Mitarbeiter mit Talent-Management-Systemen rekrutieren

Talent-Management-Systeme unterstützen den Mitarbeiterlebenszyklus

Talent-Management ist ein Bereich des Human Resource Managements. Es befasst sich mit wichtigen Zielgruppen, die für den Unternehmenserfolg von zentraler Bedeutung sind und für die es zugleich einen vergleichsweise hohen Personalbedarf gibt.

Da es solche qualifizierten Mitarbeiter nicht im Überfluss gibt, unterstützt Talent-Management dabei, diese aufzuspüren und an das Unternehmen zu binden.

Talent-Management kann auch als Reaktion auf veränderte Bedingungen an den globalen Märkten verstanden werden, die insgesamt zu einem schärfer werdenden Wettbewerb um talentierte Mitarbeiter beitragen.

Talent-Management betreut den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters: Von der Einstellung bis zur Pensionierung – und natürlich alles, was dazwischenliegt.

Typischerweise beginnt das Talent-Management mit dem Marketing und der Ausschreibung von Stellenangeboten sowie der Anwerbung von Kandidaten.

Es setzt sich über den Rekrutierungsprozess fort bis der Kandidat an Bord kommt. Sobald Angestellte ihren Job angetreten haben, sind sie irgendwann Teil der jährlichen Leistungs- und Vergütungszyklen. Allerdings hängt dies davon ab, wo sich die Organisationen, denen sie angehören, in ihren Zyklen befinden.

Karriereentwicklung und Weiterbildung sind Prozesse, die je nach Organisation unterschiedlich ausgeprägt sind. Für jene Organisationen, die in regulierten Industrien tätig sind – zum Beispiel Produktionsbetriebe oder Unternehmen, die mit Gesundheits- und Sicherheitsthemen befasst sind – kann die Weiterbildung vom ersten Tag an Teil des Jobs sein.

In anderen Branchen kann Weiterbildung bedarfsabhängig oder als gelegentlicher Teil der Karriere des Mitarbeiters erfolgen.

In manchen Fällen wird eine Schulung anlaufen, wenn ein Mitarbeiter mit der Einführung in High-Performance-Programme beginnt oder als Nachfolger für Schlüsselpositionen in der Organisation in Betracht gezogen wird. Ein Großteil dieser Weiterbildung kann mit der Planung der beruflichen Entwicklung verbunden sein.

Die Säulen des Talent-Managements

Talent-Management beinhaltet typischerweise Anwendungen, die zu eine der folgenden Säulen gehören. Die Namen und die Anzahl der Säulen ändern sich je nach Anbieter des Talent-Management-Systems, aber die Konzepte bleiben dieselben:

• Rekrutierung und Onboarding;
• Lernen und Entwicklung;
• Leistungs-Management;
• Vergütungs-Management;
• Nachfolgeplanung.

Rekrutierung und Onboarding umfassen die Talentakquise und die erfolgreiche Einbindung des neuen Mitarbeiters in die Organisation. Die Begriffe müssen unterschieden werden: Rekrutierung vermittelt dem Kandidaten einen ersten Eindruck der Organisation von außen, während ihm Onboarding einen ersten Eindruck der Organisation von innen gibt. Da der erste Kontakt zählt, sollten Recruiting- und Onboarding-Prozesse möglichst angenehme Empfindungen bei den potenziellen Kandidaten auslösen. Erfolgreiches Onboarding bindet die Mitarbeiter und wirkt sich direkt auf deren Anstellung im Unternehmen aus.

Lern- und Entwicklungsprozesse befassen sich mit Training, Weiterbildung und persönlicher Entwicklung. Diese Prozesse konzentrieren sich auf Compliance-Schulungen, die Entwicklung der Belegschaft und die Bereitstellung von Karrierepfaden und Karrieremöglichkeiten. Durch die Entwicklung von Mitarbeitern können Unternehmen effizienter und produktiver werden und die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung erhöhen.

