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Ein Backup ist kein Archiv – der kleine Unterschied
Archive sind zuverlässige Speicher für wichtige Daten und helfen, gesetzliche Vorschriften und Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Sie unterscheiden sich essenziell von Backups.
Nur ein halbes Menschenleben ist es her, dass Administratoren 5-Megabyte-Wechselplattenspeicher in Partitionenunterteilt haben, um nicht die Übersicht zu verlieren. Backups wurden auf Bändern ausgeführt. Man musste allein schon aufgrund der Kosten sehr genau darauf achten, welche Dateien oder Verzeichnisse gespeichert werden mussten. Spannend wurde es, wenn ein Datenträger zum Archiv erklärt wurde.
Weil Storage extrem günstig geworden ist, sind einige der Grundprinzipien der Datenhaltung in Vergessenheit geraten. Gnadenlos wird kopiert, dupliziert und Snapshots angelegt – und als ob das nicht genug wäre, schaufelt man Tag für Tag Milliarden an Megabytes in die Cloud.
Manchmal vergessen Anwender angesichts der Dynamik der Entwicklungen auf die Archivierung zu achten, die ein wichtiges Element der Datenhygiene ist. Oft werden Backup und Archiv als Synonym verwendet oder sogar in der Praxis so eingesetzt.
Die Archivierung folgt jedoch bestimmten Vorschriften, was die Häufigkeit des Speicherns, die Auswahl an Daten und die Zugriffsarten betrifft. Ein wichtiges Merkmal sind Aufbewahrungsfristen. Mit immer neuen Daten aus immer mehr und vor allem neuen Quellen werden die Anwender mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen konfrontiert. Die Auswahl von geeigneten Lösungen bleibt wohl über lange Zeit mühselige Eigenleistung, denn obwohl Archivierung überall den gleichen Zweck hat, ist doch jede Archivierungslösung individuell gestaltet.
Perspektiven
Während Systeme beim Backup möglichst vollständig kopiert werden, sind unterliegen Archivierungslösungen einer genaueren Betrachtung der Daten aus unterschiedlichen Perspektiven:
- aus der Management- und Buchhaltungsperspektive,
- aus der Produktionsperspektive und
- aus der Perspektive der Informationstechnologie.
Hilfreich ist es, die Daten nicht nur nach ihrem Datentyp oder der Quelle einzuteilen, sondern tatsächlich den Inhalt und dessen Bedeutung zu analysieren. Vielfach fehlt den Anwendern ein vollständiger Aktenplan oder exakte Kenntnisse über die Aufbewahrungspflichten. Hinzu kommen Daten, die man auch ohne gesetzliche Grundlage nicht nur sichern, sondern langfristig archivieren möchte. Das sind unter anderem die Informationen zur Teileverfolgung von der Herstellung beziehungsweise Beschaffung bis zum Recycling.
Tipps auf dem Weg
Allein bei Personalunterlagen kennt das Gesetz je nach Dokumentenart Aufbewahrungsfristen von zwei, fünf, sechs, zehn oder auch dreißig Jahren. Ebenso gibt es zum Beispiel Dokumente, die als Rechnung in der Buchhaltung existieren, jedoch nicht im Zusammenhang mit dem vielleicht geltenden Rahmenvertrag mit einem Kunden verwaltet werden.
Wieder andere Dokumente werden für die Produkthaftung und für die gegebenenfalls erforderliche Nachverfolgung. So kann ein Beschaffungsbeleg aus der Perspektive der Produkthaftung ausbewahrungswürdig sein, auch wenn dafür keine Pflicht in Jahren gilt.
Ebenso gibt es Dokumente, die als Rechnung in der Buchhaltung existieren, jedoch nicht im Zusammenhang mit dem vielleicht geltenden Rahmenvertrag mit einem Kunden verwaltet werden. Das könnten Rechnungen von Ad-hoc-Projekten sein, die von freien Ingenieuren geleistet werden. Es spielt auch eine Rolle, ob eine Datei die originären Daten enthält oder lediglich eine Sicht auf die Daten darstellt. Letzteres hat durch Dashboard-Applikationen zugenommen. Betrachten Sie Ihre Daten nach verschiedenen Kriterien, die eine Klassifizierung und dann eine Einteilung in Archivparameter ermöglichen. Mit wenigen Überlegungen lässt sich die richtige Archivlösung finden:
- Erkundigen Sie sich bei Branchenverbänden, Technologie-Analysten, Sourcing-Beratern und bei Bedarf auch bei Juristen nach den Aufbewahrungspflichten.
- Legen Sie die Rollen für die Aufgaben rund um die Archivierung fest.
- Beschaffen Sie Archivhardware; immer noch beliebt und sehr zweckgemäß sind hier Tape Libraries. Eventuell kommt auch Cloud Storage als Archiv in Frage.
- Finden Sie eine integrierbare Archivierungssoftware.
- Erproben und Implementieren Sie die Lösung.
Obwohl die meisten Bereiche im Unternehmen heute mit ausgereiften Fachanwendungen arbeiten, fehlt diesen Programmen die Integration mit den Archivkonzepten.
Technische Überlegungen
Aus der technischen Perspektive klingen virtuelle Tape Libraries vielversprechend. Diese kombinieren die Funktionalität einer klassischen Tape Library mit dem Komfort virtueller Systeme (Konfigurierbarkeit, Erweiterbarkeit, Geschwindigkeit ja nach eingesetzter Hardware). Dadurch sind sie für die kurzfristige Speicherung im Backup geeignet und arbeiten mit schnelleren Speichermedien wie Festplatten.
Für die wirklich langfristige Archivierung sind virtuelle Tape Libraries weniger geeignet. Die Anwender werden auch große Mühe haben, hier einen Anbieter zu finden, der die Verfügbarkeit und Haltbarkeit von Bandspeicher auch für virtuelle Lösungen zusichern würde. 30 Jahre sind für viele Daten die Mindestaufbewahrungsfrist. Das ist länger als die Berliner Mauer stand. Die klassische Tape Library hat ihre Vorteile: unabhängige Speicherung außerhalb der Produktivumgebung, Offline-Speicherung und stromlose Aufbewahrung.
Ob Konstruktionsdaten, Fertigungsanleitungen, ob Rechnungen oder für statistische und planerische Daten– es ist sinnvoll, die Archivierung dieser Dateien nicht mit einem technologischen Ansatz, sondern mit einem strategischen Ansatz zu planen und umzusetzen.
Kann KI dabei helfen?
Lassen Sie sich künstlicher Intelligenz (KI) helfen, die dokumentationspflichtigen, also archivierungswürdigen Dokumente zu isolieren. KI kann seit einigen Jahren schon relevante Inhalte in Briefen markieren. Sachbearbeiter können dadurch erkennen, worum es in Schriftsätzen geht. Stellen Sie sich beispielsweise eine Versicherung vor, deren KI in einem Brief den Antragsteller, den Schadensverursacher und den Gegenstand des Schadens automatisch markiert. Die gleichen Mechanismen einer KI könnten beim Identifizieren der zu archivierenden Dateien oder Korrespondenzen helfen.
