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Geheimtipp: Unterschätzte Funktionen in Microsoft SharePoint
Datenverbindungsbibliotheken, Wikis, Blogs und Social Networking – das sind nur einige Beispiele für unterschätzte Funktionen in Microsoft SharePoint.
Viele Administratoren haben wenig oder keine Ahnung davon, welche Funktionen es in Microsoft SharePoint gibt – und schon gar nicht, wie man sie benutzt. Wussten Sie zum Beispiel, dass SharePoint sowohl Wiki- als auch Blogfunktionalitäten integriert hat?
Und wussten Sie, dass Ihnen SharePoint bei der Zusammenstellung von Informationen helfen kann, die aufzeigen, nach was Mitarbeiter suchen und ob deren Abfragen zu Ergebnissen geführt haben?Oder war Ihnen bekannt, dass Sie sich die Resultate einer SharePoint-Suche direkt in Microsoft Office anzeigen lassen können?
Vielleicht haben Sie das alles gewusst, vermutlich aber nicht. Wie dem auch sei: Die eben erwähnten und andere wirklich nützliche Features sind von Haus aus in Microsoft SharePoint integriert. Hier die Top 10 der am wenigsten bekannten und selten genutzten SharePoint-Funktionen:
10. SharePoint-Suche als Recherchequelle
Vermutlich haben Sie den Thesaurus oder die Nachschlagefunktion in Microsoft Office für den einen oder anderen Zweck bereits genutzt. Dieses spezielle Feature verwendet den so genannten Rechercheaufgabenbereich in Microsoft Word, Powerpoint und Excel. Diese Funktion ist bereits seit Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 verfügbar.
Um SharePoint als Recherchequelle zu nutzen, versuchen Sie Folgendes:
- Öffnen Sie Microsoft Word.
- Machen Sie einen Rechtsklick in irgendeinen Teil eines Dokuments (mit oder ohne Text).
- Klicken Sie im Kontextmenü auf die Nachschlagenoption.
- Wählen Sie die Rechercheoptionen, die unten im Fenster des Recherche-Aufgabenbereichs erscheinen.
- Klicken Sie im sich öffnenden Rechercheoptionen-Fenster auf die Schaltfläche Dienste hinzufügen, und geben Sie im Feld Adresse diese URL ein: http://[server_ name]/_vti_bin/search.asmx. In dieser URL ist [servername] die Adresse Ihres MOSS Servers.
- Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Installieren, wenn Sie dazu aufgefordert werden, Ihre SharePoint-Anwendung hinzufügen. Diese wird in dem Dialogfeld aufgelistet.
- Klicken Sie auf OK, um den Dialog Hinzufügen zu schließen.
- Wenn Sie das nächste Mal eine Nachschlagenaktion ausführen, wird die SharePoint-Anwendung in der Dropdown-Liste der Recherchequellen aufgelistet.
9. Suchanalyse
Viele SharePoint Nutzer beschweren sich darüber, dass die Suche innerhalb von SharePoint alles andere als perfekt ist. Das ist nicht ganz unwahr. Leider scheint niemand zu wissen, wie man diesen Makel beheben kann. Obwohl sich die Lösung des Problems von Organisation zu Organisation unterscheiden dürfte, kann hier vielleicht eine kaum genutzte Funktion recht gut helfen: die Suchanalyse.
Diese Funktion informiert Sie darüber, welche Begriffe verwendet werden, um nach Inhalten zu suchen, welche Abfragen keine Ergebnisse bringen und welche Abfragen Ergebnisse ohne Klicks erzeugen. Sie können auf die Analysefunktion für Website- und Website-Sammlungen im Menü Website-Einstellungen einer Website oder Website-Sammlung zugreifen, je nachdem, auf welcher Ebene Sie die Daten haben wollen. Für die Suchanalyse müssen Sie die SharePoint-Zentraladministration im Abschnitt Sucheinstellungen aufsuchen.
8. RSS-Feeds
Really Simple Syndication, kurz RSS, gibt es schon seit den späten 1990er Jahren. Ursprünglich sollte damit ein einfaches, standardisiertes Verfahren zur Syndizierung von Nachrichteninhalten für ein breites Publikum möglich gemacht werden.
Syndizierung bedeutet, dass veränderliche Informationen wie Schlagzeilen einer Nachrichtenagentur weiterverwendet werden, etwa auf anderen Websites oder in einem Nachrichtenticker auf Ihrem Rechner. So kann man aktuelle Veröffentlichungen auf einer Website verfolgen, ohne die Website selbst regelmäßig besuchen zu müssen.
RSS lässt sich allerdings viel breiter anwenden als nur für Nachrichten. Tatsächlich kann alles in SharePoint über einen Standard-RSS-Feed syndiziert werden. Das bedeutet, dass Sie über das Standardformat Inhalte in SharePoint bereitstellen können, die für Anwendungen im gesamten Unternehmen verfügbar sind.
Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Content von Listen oder Bibliotheken in Microsoft Outlook anzeigen lassen möchten, da Outlook über einen integrierten RSS-Reader verfügt. Und wenn Sie eine öffentlich zugängliche Website haben, können Sie Besuchern ohne Programmierung einen automatisierten News-Feed anbieten. Diese Funktion ist sowohl in Windows SharePoint Services (WSS) als auch MOSS verfügbar.
7. Datenkatalog für den Business-Einsatz
Microsoft SharePoint kommt in vielen Unternehmen als zentrale Dokumenten- und Portalplattform zum Einsatz. Für Anwender von großer Bedeutung ist daher ein reibungsloser Import von Geschäftsdaten aus allen erdenklichen ERP- oder Datenbankmanagementsystemen (DBMS) von SAP, Oracle oder IBM sowie aus MySQL- oder anderen relationalen Datenbanken.
Der Business Data Catalog (kurz: BDC) ermöglicht es SharePoint, auf strukturierte Daten aus verschiedenen IT-Systemen eines Unternehmens zuzugreifen – egal, ob eine SAP-Implementierung oder einfach nur eine Datenbank innerhalb eines SQL beziehungsweise Oracle Servers. Jedes Daten Repository, das Sie mit einem SQL-Aufruf oder einem Web-Service verbinden können, ist in diesem Fall ohne Codieraufwand für den BDC verfügbar.
Wenn Sie den BDC verwenden, können Sie die Daten für die SharePoint-Suchmaschine freigeben. Damit lassen sich die Daten in einer Datenbank oder einem anderen IT-System finden, indem Sie einfach eine Abfrage ähnlich wie für eine normale Inhaltsuche abschicken.
Auf diese Weise können Sie ganz einfach in SharePoint Suchergebnisse und einzelne Datensätze abrufen. Darüber hinaus ermöglicht das BDC, diese Daten in Listenspalten zu formatieren oder Profildaten über die Nutzer aus Ihrem HR-System zu versorgen. MOSS Enterprise ist die einzige Version, die über diese Funktion verfügt.
6. Datenverbindungsbibliothek
Wo finde diese Datenbank und wie kann ich zu ihr eine Verbindung herstellen? Dies sind zwei häufig gestellte Fragen – sowohl von Power-Usern als auch von ganz normalen Benutzern. Jeder dieser Benutzertypen möchte Daten in einer Datenbank für die lokale Analyse in Excel zur Verfügung haben, aber keiner hat das Know-how, um die Daten zu finden. Darüber hinaus werden Sie vielleicht nicht unbedingt wollen, dass jeder Benutzer eigenhändig eine Verbindung zu seinen Daten herstellt.
Die Datenverbindungsbibliothek – auch unter der englischen Bezeichnung Data Connection Library (DCL) bekannt – versucht, einige dieser Herausforderungen zu lösen. Dazu richtet sie einen vertraulichen und gemanagten Speicherort für Pre-Build-Datenverbindungen ein. Diese Verbindungen können von einem vertrauenswürdigen Teamkollegen erstellt werden.
Die Daten können dann hochgeladen und von jedem genutzt werden, der Zugriff auf die Bibliothek hat. Durch das Hochladen einer Datenverbindungsdatei in eine Datenverbindungsbibliothek wird es mithilfe der InfoPath-Formularvorlagen ermöglicht, die Datenquellen, die in den Dateien beschrieben sind, zum Empfangen und Versenden von Informationen zu verwenden. Diese Funktion finden Sie nur in MOSS.
5. Wikis und Blogs
Wikis und Blogs werden von Unternehmen noch zu wenig genutzt und kaum verstanden. Dabei könnten Firmen mit Blogs und Wikis einen großen Sprung nach vorne machen und Informationen und Inhalte effizient an Mitarbeiter verteilen.
Beide unterliegen zwar verschiedenen Ansätzen zur Content-Erstellung. Aber sie liefern zusammen die Antwort auf eine kritische Frage für alle Unternehmen: Wie können Wissensarbeiter leicht und ohne großen Aufwand Informationen austauschen? Auf Blogs produzieren Mitarbeiter Inhalte, die leicht geteilt und von anderen kommentiert werden können. Wikis hingegen eignen sich besser zur Zusammenarbeit und ermöglichen die Erstellung von Gruppenbeiträgen.
Blogs sind gut in Situationen, in denen ein Experte Informationen und Wissen teilen möchte. Wikis sind gut, wenn eine Gruppe zusammenarbeiten muss, um beispielsweise einen einzelnen Artikel zu produzieren. In beiden Fällen unterstützt SharePoint die Content-Ersteller: Wiki- und Blog-Konstrukte lassen sich mit SharePoint einfach erstellen, aktualisieren und verbreiten – basierend auf den Bedürfnissen und Anforderungen der Anwender. Von dieser Funktion profitieren WSS- und MOSS-Nutzer gleichermaßen.
