Fünf Kriterien für den Kauf von Backup-Software

Der Versuch, die Produktfeatures eines Herstellers in einer Art Kreuztabelle darzustellen und mit denen eines anderen Herstellers zu vergleichen, kann eine entmutigende Aufgabe sein. Backup- und Recovery-Software verschiebt Daten fast durch die ganze Infrastruktur eines Rechenzentrums, so dass ihre Implementierung, die Ausbildung der Mitarbeiter und die Erhaltung von Support dafür keine einfache Sache ist.

Die Anfrage oder der Request for Proposal (RFP) für die Backup-Software im Rechenzentrum sollte die folgenden fünf Faktoren beachten, um eine realisierbare, langfristige Data-Protection-Strategie für das Unternehmen sicherzustellen:

1. Welchen Support bieten die Hersteller von Backup-Software an? Der Support sollte der am stärksten gewichtete Faktor in jeder Herstellerauswahl bei Backup- und Recovery-Software sein. Software für Data Backup tangiert fast alle Bereiche eines Rechenzentrums, einschließlich einer Basis für Test und Entwicklung und Analytics-Prozesse. Die Aussichten auf mangelnde Kooperation mit anderen Komponenten können hoch sein – eventuell klappt es an einem Punkt, aber später funktioniert es nicht. Aus diesen Gründen müssen Unternehmen die Fähigkeiten der Backup-Anbieter prüfen, ob sie qualitativ hochwertigen Support und Training anbieten können.

Überraschenderweise kommt ein Teil des besten technischen Supports von Quellen jenseits der Hersteller von Backup-Software für Rechenzentren. Reseller können zum Beispiel einen ausgezeichneten Support für Backup-Infrastruktur anbieten, da oft nicht die Komponenten der Software selbst die Probleme verursachen.

Die Probleme bestehen eher darin, wie die Software mit der Server-Hardware, den Storage-Adaptern, Betriebssystemen und Anwendungen zusammenarbeitet. Ein Reseller besitzt oft mehr Erfahrung mit der gesamten IT-Umgebung, da er sehr eng mit den Kunden zusammenarbeitet, um ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

2. Komplexe Aufgabe: die richtigen Funktionalitäten bestimmen. Eine der wichtigsten Anforderungen an jede Backup- und Recovery-Software besteht darin, dass sie die verschiedenen Betriebssysteme, Umgebungen wie VMWare und Anwendungen einschließlich Oracle, Microsoft SQL und Exchange unterstützt. Dies erstreckt sich zunehmend auch auf die Lauffähigkeit in IaaS- und SaaS-Plattformen in der Public Cloud.

Es ist einfach zu identifizieren, welches System die Backup-Software unterstützen kann. Der knifflige Teil besteht darin, den Hersteller-Support für die Plattform sicherzustellen, weil es sich um mehr als eine einfache Checkliste handelt. In der Regel möchte ein Unternehmen, dass diese Plattformen mehrere Funktionen einschließlich einem plattformübergreifenden Recovery erfüllen.

Die spezifischen Features, auf die ein Unternehmen größtenteils achten sollte, hängen davon ab, ob es sich um die Installation eines einzigen Backup-Prozesses handelt oder ob es um das Ausfüllen einiger Löcher geht, die die aktuelle Backup-Software nicht abdeckt.

Viele Unternehmen sind heute zu fast 100 Prozent virtualisiert und verfügen über eine Virtual-First-Strategie, so dass Virtualisierungs-spezifische Funktionen wichtig sind.

Backup-Software sollte auch in der Lage sein, ein Backup von VMs jenseits des Hosts zu machen: Dies bedeutet, es besteht kein Grund, den Backup-Agent innerhalb der VM oder des physischen Hosts zu installieren. Alle modernen Backup-Anwendungen sollten Changed Block Tracking verwenden, bei dem nur die geänderten Segmente innerhalb des Backups zu dem Backup-Gerät gesendet werden.

Recovery ist ein anderer Bereich, der deutliche Verbesserungen bei virtualisiertem Datenschutz erlebt hat. Man schaue zum Beispiel nach Software mit Recovery-Features in-place oder Instant Recovery. Gibt es zum Beispiel den Ausfall eines physischen Servers oder Datenkorrumpierung, erlaubt Instant Recovery einer VM, Zugang zu einer geschützten Kopie ihrer Daten direkt beim Backup-Speicher zu bekommen.

Damit wird Zeit eingespart, wenn man Daten über das Netzwerk schicken müsste. Wenn die ganze VM wiederhergestellt werden muss, kann das Image mit Tools wie Storage vMotion einfach zu dem primären Storage verschoben werden.

Einige Hersteller bieten Recovery direkt in der Public Cloud an. Damit lassen sich Duplikate oder redundante Ausrüstung an DR-Standorten eliminieren, was deutliche Kapitaleinsparungen für das Unternehmen bedeutet.

Geschäftskritische Anwendungen wie zum Beispiel Microsoft Exchange, Oracle und SQL stellen einen API-Zugang für die Datenbank zur Verfügung, um sie während der Online-Aktivität zu schützen. Man sollte sich nach Anwendungen umsehen, die diese APIs unterstützen.