Leistungs-Management ist zweigeteilt: Der erste Teil ist die Festlegung von Unternehmens-, Team- und Mitarbeiterzielen. Der zweite Part umfasst die Messung, Bewertung und Steuerung der Mitarbeiterleistung. Leistung wirkt sich auf die Organisation auf unterschiedliche Art und Weise aus, ist aber immer miteinander verknüpft. Erstens definiert es die Ziele, die Führungskräfte und Mitarbeiter während des Beurteilungszeitraums anstreben müssen. Zweitens ermöglicht es Organisationen, die Leistungen der Mitarbeiter im Jahresvergleich zu messen und zu bewerten. Auf diese Weise kann die Leistung der Top Performer ermittelt und ein kontinuierlicher Dialog geführt werden, um das Wachstum von Leistung und ein optimiertes Verhalten zu fördern.

Vergütungs-Management ist ein kontrollierter Prozess mit definierten Budgets und häufig auf der Basis von Pay-for-Performance-Strategien. Vergütungs-Management zielt darauf ab, Mitarbeiter zu motivieren und finanziell zu belohnen, die Bindung von Talenten zu verbessern und die Leistung zu beeinflussen.

Die Nachfolgeplanung befasst sich mit dem Aufspüren von Nachfolgern für Schlüsselpositionen oder Rollen, die mit Lernen und Entwicklung verknüpft sind. Zusätzlich können Leistungsfaktoren die Ermittlung von Nachfolgern beeinflussen.

Geschichte des Talent-Managements

Frühe Versionen von Talent-Management-Systemen entstanden bereits in den 1990er Jahren. Aber erst nach der Jahrtausendwende kam Talent-Management-Software richtig in Fahrt – eine Folge der wegweisenden McKinsey-Publikation War for Talent von 1998. Dieses Paper prägte den Begriff Talent-Management und inspirierte unzählige integrierte Softwarelösungen.

Die Anbieter dieser Lösungen sahen einen neu entstehenden Markt, der den Appetit von Unternehmen auf eine bessere Mitarbeiterbetreuung als Wettbewerbsvorteil stillen sollte. Vorher gab es Performance-Management- und Trainingswerkzeuge in rudimentärer Form, die die Grundlagen dieser Prozesse unterstützten.

Mit dem Aufkommen der Cloud-Technologie sind neue SaaS-Anbieter für Personal- und Talent-Management entstanden. Einige der ursprünglichen Anbieter von Talent-Management-Systemen sind heute noch aktiv, wenn auch in weiterentwickelten Formen als noch vor einem Jahrzehnt.

Talent-Management-Software war ursprünglich nur mit ein oder zwei Funktionen ausgestattet und hat sich über mehrere Jahre hinweg zu hoch entwickelten, funktionsreichen und integrierten Suiten entwickelt.

Was Talent-Management-Systeme bewirken

Talent-Management-Software wurde entwickelt, um die eben vorgestellten Prozesse zu managen. Sie nähert sich diesen Prozessen jedoch typischerweise auf eine bestimmte Art und Weise.

Die Personalbeschaffung gliedert sich im Allgemeinen in die folgenden Funktionen und Abläufe:

• Website Branding und Marketing;
• Kandidatenprofile;
• Kandidaten-Talent-Pooling;
• Anlegen von Stellenangeboten;
• Stellenausschreibung;
• Jobsharing und Weiterempfehlungen;
• Bewerbungen;
• Kandidatennachverfolgung;
• Interview-Terminplanung;
• Angebots- und Ablehnungsschreiben.

Das Onboarding wird typischerweise wie folgt aufgegliedert:

• Die Aktion Einstellen aus der Recruiting-Software erhalten;
• Beschäftigungsinformationen und -papiere elektronisch sammeln;
• Equipment und System-Logins beschaffen;
• Teamkollegen die Einstellung mitteilen;
• Informationen zu Zielen, Entwicklungsplänen und Schulungen bereitstellen;
• Informationen über das Datum der Einstellung bereitstellen.

Onboarding-Software kann auch Crossboarding- (interner Transfer) und Offboarding- (Kündigung von Mitarbeitern) Funktionen zur Verfügung stellen.

Die Veraltung der Lern- und Entwicklungsprozesse findet zum größten Teil in einem Learning-Management-System (LMS) statt. Das LMS stellt typischerweise Dinge wie einen durchsuchbaren Schulungskatalog und einen Planer mit verschiedenen Schulungsarten (zum Beispiel Video, interaktiv und Dokumente) und verschiedenen Scoring- und Bewertungsmethoden (zum Beispiel Multiple Choice und Prüfungen) zur Verfügung.

