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Intelligentes BPM verbindet ERP mit anderen Enterprise Apps
Da immer mehr Organisationen iBPM mit ihren ERP-Systemen verbinden, sollten man die Enterprise-Apps modularisieren und umfangreiche ERP-Anpassungen vermeiden.
Unternehmen kennen die Herausforderungen, die mit dem Customizing von ERP-Systemen verbunden sind – vor allem, wenn ein Upgrade bevorsteht.
Was sie vielleicht nicht wissen, ist, dass intelligentes Business Process Management (intelligentes BPM oder iBPM) helfen kann, ihr ERP-System mit anderer Unternehmenssoftware zu verbinden und temporäre Anwendungen zu erstellen, die die Notwendigkeit einer umfassenden Anpassung des ERP minimieren.
Da immer mehr Unternehmen ihre ERP-Systeme mit intelligenten BPM-Produkten überlagern wollen, raten Experten, sich auf die Lösung der zugrunde liegenden Geschäftsprobleme zu konzentrieren und diese so weit wie möglich zu modularisieren.
„Die andauernde Verschiebung von monolithischen Systemen auf modularisierte ERP-Plattformen hat Unternehmen die Möglichkeit eröffnet, iBPM-Produkte über ERP zu legen“, sagt Mathias Kirchmer, Geschäftsführer und Co-CEO der Unternehmensberatung BPM-D. ERP-Anbieter beginnen, ihre Anwendungen als Plattformen zu betrachten, auf denen sie aufbauen können, was anderen Tools die Verwaltung von Prozessen ermöglicht und für Unternehmen Chancen eröffnet.
„Dies ist die Chance, eine intelligentere Art der Prozesssteuerung einzuführen und die Art und Weise zu organisieren, wie Sie eine Beschaffungsanfrage stellen oder die Wartung organisieren“, sagt Kirchmer.
Diese können mit herkömmlichen ERP-Systemen oder mit flexibleren Automatisierungsansätzen oder sogar mit Robotic Process Automation (RPA) bewältigt werden, wobei die Daten gleichzeitig in ERP-Module und andere Systeme mit iBPM übertragen werden.
Einer der Vorteile, diese Geschäftsprozesse mit intelligentem BPM zu lösen, anstatt sie in das ERP-System zu programmieren, ist der sich abzeichnende Trend in iBPM, sich in eine Low-Code-Umgebung zu verwandeln.
„Das ist etwas, was die Anbieter der Anwendungen sehr ernst genommen haben, da die digitale Transformation immer mehr zum Standard wird“, sagt Matthew Tharp, Chief Evangelist bei Bpm'online, einem Anbieter von BPM-Software für CRM.
Viele dieser Tools sind für Anwender entwickelt, die keine Erfahrung mit Programmierung haben, so dass sie nicht umfangreich geschult sein müssen, um einen benutzerdefinierten Prozess zu erstellen.
Intelligentes BPM treibt komplexe Prozesse voran
Häufig verwendete Prozesse, die von Geschäftsanwendern identifiziert werden können, sind eine Möglichkeit, um die Vorteile von iBPM zu nutzen. In einigen Fällen können es auch komplexe Prozesse sein, die mehrere Daten-Feeds erfordern. Ein Beispiel für einen beliebten Prozess ist die Erstellung und Aktualisierung von Angeboten im ERP-System und die Verwaltung des restlichen Prozesses in einer CRM-Anwendung.
„iBPM kann die Angebotserstellung und -verwaltung im CRM-System orchestrieren und Produktbestandsdaten aus ERP in Echtzeit integrieren“, so Tharp. „ERP-Systeme können oft den Angebot-zu-Rechnung-Prozess abwickeln, aber der integrierte Workflow ist nicht für den Endanwender konzipiert.“
Zusätzlich hilft iBPM laut Tharp, die Lücken zwischen den Systemen, wie zum Beispiel Buchhaltungs- und Steuersystemen, zu schließen. Es übergibt nicht nur die Daten hin und zurück, sondern fügt auch eine Funktionsebene hinzu, zum Beispiel eine andere Sicht auf den Kunden durch das Einlesen von Daten. Die Idee ist, den Prozess weniger auf den Papierkram und mehr auf Governance, Genauigkeit und andere Geschäftsprobleme zu konzentrieren.
„Wenn es um die Abwicklung von Prozessen mit iBPM geht, gilt, je komplexer eine Transaktion, desto besser kann iBPM für sie arbeiten“, sagt Greg Crouse, Managing Director bei Navigant, einem Beratungsunternehmen für Professional Services.
Ein Beispiel ist ein Kredit, bei dem unterschiedliche Datenquellen zusammengeführt und Genehmigungen eingeholt werden. Dies hat zur Folge, dass der typische Kreditprozess, der bis zu 30 Tage dauern kann, sich mit einem iBPM-System auf buchstäblich Sekunden reduzieren lässt – vorausgesetzt, alle Datenquellen, Genehmigungen und Regeln sind enthalten.
Bisher mussten Rules Engines, Datenquellen und andere Komponenten manuell angeschlossen werden, um Entscheidungen zu treffen, was den Prozess erweitert. „Was intelligente BPM-Systeme für uns schaffen, ist die Integration der Rules Engine und des Frameworks, um komplexe Dinge zu bearbeiten“, sagt Crouse.
Modularisierte Anwendungen sorgen für schmerzfreie Wartung
Wenn Unternehmen ihre ERP-Systeme mit intelligenten BPM-Anwendungen überlagern, raten Experten dazu, die Anwendungen modular zu halten, um die Wartung zu erleichtern.
„Ähnlich wie bei serviceorientierten Architekturprinzipien ist es gute Praxis, separate Regeln für verschiedene Datenquellen zu haben“, sagt Crouse. „Wenn sich die Datenquelle für etwas wie einen Satelliten-Feed ändert, ist es relativ einfach, sie zu ändern, anstatt die gesamte Regel zu überarbeiten.“
Modulare Regeln sind besonders wichtig, da immer neue Daten-Feeds auftauchen. Zum Beispiel kann ein Unternehmen einen anderen Cloud-basierten Datenservice verwenden oder Daten von selbstfahrenden Google-Fahrzeugen anstelle von Google Maps abrufen.
Wie bei vielen anderen IT-Projekten geht es bei der Überlagerung von intelligentem BPM auf ERP-Systemen nicht so sehr um die Technologie, sondern darum, die Technologie zur Lösung eines Geschäftsproblems zu nutzen und letztlich dem Endanwender die Arbeit zu erleichtern.
Man sollte also komplexe Prozesse wählen, Regeln modularisiert halten und umfangreiche ERP-Anpassungen vermeiden. Dies trägt dazu bei, eine bessere Entscheidungsfindung in einer Organisation ohne übermäßige menschliche Eingriffe zu ermöglichen.
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