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Ein Business-Plan für die Sicherung der Kommunikationssysteme
Automatisierte Notfallkommunikationssysteme sorgen dafür, dass bei einem Notfall alle Betroffenen schnellstmöglich erreicht und benachrichtigt werden, so dass sie reagieren können.
Jede Organisation sollte einen Notfallkommunikationsplan besitzen. Er minimiert die Risiken bei einem disruptiven Zwischenfall. Bei einem derartigen Ereignis ist die Fähigkeit, das Personal, Ersthelfer, Stakeholder und Familienmitglieder zu benachrichtigen, kritisch.
In seiner im Jahr 2020 veröffentlichten Studie Emergency Communications Report berichtet The Business Continuity Institute, dass 67 Prozent der Umfrageteilnehmer ein softwarebasierendes Massenbenachrichtigungssystem als Schlüsselkomponente ihrer Notfallkommunikationspläne benutzen. Im Jahr davor waren es erst 59 Prozent. Softwarebasierende Systeme, die die Notfallkommunikation vereinfachen, sind in diesem Bereich eine wichtige Entwicklung.
Trotz mehr Technologie für Notfallkommunikation bedeutet das Fehlen eines entsprechenden Plans ein Risiko für Organisationen jeder Größe. Die Verwendung softwarebasierter Notfallkommunikationssysteme, insbesondere automatisierter Systeme, reduziert neben einem gut organisierten und regelmäßig getesteten Plan diese Risiken.
Mitarbeiterkommunikation managen
Bei irgendeinem disruptiven Ereignis müssen Unternehmen als erstes die Situation einschätzen und sie dann allen, die es angeht, mitteilen. Für Unternehmen mit kleiner Belegschaft kann ein Notfallkommunikationsplan einfach in einem Telefonanruf, einer Textnachricht oder einer E-Mail an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestehen. In großen Organisationen mit mehreren Niederlassungen ist der Notfallkommunikationsprozess komplizierter.
Die Unfähigkeit, schnell mit dem Personal über einen Notfall zu kommunizieren, kann bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Schäden oder Verletzungen führen, wenn sie direkt von der Situation betroffen sind. Die Organisation funktioniert vielleicht nicht mehr richtig, wenn nicht mehr alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Außerdem können sie nicht angemessen auf eine Situation reagieren, wenn sie nicht benachrichtigt wurden. Das kann sogar zu gerichtlichen Auseinandersetzungen führen. Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und ihre Familien können vor Gericht gehen, wenn sie wegen fehlender Kommunikation geschädigt werden.
In vielen Organisationen hat COVID-19 die Arbeit von zu Hause aus befördert. Deshalb müssen die Unternehmen die Verfahren verändern, mit denen sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Fall eines disruptiven Ereignisses benachrichtigen. Glücklicherweise ermöglicht es Notfallkommunikationssoftware, Nachrichten an individuelle Personen oder Gruppen zu versenden, etwa an Arbeitsteams oder an unterschiedliche räumliche Bereiche. Allerdings muss die Software ständig aktuell gehalten werden, damit die Nachrichten auch wirklich ankommen.
Automatisierung einsetzen
Ob die Betriebsunterbrechung aufgrund betrieblicher Fehler oder einer Naturkatastrophe eintritt, schnelle und automatisierte Kommunikation ist ein wichtiges Mittel, um die Folgen abzumildern und Betroffene zu schützen.
Schlägt die Kommunikation über einen betrieblichen Umstand, etwa beschädigtes Equipment, das Geschäftsunterbrechungen verursacht, an Kunden und Stakeholder fehl, kann das juristische Folgen aufgrund Leistungsstörungen, Rufschädigungen und den Verlust von Kunden und Umsatz bedeuten. Die automatisierte Massenbenachrichtigung über entsprechende Softwarelösungen liefert Nachrichten schnell an große Personengruppen. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit von verzögerten Nachrichten mit den damit verbundenen negativen Folgen.
Manchmal gibt es Vorwarnungen vor einer drohenden Naturkatastrophe wie beispielsweise einem Hurricane, einem Schneesturm oder Starkregen. In anderen Fällen, beispielsweise bei Tornados, Fluten, Schlammlawinen oder Tsunamis, sind häufig keine Vorwarnungen verfügbar. Ein Notfallkommunikationssystem muss sich mit internen und externen Informationsquellen wie Fernsehen, Radio und sozialen Medien verbinden können, um solche Situationen effektiv und so weit wie möglich im Vorfeld an Belegschaft und Stakeholder kommunizieren zu können.
Automatisierte Notfallkommunikationssysteme bieten auch die Aufzeichnung aller generierten Nachrichten, erhaltenen Antworten und andere wichtige Metriken an. Zu den Herstellern dieser Systeme gehören derzeit Everbridge, AlertMedia, Emergency Communications Network und One Call Now. Eine wichtige Funktion solcher automatisierten Systeme ist die Bestätigung einer ausgesandten Notfallbenachrichtigung mit „I'm OK“. Damit können Menschen, die sie erhalten, ihren Status kommunizieren. Der Zugriff auf diese wertvolle Information hilft Notfallteams, solche Ereignisse effektiver zu managen.