Mit dem LMS können Mitarbeiter Lehrpläne strukturieren, Inhalte auf externen Plattformen verfassen und speichern sowie Kurse oder Programme abschließen. Es gibt auch die Möglichkeit, Zertifikate zu generieren und ein Teil der Talent-Management-Software ermöglicht den Zugriff auf extern Auszubildende.

Die Karriereentwicklungsplanung bietet häufig:

• Zusammenarbeit mit einem LMS, Performance Management und Nachfolgeplanung;
• Karrierepläne mit Entwicklungszielen, Kompetenzen und Lernplänen;
• Skills und Kompetenzbewertungen;
• Job-Matching und -Vergleich;
• gewünschte Jobs mit Kompetenzlücken und Entwicklungsaktivitäten, um in gewünschte Jobs zu wachsen.

Das Performance Management umfasst in der Regel Funktionen, die es Mitarbeitern und Managern ermöglichen, Ziele zu erstellen, zuzuordnen, zu kaskadieren, zu verfolgen und zu überprüfen. Dies gilt nicht nur für den einzelnen Mitarbeiter, sondern auch für ganze Teams, die damit die Teamziele und die Teamkalibrierung überprüfen können.

Einige neuere Systeme bieten Gamification an. Außerdem gibt es eine Echtzeit-Leistungsdokumentation und Manager können Assessments in verschiedenen Varianten machen. Zudem können Manager auch Umfragen für ihre Mitarbeiter erstellen und Feedback einholen.

Das Vergütungs-Management liefert in der Regel:

• Integration mit Performance Management für eine Pay-for-Performance-Vergütung;
• Budgetierung, einschließlich kaskadierender Budgets;
• Team- und Einzel-Assessment;
• Teamkalibrierung;
• Prozentuale oder betragsmäßige Zuteilungen;
• Verschiedene Arten von Vergütungsplänen (zum Beispiel Leistungsvergütung, Aktien und Long Term Incentives);
• mehrere Arten von gleichzeitigen Vergütungsplänen;
• variable Vergütung.

Die Nachfolgeplanung stellt in der Regel Organigramme zur Verfügung, die die Nachfolge darstellen sowie die Nachfolger identifizieren und diese den Schlüsselpositionen zuordnen. Die Nachfolgeplanung legt Kompetenzanforderungen für verschiedene Positionen fest und kann auch Positionen mit Nachfolgern abgleichen. Es gibt außerdem Matrizen, die die Leistung und das Potenzial eines Mitarbeiters beschreiben. Manager können Risikobewertungen abgeben und Meetings zu Talentbewertungen veranstalten.

Typischerweise sollten Talent-Management-Systeme Reporting- und Analysefunktionen für alle Prozesse umfassen. Ein Teil der Talent-Management-Software bietet ein Talentprofil oder ein Mitarbeiterprofil. Dabei werden die talentbezogenen Daten des Kandidaten erfasst, zum Beispiel Ausbildung, Kompetenzen und Berufserfahrung.

Talent-Management-Systeme versus HCM

Einige Anbieter von Talent-Management-Software sind in den Markt für Human Capital Management (HCM) expandiert. Sie haben die HCM-Kernfunktionen zusammen mit Talent Management Features in eine HCM-Suite verpackt.

Auf diese Weise steht Unternehmen eine HCM-Basis zur Verfügung, die gleichzeitig die Talentprozesse unterstützt. Mitarbeitern und Führungskräften wird ein einheitliches System für alle HR-Prozesse zur Verfügung gestellt. Einige Anbieter von Talent-Management-Systemen haben von Anfang an Core HR in der einen oder anderen Form angeboten.

Um Talent-Management-Anwendungen in HCM-Systeme erfolgreich zu integrieren, muss das zentrale HCM einige wichtige Funktionen bereitstellen. Dazu gehören ein Dashboard mit Benachrichtigungen und Workflows aus allen Modulen sowie Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Unternehmen und Abteilungen.

Ein Mitarbeiterprofil und die Verfügbarkeit von Personalakten sind ebenso notwendig wie Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter und Manager. Häufig verfügen HCM-Suiten auch über eine Dokumentenverfolgung und automatisierte Update-Möglichkeiten. Letzteres ist wichtig, wenn organisatorische Änderungen vorgenommen werden.

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