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Geschäftsprozesse mit einfachen Regeln im ERP automatisieren
ERP-Systeme stellen verschiedene Tools zur Verfügung, um einfachere Prozesse, bessere Ergebnisse und verringerte Kosten zu erzielen. Man muss sie nur kennen.
Die meisten ERP-Experten sind sich einig, dass die Anpassung eines ERP-Systems bei komplexer Prozessautomatisierung mehr Aufwand bedeuten kann, als sich lohnt. Gleichzeitig kann die Überlagerung eines anderen Systems über die ERP-Suite mehr sein, als benötigt wird.
Es gibt eine dritte Möglichkeit, wenn das ERP-System selbst über die notwendigen Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen verfügt und Regeln innerhalb der Suite festgelegt werden können.
Der Einsatz dieser integrierten Tools zur Automatisierung einfacher Prozesse und die Verwendung von Cloud-ERP-Systemen kann Anpassungen vermeiden und Bedenken hinsichtlich der Fragilität, insbesondere bei Upgrades, zerstreuen.
Der Wunsch von Unternehmen, Anpassung an ERP-Systemen zu vermeiden, ist verständlich. Eine Überanpassung kann in einigen Fällen eine komplette Neuinstallation des ERP-Systems erforderlich machen. Um den Bedarf an umfangreichen Anpassungen zu reduzieren, haben Hersteller Tools eingeführt, die einige der gewünschten Funktionen in ihren Systemen bereitstellen, einschließlich SAP.
Geschäftsprozessen mit vorhandenen Tools automatisieren
„Prozessautomatisierungs-Tools innerhalb der ERP-Software sind nicht neu, und Anbieter wie SAP haben bereits seit 2011 Business Rule Frameworks“, sagt Julien Delvat, SAP S/4HANA Center of Excellence Lead und Business Transformation Mentor bei Bluefin Solutions. Derzeit bietet SAP zum Beispiel BRFplus und Oracle Business Rules an.
„Der Trend zu digitalen Kernanwendungen, insbesondere mit SAP S/4HANA, der neuesten Generation der ERP-Plattform des Anbieters, hat zu mehr Prozessautomatisierung über die Nutzung von Microservices geführt, ohne separate BPM-Tools (Business Process Management) einzuführen“, erklärt der Berater.
Zum Beispiel hat Delvat in einem aktuellen S/4HANA-Projekt Entscheidungsprozesse wie die Beschaffung ohne BPM oder intelligentes BPM-Overlay automatisiert. Die Berater haben Regeln definiert, zum Beispiel wie viel ein Kauf kosten darf oder in welche Kategorie er fällt, bevor er manuell genehmigt werden muss.
Darüber hinaus können laut Delvat rudimentäre KI-Features Operationen wie den Rechnungsabgleich vervollständigen. Zum Beispiel kann es erforderlich sein, dass die Organisation Bankgeschäfte mit gesendeten Rechnungen abgleicht. In den meisten Fällen ist dies ein einfacher Vorgang, bei dem die Zahlung mit Datum, Betrag und Rechnungsnummer abgeglichen wird.
„Künstliche Intelligenz hilft etwa, wenn Kunden zwei Rechnungen mit einer Transaktion bezahlen. Machine Learning lässt sich verwenden, um zu verstehen wie diese Rechnungen mit den Zahlungen abgeglichen werden können“, fügt er hinzu. „Was in der Vergangenheit so kompliziert war, war die Einhaltung der Regeln. Meistens sind die Regeln aber nicht so kompliziert."
Eine große Einschränkung bei der Automatisierung von Prozessen in ERP-Systemen war früher die harte Kodierung der Regeln, die einen Programmierer erforderte oder die IT durchlief. Neue Produkte haben es Branchenanwendern erleichtert, Regeln einzurichten und zu pflegen.
Arbeitsintensiver Prozesse automatisieren
„Die besten Prozesse, die Branchenanwender im ERP-System automatisieren können, sind manuelle, zeitaufwendige Prozesse, die nicht viel Intelligenz oder Überprüfung erfordern“, sagt David Kennett, Sales Director bei Elevate2, einem NetSuite-Implementierungspartner. Dies können Aufgaben wie das Versenden und Genehmigen von Rechnungen oder das Erstellen von Berichten sein.
„Wenn man über die Erstellung von Management-Berichten nachdenkt, kann das traditionell sehr zeitaufwendig sein“, sagt der NetSuite-Spezialist. „In Wirklichkeit sind es oft die gleichen Informationen, die jeden Monat produziert werden.“ Durch den Einsatz von Reporting-Tools und moderner Buchhaltung in ERP-Algorithmen kann dies automatisiert werden und helfen, Berichte termingerecht zu versenden.
Einfache Regeln bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen
So wie Organisationen einfache Prozesse innerhalb des ERP-Systems automatisieren wollen, müssen auch die Regeln einfach gehalten werden. „Generell versuchen wir, die Kunden zu ermutigen, auch Prozesse zu vereinfachen“, erläutert Kennett.
Deshalb ist es wichtig, bei der Erstellung von Regeln zunächst einen Rahmen zu schaffen. Zum Beispiel sollte laut Kennett eine Kostengenehmigungsmatrix zukunftssicher gestaltet sein und unvorhergesehene Anwendungsfälle ohne Nachbearbeitung bewältigen können.
Automatisierung erfolgt am besten in Cloud-Systemen
Der Erfolg der Prozessautomatisierung im ERP-System hängt auch vom System selbst ab. Für viele Benutzer kann der Gedanke, das System anzupassen, Schweißperlen auf die Stirn treiben, da sie sich für das nächste Upgrade eine langwierige Testphase ausmalen. In einem System, das für die Cloud entwickelt wurde, werden der Workflow und die Anpassung durch Upgrades jedoch nicht beeinträchtigt.
„Die besten Cloud-Systeme haben eine separate Schicht von Anpassungen, die nicht durch Upgrades beeinflusst werden“, sagt Kennett. Da Unternehmen immer noch auf der sicheren Seite stehen und vor Upgrades testen wollen, bietet NetSuite eine Preview-Umgebung für ein neues Release an, die zeigt, was mit den Anpassungen geschehen wird.
Für einfache Prozesse in Cloud-Systemen kann der Einsatz der integrierten ERP-Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ein passender Weg sein, um Zeit zu sparen und Schwierigkeiten zu vermeiden. Bestehende Tools können viele der einfachen Buchhaltungs- und Abstimmungsprozesse automatisieren. Solange die Regeln simpel gehalten werden, sollte es relativ einfach sein, das System zu warten.
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