Zusammenarbeit auf dem Laufenden bleiben. Die IT-Abteilung kann auch vorgefertigte Konnektoren oder Vorlagen – möglicherweise von Anbietern – zur Verfügung stellen, damit die Mitarbeiter ihre Anwendungen und Workflows nahtlos mit Teammitgliedern integrieren können, die andere Plattformen verwenden.

Die IT-Abteilung kann die oben genannten Beispiele nutzen, um die neue Realität der Zusammenarbeit zu managen und eine verteilte Belegschaft produktiv zu halten. Im Großen und Ganzen geht es jedoch um eine Strategie, die sich darauf konzentriert, die Herausforderungen von IT und Endbenutzern gemeinsam anzugehen, mit dem gemeinsamen Ziel, die Produktivität zu steigern, während mehrere Apps und Plattformen für die Zusammenarbeit genutzt werden.