Microsoft SharePoint: Funktionen und Bereitstellungsoptionen

Was ist Microsoft SharePoint?

SharePoint ist ein webbasiertes Content-Management-System (CMS), mit dem Unternehmen verschiedene Arten von Inhalten wie Dokumente, Bilder und Multimediadateien speichern, gemeinsam nutzen und gemeinsam bearbeiten können. Das Tool lässt sich nativ in andere Microsoft 365-Anwendungen integrieren und bietet Automatisierungsfunktionen, mit denen Benutzer ihre Arbeitsabläufe optimieren können. Unternehmen können sich je nach ihren Anforderungen für eine lokale oder eine Cloud-Bereitstellung entscheiden.

Kernfunktionen von SharePoint

SharePoint bietet verschiedene Funktionen, wie zum Beispiel Content-Management und Automatisierung, die Unternehmen bei der Rationalisierung von Geschäftsabläufen unterstützen.

Content Management und Collaboration

SharePoint kann als zentrales Repository dienen, in dem Unternehmen alle Geschäftsinhalte speichern und verwalten können. Mit dem Tool können Administratoren Websites für verschiedene Abteilungen, Themen und Teams erstellen, über die autorisierte Benutzer dann wichtige Dokumente finden und gemeinsam bearbeiten können.

Marketingverantwortliche könnten beispielsweise eine SharePoint Teamwebsite mit einer Dokumentenbibliothek erstellen, in die kleine Gruppen von Mitarbeitern Aufgaben hochladen und gemeinsam bearbeiten können. Diese Bibliotheken bieten Versionskontrollfunktionen, mit denen Änderungen nachverfolgt und frühere Dokumentversionen gespeichert werden können, während die Benutzer zusammenarbeiten. Die Benutzer können außerdem Dateien während der Bearbeitung sperren, um sicherzustellen, dass sie die Änderungen anderer Benutzer nicht überschreiben.

Außerdem ist SharePoint nativ mit Microsoft Teams integriert, um die Zusammenarbeit weiter zu unterstützen. Wenn jemand eine Gruppe in Teams erstellt, generiert das Tool automatisch eine SharePoint-Website für diese Gruppe, da Teams SharePoint als Speicher-Backend verwendet. Daher können Mitarbeiter SharePoint nutzen, um Dokumente direkt von ihrer Teams-Oberfläche aus zu speichern, darauf zuzugreifen und sie zu bearbeiten, was die Zusammenarbeit verbessert.

Intranet-Erstellung

Mit SharePoint können Benutzer Kommunikations-Websites erstellen, um Intranets aufzubauen. Dabei handelt es sich um private Websites, die dazu dienen, Unternehmenskommunikation mit einem großen internen Publikum zu teilen. 

Intranets bieten Mitarbeitern einen Ort, an dem sie unternehmensweite Nachrichten und wichtige Updates finden. Eine Personalabteilung kann zum Beispiel eine Kommunikationsseite einrichten, um die Mitarbeiter über Änderungen der Unternehmensrichtlinien oder der Leistungspakete zu informieren.

Benutzer können auch Unternehmens-Wiki-Sites erstellen, bei denen es sich um kollaborative Wissensdatenbanken handelt, und diese auf ihren Kommunikationssites verlinken. Unternehmens-Wikis können Mitarbeiter unterstützen, wichtiges Wissen zu finden und die Zahl der Hilfeanfragen an die Personalabteilung, die Rechtsabteilung oder die IT-Teams zu verringern.

Darüber hinaus können Führungskräfte, wie zum Beispiel CEOs oder Abteilungsleiter, Kommunikationsseiten erstellen, um Blogbeiträge mit einem breiten Publikum zu teilen. Administratoren können Viva Engage – Microsofts Social-Media-Plattform – in diese Blogseiten einbinden, um das Engagement der Mitarbeiter zu fördern und Führungskräfte dabei zu unterstützen, Feedback zu neuen Strategien und Initiativen einzuholen.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Wie viele moderne Content-Management-Systeme bietet auch SharePoint Automatisierungsfunktionen, die Nutzer unterstützen, Arbeitsabläufe zu optimieren. Das Tool ist nativ mit Microsoft Power Automate integriert, einem Low-Code/No-Code-Tool, das verschiedene Anwendungen miteinander verbindet, damit auch gelegentliche Geschäftsanwender Automatisierungsprozesse entwerfen können. Zu den üblichen Anwendungen für SharePoint und Power Automate gehören trigger-basierte E-Mail-Benachrichtigungen und automatisierte Genehmigungsprozesse.

Marketingfachleute könnten Power Automate beispielsweise verwenden, um Genehmigungsprozesse für Kundenangebote zu optimieren. Das Tool kann dann automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung zur Überprüfung an einen Vorgesetzten senden. Wenn der Vorgesetzte das Angebot genehmigt, kann Power Automate den Absender benachrichtigen und das Dokument in einen Ordner mit der Bezeichnung Genehmigt verschieben. Durch Prozessautomatisierungen wie diese können die Mitarbeiter Zeit sparen und ihre Effizienz steigern.

Compliance und Sicherheit

SharePoint bietet systemeigene Data-Governance-Funktionen, die Benutzer unterstützen, gesetzliche Vorschriften wie zum Beispiel die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) einzuhalten. So können Unternehmen beispielsweise im Microsoft Purview-Portal – ehemals Microsoft 365 Compliance – Aufbewahrungspläne für Unterlagen erstellen und diese auf SharePoint auf Standort- oder Dokumentebene anwenden.