Anwendungen sollten auch die Daten auf einem mehr granularen Niveau wiederherstellen als nur die Datenbank selbst, wie zum Beispiel Mailboxen, individuelle Mitteilungen oder Tabellen. Man sollte überprüfen, ob die Backup- und Recovery-Software mit den neuesten Versionen der Anwendungen übereinstimmt. Ansonsten könnte sich die Backup-Software des Rechenzentrums als ein Bottleneck bei Upgrades von Anwendungen erweisen.

3. Datenschutz in einer Evaluierungszeit von 30 Tagen prüfen. Backup- und Restore-Software erhält man in der Regel für einen Evaluierungszeitraum von 30 oder manchmal auch 45 Tagen. Man geht von der Erwartung aus, dass IT-Professionelle in diesem Zeitraum alle Features und Fähigkeiten der Software testen sowie Stresstests durchführen können, um zu prüfen, wie sich das Produkt unter extremen Bedingungen verhält.

Die Software an ihre Grenzen zu treiben, ist wichtig. Ziel ist es dabei, den Gebrauch der Software über den Verlauf von Jahren hinweg zu simulieren. Während das Testen der Backup- und Recovery-Grundlagen relativ unkompliziert ist, werden die IT-Professionals dagegen realistisch gesehen kaum in der Lage sein, den langfristigen Einsatz innerhalb von 30 Tagen zu simulieren.

Besondere Schwachpunkte erfordern Tests, was am wichtigsten bei den Metadaten ist, die von Software erzeugt werden. Diese Metadaten verweisen auf die Speicherplätze aller Daten und die Datenversionen, die von der Software geschützt werden. Schnelle Suche und Erneuern der Metadaten ist für den langfristigen Einsatz wichtig, wobei viele Backup-Anwendungen auf diesem Gebiet Mängel aufweisen. Die Simulation von Schwachpunkten der Daten kann das Schreiben der gleichen Daten immer wieder auf das System implizieren, um dann eine Suche nach einer spezifischen Version dieser Daten zu beginnen.

Eine Methode, den zeitbegrenzenden Faktor zu überwinden, besteht darin, sich nach Backup-Produkten für Rechenzentren mit einem unbegrenzten Einsatz bis zu einer bestimmen Kapazität umzusehen. Dies ermöglicht es den IT-Professionals, über eine längere Zeitspanne hinaus zu testen.

Realistisch gesehen kann niemand alles testen. Ein Request for Proposal (RFP) sollte einen gewissen Schutz bei unvorhergesehenen Problemen mit der Software umfassen, die einem Unternehmen den Zugang zu freiem technischen Support ermöglicht oder sogar eine teilweise Rückerstattung beim Auftreten eines Problems.

Die Vertragsbedingungen müssen präzise sein, da an der Börse gehandelte Unternehmen bei Ungenauigkeiten nicht in der Lage sein könnten, wegen eventueller Geldstrafen die Ausgaben für die Software genau zu beziffern.

4. Das Angebot eingrenzen. Backup-Software ist oft überraschend teuer, aber es handelt sich angesichts der Menge an Anbietern auf diesem Markt um ein extrem konkurrenzfähiges Geschäft. Unternehmen sollten den RFP als ein Mittel zur Eingrenzung des Angebots benutzen, aber nach der Schaffung einer engeren Auswahlliste sollten sie offen sein, alle Hersteller für eine endgültige Auswertung heranzuziehen.

Wenn man eine Backup-Software kauft, geht es in den meisten Fällen um den Ersatz eines bestehenden Produkts. Unternehmen sollten den RFP als Anlass für ein umfassendes Geschäft nehmen und diesen Einkauf dazu benutzen, weitere Discount-Möglichkeiten bei anderen Produkten dieses Herstellers zu bekommen.

Nach der Installation der neuen Software sollte man eruieren, welche Produkte es für die Migration bestehender Backup-Daten gibt oder welche eingesetzten Produkte für Data Protection man weiterbetreiben sollte. Die Auswirkungen des Betriebs von zwei Backup-Umgebungen auf die Gesamtkosten des Unternehmens können beträchtlich sein.

5. Preise sind nicht alles. Die Backup-Software, die ein Unternehmen kauft, soll die wertvollsten und wichtigsten Vermögensgüter beschützen, über die ein Unternehmen verfügt: Daten.

Diese „Güter“ zu verlieren, selbst vorübergehend, kann teuer werden. Unternehmen sollten mit zukünftigen Lieferanten darüber sprechen, welche zusätzlichen Werte oder Leistungen sie anbieten können. Zum Beispiel liefern verschiedene Backup-Hersteller Funktionen für Copy Data Management, um weniger redundante Datenkopien innerhalb des Unternehmens zu erzeugen.

Inzwischen haben die Hersteller damit begonnen, Appliance-Modelle anzubieten – einschließlich der Integration von bestehender Software. Einige Hersteller sind ganz zu einem Modell der Betriebskosten übergegangen und bieten Backup as a Service an.

Unternehmen und Hersteller müssen eine Partnerschaft einrichten statt einer Beziehung von Kunde versus Lieferant. Backup-Software für Rechenzentren wird in der Regel für lange Zeiträume installiert, so dass eine gute partnerschaftliche Beziehung besonders wichtig ist.