4. Enterprise Social Networking
Wer ist in Ihrem Team? Kennen Sie jemanden in der Personalabteilung, der Sie dem Leiter einer bestimmten Gruppe vorstellen könnte? An welchem Problem hat Ihr IT-Experte für Active Directory zuletzt gearbeitet? Dies sind alles Fragen, auf die die Social-Networking-Funktionen von SharePoint eine Antwort geben können.
SharePoint hat den Überblick über viele Profilattribute von Benutzern des Systems. Um auf dem Laufenden zu sein, können Sie festlegen, dass Sie bestimmten Mitarbeitern innerhalb oder außerhalb Ihrer Abteilung „folgen“ möchten. Denjenigen von Ihnen, die Twitter verwenden, ist das Follower-Konzept bestens vertraut.
Es bedeutet konkret: Wenn Person X auf ihrer Website einen Blog-Eintrag postet, und Sie ihr „folgen“, dann werden Sie über den neuen Eintrag automatisch informiert. Wenn Sie Leuten einer anderen Abteilung vorgestellt werden möchten, können Sie mit der Personensuche Personen aus dieser Abteilung suchen und dann weitere Mitarbeiter in der Gruppe suchen, zu denen Sie vielleicht schon Kontakte haben. Und all diese Funktionen werden regulär in SharePoint zur Verfügung gestellt. Das Feature stellt nur MOSS bereit.
3. Meine Website
Meine Website ist ein Feature in SharePoint, das es Anwendern ermöglicht, ihre ganz persönliche Zusammenstellung von Websites zu „besitzen“. Diese Funktion hat allerdings auch Nachteile für den Admin. Wenn Endbenutzer volle Kontrolle über eine Website-Sammlung haben, kann dies unerwünschte Nebenwirkungen zur Folge haben – von der Verletzung von Datensicherheitsrichtlinien bis hin zu übermäßigem Speicherverbrauch.
Wenn Sie diese Herausforderungen entschärfen, kann Meine Website der Schlüssel für eine benutzerorientierte Gestaltung sein. Diese bietet die Flexibilität, um Endusern Inhalte und Anwendungen nach deren Vorstellung generieren zu lassen. Sie haben sogar die Möglichkeit, ihre eigene kollaborative Website zu erstellen und zu verwalten. Diese Funktion finden Sie nur in MOSS.
2. Webpart für Inhaltsabfragen
Inhaltsabfrage ist ein Standard Webpart, das in MOSS – aber nicht WSS – enthalten ist. Es ermöglicht Ihnen, die Inhalte einer SharePoint-Website-Sammlung abzufragen und in Form von Navigationselementen anzeigen zu lassen. Die Ergebnisse der Abfragen können dabei mit zusätzlichen Filtern eingegrenzt werden.
Wichtig ist: Das Webpart verwendet nicht die SharePoint-Suchfunktion. Stattdessen nutzt es die native SharePoint Collaboration Application Markup Language, bekannt auch als CAML, um den passenden Inhalt zu den angegebenen Kriterien zu finden.
Der größte Vorteil dieses Webparts ist, dass Sie detailliert angeben können, wie die Ergebnisse angezeigt werden sollen. Unternehmen sind damit sehr flexibel, wenn sie dieses Webpart einsetzen.
Zum Beispiel können sie das Webpart nutzen, um die Websitesammlung nach Nachrichten auf verschiedenen Unternehmens-Websites abzufragen und sie wie Navigationselemente auf der Homepage eines Intranets anzeigen zu lassen. Auch dies ist eine MOSS-only-Funktion.
1. SharePoint Web Services
SharePoint stellt fast alle Funktionalitäten über SOAP-basierte Web-Services zur Verfügung. Um daraus wirklich einen echten Nutzen zu ziehen, müssten Sie zwar ein Entwickler sein – oder jemand, der Web-Services sehr gut versteht – doch es gibt auch eine standardisierte Möglichkeit, Daten aus SharePoint zu senden und abzurufen.
Angenommen, Sie möchten den Vor- und Nachnamen von jemanden erfahren oder für eine Spesenabrechnung mit einem InfoPath-Formular den Namen des Vorgesetzten dieser Person in Erfahrung bringen. Sie können in diesem Fall den User Profile Web Service von SharePoint nutzen, um nach dieser Person zu suchen und seine Profildetails abrufen.
In diesem Beispiel ist keine Programmierung erforderlich. Darüber hinaus wird eine Menge von Informationen zur Verfügung gestellt, die bei der Verarbeitung einer Spesenabrechnung verwendet werden können. Beide, WSS und MOSS, beinhalten jeweils SharePoint Web Services als Feature.
Seien Sie ehrlich: Welche dieser vorgestellten Funktionen haben Sie wirklich gekannt? Und von welchen haben Sie überhaupt nicht gewusst, dass sie existieren?
Keine Sorge, auch wenn Sie ein noch so gewiefter SharePoint-Admin sind – man kann nicht alles wissen. Schließlich ist SharePoint ein riesiges, komplexes Produkt. Aber jetzt, da Sie um diese Funktionen wissen, können Sie vielleicht einen zusätzlichen Nutzen aus Ihrer SharePoint-Umgebung ziehen.
