Mit SAP DMS ein integriertes Dokumentenmanagement in SAP ERP umsetzen
Mit dem SAP Dokumentenmanagementsystem (SAP DMS) werden Geschäftsdokumente zentral, integriert und modulübergreifend direkt in SAP ERP verwaltet.
Unternehmen müssen heutzutage eine Menge geschäftlicher Informationen und Dokumente meistern, die elektronisch oder auf Papier eingehen. Damit die Informationen sofort verfügbar sind, sollten sie zentral und strukturiert verwaltet werden. So weit die Theorie. Die Praxis sieht häufig so aus, dass Geschäftsdaten und -Dokumente in unterschiedlichen Datentöpfen gespeichert werden. Wollen Mitarbeiter auf ein Dokument zugreifen, weil sie bestimmte Informationen benötigen, müssen sie umständlich und mit teils enormem Zeitaufwand danach suchen. Im schlimmsten Fall sind die erforderlichen Dokumente gar nicht auffindbar. Noch komplizierter wird die Angelegenheit, wenn Informationen oder Dokumente nicht mit den entsprechenden Geschäftsprozessen und Transaktionen verknüpft sind, die Endanwender tagtäglich in einem SAP-System ausführen.
Nicht mit SAP-Transaktionen verknüpfte Dokumente
Mit welchen Schwierigkeiten Unternehmen kämpfen, wenn die Dokumentenverwaltung nicht in SAP ERP integriert ist, zeigen folgende fünf Beispiele aus der Praxis:
- Ein Unternehmen liefert Rohmaterial an einen Kunden und stellt diesem gleichzeitig mit jeder Lieferung die geforderten Qualitätszertifikate in Form von Papierdokumenten bereit. Der Qualitätsmanager beim Kunden untersucht die eingehende Rohware, vergleicht diese mit den Angaben im Zertifikat und legt das Papierdokument dann in einem Aktenordner ab. Wird das Qualitätszertifikat zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal benötigt, gibt es im SAP-System keinen Link oder Verweis auf das entsprechende Dokument. Es ist somit für andere Mitarbeiter nur schwer zu finden.
- Obwohl eine Maschine dringend gewartet werden muss, verschwenden Servicetechniker wertvolle Zeit bei der Suche nach der passenden Konstruktionszeichnung und dem richtigen Wartungshandbuch, bevor sie mit ihrer Arbeit beginnen können.
- Bei der Erfassung wichtiger Produktionsdaten benötigen die Mitarbeiter und Maschinenbediener in der Fabrik Richtlinien für die Problembehandlung und Betriebssicherheit. Diese Unterlagen liegen häufig nur in Papierform vor und sind zudem an mehreren Orten abgelegt. Falls sie auch in digitaler Form vorliegen, werden sie meist auf dem Desktop oder in unterschiedlichen Dateisystemen gespeichert. In manchen Fällen existiert nicht einmal ein Verweis darauf, wer die jeweiligen Dokumentationen und Richtlinien bearbeitet hat.
- Ein Unternehmen liefert an einen Kunden eine bestimmte Anzahl von Produkten, wobei der Zulieferer jeder Lieferung ein Materialsicherheitsdatenblatt beifügen muss. Beim Dienstleister, der mit dem Versand beauftragt ist, wird das Materialsicherheitsdatenblatt dann in einem separaten Dokumenten-Repository abgelegt und muss im Lager eigens ausgedruckt und der Lieferung beigelegt werden, sobald diese versendet wird.
- Die Einkaufsabteilung beschafft regelmäßig wertvolle Güter, denen jeweils auch Informationen zur Gewährleistung und zur Garantie beiliegen. Sobald die gelieferten Güter im SAP-System erfasst sind, gibt es keine Möglichkeit mehr, sie mit den beigelegten Begleitdokumenten zu verknüpfen.
In den Griff bekommen lassen sich derartige Probleme durch den Einsatz des SAP-Dokumentenmanagement-System (SAP DMS), das mit allen SAP-ERP-Kernmodulen nahtlos integriert ist. Die Dokumentenmanagement-Lösung kann modulübergreifend sowohl in Verbindung mit den Supply-Chain- und Logistikmodulen als auch mit den Modulen für die Finanzwirtschaft und das Personalwesen eingesetzt werden. Auf diese Weise lassen sich wichtige Geschäftsdokumente, wie etwa Sicherheitsdatenblätter, Wartungshandbücher oder Warenbegleitdokumentationen, transparent und effizient direkt im SAP-System verwalten, was auch die Entscheidungsprozesse optimiert. Von Vorteil ist, dass das SAP DMS bei der Installation eines SAP-Systems als Standardfunktion ausgeliefert wird. Somit entfällt die Anschaffung eines zusätzlichen Dokumentenmanagements.
Das SAP DMS kann bei einer SAP-Neueinführung zusammen mit den Kernmodulen installiert werden. Ist ein SAP-Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System bereits im Unternehmen implementiert, kann das SAP-Dokumentenmanagement im Rahmen eines Projekts auch zusätzlich eingeführt werden. Firmen, die SAP DMS als zentrales Dokumenten-Repository nutzen wollen, sollten aber unbedingt die dafür nötige Hardware evaluieren.
Die wichtigsten DMS-Features auf einen Blick
Unternehmen, die das SAP DMS einsetzen, können
- wichtige Dokumente direkt in einem zentralen Repository ablegen, das vollständig in SAP-gestützte Prozesse eingebunden ist, und dort sofort aufrufen;
- Dokumente nach Bedarf ein- und auschecken;
- für die Rückverfolgung eines Dokuments verschiedene Bestandteile und Versionen anlegen;
- alle Dokumente indexieren und somit die Suche nach Informationen vereinfachen;
- alle Dokumente nach Schlüsselbegriffen durchsuchen;
- Dokumente in einer hierarchischen Struktur übersichtlich verwalten;
- jedes Dokument mit einem Status versehen und verfolgen. Anhand des Dokumentenstatus können auch Geschäftsprozesse überwacht werden;
- die Dokumente mit einer individuellen digitalen Signatur oder einer Serie von digitalen Signaturen genehmigen;
- die Dokumente manuell oder über den SAP Business Workflow an die relevanten Anwendergruppen verteilen;
- per WebDocuments über das Internet auf die Dokumenten-Info-Sätze zugreifen und diese bearbeiten;
- optional über die Weboberfläche des SAP Easy Document Management (SAP EasyDMS) auf das SAP DMS zugreifen;
- sicherstellen, dass nur die jeweils autorisierten Nutzer auf ein bestimmtes Dokument zugreifen.
Über den Autor: Jawad Akhtar ist Autor des Buches “Production Planning and Control with SAP ERP”, das bei SAP PRESS erschienen ist. Er ist Assistant Vice President bei AbacusConsulting, wo er sich auf Themen in den Bereichen Logistik und SAP SCM konzentriert.
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