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Kommunikationssysteme für den Notfall richtig planen
Die Notfallkommunikation ist eine der ersten Maßnahmen, die Firmen bei einem Störfall ergreifen sollten. Ein automatisiertes System ist wichtig, muss aber geplant sein.
Jedes Unternehmen sollte einen Kommunikationsplan für den Notfall besitzen, um die Risiken während eines solchen unvorhergesehenen Ereignisses zu verringern. Wenn sich ein Unfall ereignet, ist die Fähigkeit entscheidend, Angestellte, erste Helfer, Entscheidungsträger und Familienangehörige schnell zu informieren.
Das „Business Continuity Institute“ hat in seinem Emergency Communications Report aus dem Jahr 2020 berichtet, dass 67 Prozent der an einer Umfrage beteiligten Unternehmen ein software-basiertes Massenalarmierungssystem als eine Schlüsselkomponente ihrer Kommunikationssysteme für den Notfall einsetzen. Im vorhergehenden Jahr waren es erst 59 Prozent gewesen. Software-basierte Systeme, die die Kommunikation im Notfall erleichtern, sind eine wichtige Entwicklung in diesem Bereich.
Trotz der anwachsenden Technologie zur Unterstützung der Notfallkommunikation bleibt der Mangel an vorhandenen Plänen ein Risiko für Unternehmen jeder Größe. Der Einsatz von softwaregestützten Kommunikationssystemen für den Notfall – besonders von solchen, die Automatisierung verwenden – reduziert neben gut organisierten und regelmäßig getesteten Plänen diese Risiken.
Die Kommunikation zwischen den Angestellten organisieren
Wenn irgendwelche störende Ereignisse auftreten, müssen die Unternehmen zuerst die Situation feststellen und dann ihre Lage an die zuständigen Stellen weiterleiten. Für ein kleines Unternehmen mit nur ein paar Angestellten wird der Kommunikationsplan für den Notfall so einfach wie ein Telefonanruf, eine Textnachricht oder eine E-Mail an das Team sein. In größeren Unternehmen, die sich über mehrere Orte erstrecken, ist der Kommunikationsprozess im Notfall komplizierter.
Die Unfähigkeit, im Ernstfall schnell mit den Angestellten in Kontakt zu treten, könnte zu Problemen oder Ausfällen bei Angestellten führen, die direkt mit der Situation konfrontiert sind. Das Unternehmen ist eventuell nicht in der Lage, ohne die komplette Beteiligung der Angestellten normal zu funktionieren. Darüber hinaus werden die Angestellten ohne rechtzeitige Vorwarnung unfähig oder unvorbereitet sein, auf die Situation zu reagieren, was zu Rechtsstreitigkeiten führen könnte. Angestellte und ihre Familien werden womöglich zusätzliche Klagen einreichen, wenn sie Schaden genommen haben.
In vielen Unternehmen hat die Covid-19-Pandemie neue Modelle von Remote Work in Gang gesetzt. Das führt auch dazu, dass Unternehmen die Art und Weise ändern müssen, wie sie die Angestellten über problematische Ereignisse informieren. Zum Glück erlaubt es Kommunikations-Software im Notfall, Botschaften an einzelne oder Gruppen von Angestellten zu senden – zum Beispiel an jene, die in Teams oder in alternativen Arbeitsbereichen tätig sind. Wesentlich ist dabei, kontinuierlich für Software-Updates zu sorgen, um den Versand von Nachrichten zu optimieren.
Automatisierung einrichten
Ob die Unterbrechung der Geschäftsprozesse durch ein betriebliches Problem oder eine Naturkatastrophe ausgelöst wird, wesentlich ist eine schnelle und effiziente Kommunikation durch ein automatisiertes System.
Fehler bei der Kommunikation eines betrieblichen Problems – wie zum Beispiel beschädigte Ausrüstung, die zu Unterbrechungen der Geschäftsprozesse führt – mit Kunden oder Anteilseignern können Klagen wegen mangelnder Effektivität, Rufschädigung und Kunden- und Einkommensverlusten nach sich ziehen. Automatisierte Informationssysteme versenden dagegen schnell Nachrichten an große Personengruppen. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von negativen Resultaten aufgrund von Verzögerungen beim Nachrichtenversand.
Manchmal stehen rechtzeitige Warnungen vor einer herannahenden Naturkatastrophe wie zum Beispiel bei einem Hurrikan oder bei einem Schneesturm zur Verfügung. In anderen Fällen wie bei plötzlich auftretenden Tornados, Überschwemmungen, Schlammlawinen oder Tsunamis werden wahrscheinlich nur geringe oder gar keine Warnmeldungen im Vorfeld vorhanden sein. Ein Kommunikationssystem für den Notfall muss Zugang zu internen und externen Informationsquellen wie zum Beispiel Fernsehen, Radio und sozialen Medien haben, um effektiv eine bestimmte Situation zu Angestellten und Anteilseignern soweit wie möglich im Vorfeld vermitteln zu können.
Automatische Kommunikationssysteme für den Notfall liefern auch Audiozeichnungen von den erzeugten Meldungen, den erhaltenen Antworten und anderen wichtigen Messzahlen. Zu den Herstellern für solche Systeme gehören zur Zeit Everbridge, AlertMedia, Emergency Communications Network und One Call Now. Ein wichtiges Feature der meisten automatisierten Systeme besteht in der „Ich bin OK“-Bestätigung, mit der Personen, die Botschaften erhalten, auf deren Empfangsstatus reagieren können. Ein Zugang zu diesen wichtigen Informationen erleichtert den Notfall-Teams, effizienter auf das Ereignis zu reagieren und es zu managen.