Das Tool bietet auch Sicherheitsfunktionen, wie Multifaktor-Authentifizierung (MFA), um die Inhalte der Benutzer vor Bedrohungen von außen zu schützen. MFA erfordert, dass Benutzer ihre Identität auf mindestens zwei Arten authentifizieren, zum Beispiel durch ein Kennwort und eine SMS-Überprüfung, bevor sie auf das System zugreifen können. Diese Funktion kann die Daten eines Unternehmens schützen, wenn die Kennwortdaten nicht mehr sicher sind.

Darüber hinaus lässt sich SharePoint in Microsoft Defender for Cloud integrieren, ein Sicherheits-Add-on, das Cyberangriffe erkennen und verhindern kann. Die Anti-Malware-Funktionen von Defender können Dokumente scannen, wenn Benutzer sie zu SharePoint hinzufügen, um sie vor Viren und Ransomware zu schützen.

Bereitstellungsoptionen

SharePoint-Benutzer können je nach ihren geschäftlichen Anforderungen zwischen Cloud-, On-Premises- oder hybriden Bereitstellungsoptionen wählen.

Cloud

Microsoft bietet SharePoint als SaaS-Produkt (Software as a Service) an, bei dem die Benutzer eine monatliche oder jährliche Abonnementgebühr für den Zugriff auf die Software zahlen. Unternehmen, die sich für diese Option entscheiden, müssen nicht in Serverlizenzen, Hardware oder Wartungskosten investieren, da Microsoft die Software auf seinen eigenen Servern hostet.

Die Cloud-Bereitstellung ermöglicht es Unternehmen, ihren Betrieb zu skalieren und die Arbeit an entfernten Standorten zu unterstützen, da autorisierte Benutzer von jedem Ort mit einer Internetverbindung auf SharePoint zugreifen können. Diese Option bietet jedoch nur begrenzte Anpassungs- und Datenschutzoptionen, da die Benutzer nicht Eigentümer der Server sind.

On-Premises

Unternehmen, die volle Kontrolle über ihre Daten und erweiterte Compliance-Funktionen wünschen, können sich für die On-Premises SharePoint-Bereitstellung entscheiden. Bei dieser Option müssen Unternehmen SharePoint auf ihren eigenen Servern hosten.

Mit einer die On-Premises-Bereitstellung können Unternehmen auf lange Sicht Geld sparen. Sie erfordert jedoch hohe Vorlaufkosten und IT-Personal für die Wartung und Aktualisierung der Software und Hardware. Unternehmen in stark regulierten Branchen, wie zum Beispiel im Finanzwesen und in Behörden, entscheiden sich möglicherweise für die On-Premises-Option, da sie mehr Kontrolle über die Datensicherheit bietet.

Hybrid

Einige SharePoint-Benutzer entscheiden sich für ein hybrides Bereitstellungsmodell, das Cloud- und On-Premises-Modell kombiniert. Mit einem hybriden Modell können Benutzer ihre Content-Management-Strategien schrittweise von der lokalen Bereitstellung in die Cloud verlagern, anstatt alles auf einmal zu tun. Unternehmen können eine hybride Bereitstellung auch nutzen, um hochsensible Daten vor Ort zu speichern und weniger sensible Daten in der Cloud zu verwalten.

Insgesamt können Unternehmen mit diesem Ansatz die Vorteile der Cloud, wie zum Beispiel geringere Installations- und Wartungskosten, mit denen der lokalen Speicherung, wie zum Beispiel erhöhte Sicherheit, kombinieren. Diese Option erfordert jedoch immer noch höhere Vorab- und Wartungskosten als eine Standard-Cloud-Bereitstellung.

SharePoint-Versionen

Die neuesten Versionen von SharePoint, SharePoint Online und SharePoint 2019, bieten ähnliche Funktionen, haben aber unterschiedliche Bereitstellungs- und Preisoptionen.

SharePoint Online

SharePoint Online ist das Cloud-Angebot von Microsoft, das Unternehmen über monatliche oder jährliche Abonnements erwerben können. Microsoft vertreibt SharePoint Online als eigenständiges Produkt, aber Unternehmen erwerben es in der Regel als Teil eines Microsoft 365-Abonnements.

SharePoint Online ist mit SharePoint Premium integriert, einem KI-Add-on, das früher als SharePoint Syntex bekannt war. Zu den Funktionen von SharePoint Premium gehören Datenextraktionsfunktionen, die automatisch Lieferantennamen und -adressen aus Rechnungen ziehen und Arbeitsabläufe beschleunigen können.

Die Preise für das eigenständige SharePoint Online-Abonnement finden Sie hier.

SharePoint 2019

SharePoint 2019 ist Microsofts aktuelles On-Premises SharePoint-Angebot, das Benutzern ein hohes Maß an Kontrolle über ihre Daten bietet. Um SharePoint 2019 zu nutzen, müssen Unternehmen ihre eigenen SharePoint-Farmen erwerben – Gruppen von Servern, die die Software hosten – und die Routinewartung selbst durchführen.

Bei dieser Option müssen die Nutzer eine Lizenz für jeden Server und eine Client-Zugriffslizenz (CAL) für jeden Nutzer erwerben.

Die Content-Management-Funktionen von SharePoint und seine native Integration mit anderen Microsoft-Produkten können Unternehmen dabei unterstützen, Arbeitsabläufe zu optimieren und Daten teamübergreifend zu schützen. Content-Management- und IT-Verantwortliche, die eine Implementierung von SharePoint planen, sollten die Anpassungs- und Sicherheitsanforderungen ihres Unternehmens berücksichtigen, um die richtige Bereitstellungsoption für ihre Bedürfnisse zu wählen.