Diese Vorteile bringt KI für Unified Communications

Bessere Interaktion mit Daten

Ein KI-basierter virtueller Assistent könnte die relevanten Informationen, Dokumente und andere Materialien für Meetings und andere Teambesprechungen organisieren und diese dann beispielsweise in Webkonferenzen für die Zusammenarbeit präsentieren. Folgende Szenarien sind denkbar:

• Wenn Mitarbeiter an einem Online-Meeting teilnehmen, liefert ihnen ein KI-gestützter Assistent Dateien, Sofortnachrichten und Aufgabenlisten für die Projekte und erspart ihnen so die manuelle Suche nach den für das Meeting relevanten Materialien.
• KI könnte in Verbindung mit einem virtuellen Sprachassistenten wie Alexa for Business von Amazon, Cortana von Microsoft, Google Assistant oder Siri von Apple Datenabfragen in natürlicher Sprache ermöglichen. Zum Beispiel könnte man sagen: „Hey Cortana, zeige bitte die Verkaufszahlen für das vierte Quartal und die Prognosen für das erste Quartal des nächsten Jahres.“
• Wenn Firmen eine KI-Engine einsetzen, um Diskussionen in einer Besprechung zu verfolgen oder textbasierte Gespräche in einer Team-App zu lesen, könnte der Assistent dann beispielsweise folgendermaßen unterstützen: „Möchten Sie, dass ich eine Aufgabe für Joachim plane, damit er Budgetprognosen für die neue Marketingkampagne entwickelt?“

Effizientere Zusammenarbeit

Mit Hilfe von KI lassen sich zudem Informationen zwischen global verteilten Teams einfacher übertragen. Die KI-gesteuerte Zusammenarbeit bietet folgende Vorteile:

• Übersetzung von Sprache in Echtzeit: Weltweit verteilte Arbeitsgruppen können damit in ihrer Muttersprache kommunizieren, zusammenarbeiten und Transkriptionen von Meetings in ihrer Muttersprache erhalten.
• Effiziente Zeitpläne: Kalendersysteme oder andere Anwendungen für Meetings ermöglichen die automatische Planung zukünftiger Anrufe auf der Grundlage des Projektzeitplans und der Verfügbarkeit der Team-Mitglieder. Damit ist es nicht mehr notwendig, dass die Mitarbeiter ihren Kalender manuell nach ihrer Verfügbarkeit durchsuchen oder, schlimmer noch, E-Mails austauschen müssen, um einen geeigneten Termin für die Besprechung zu finden.
• Schnelleres Feedback durch Chatbots: Wenn Firmen Chatbots in ihre Teamanwendungen integrieren, sind muttersprachliche Funktionen für die Zusammenarbeit möglich. Beispiele sind Umfragen unter den Mitgliedern des Teams nach einem Status-Update oder der Versand von Mitteilungen an die Beteiligten, wenn die KI-Engine eine Anomalie in einem für das Team relevanten Geschäftsprozess erkennt. Ein Systemausfall könnte etwa dazu führen, dass KI-Tools Popup-Meldungen in den Teamanwendungen oder neuen Gesprächskanälen erstellen und automatisch relevante Daten eingeben.

Bessere Kontrolle und Steuerung der Endpunkte

Wenn KI in die Systeme in den Konferenzräumen integriert ist, ermöglicht dies, die Besprechungen effizienter zu beginnen und zu beenden:

• Da die KI-Anwendung Personen erkennt, wenn sie einen Besprechungsraum betreten, könnte das Besprechungs-System wie folgt reagieren: „Hallo Julia, ich sehe, Sie haben um 16:00 Uhr eine Statusbesprechung. Soll ich anfangen?“ Das spart Zeit beim Starten von Bridges für Audio-, Video- und Webkonferenzen sowie beim Abrufen von digitalen Whiteboards und gemeinsam genutzten Dateien.
• Das KI-System stellt die Anwesenheit fest, wenn es einen Mitarbeiter visuell oder akustisch erkennt, der gerade den Meeting-Raum betritt.
• Und die KI setzt Datenanalysen ein, um den UC-Managern einen Einblick in die Nutzung von Besprechungsräumen, die Anzahl der Personen in einem typischen Meeting und die Dauer der Nutzung des Raums zu geben.

Das sollten Firmen bei der KI-Integration beachten

Trotz der rasanten Entwicklung der KI und der starken Nachfrage nach der Technologie müssen Unternehmen immer noch Sicherheitsbedenken berücksichtigen und geeignete Anwendungsfälle für KI finden:

• Compliance und Sicherheit: Vor allem IT-Führungskräfte aus stark regulierten Branchen müssen darauf achten, wie die KI-Anwendungen auf Informationen des Unternehmens zugreifen und wie sie diese Daten in den KI-Engines speichern. Da KI-Plattformen zu Angriffszielen werden, sollten sie diese Daten besonders schützen.
• Cloud als Basis: Da KI hohe Rechenleistung benötigt und Firmen Anwendungen schnell entwickeln müssen, sind KI-Plattformen in der Regel Lösungen aus der Cloud und nutzen Architekturen auf Basis von Microservices. Das wirft Fragen zur Datensicherheit auf und verpflichtet Firmen dazu, die Daten etwa nach Vorgaben gemäß den Regularien der EU-DSGVO zu speichern.
• Business Case: Viele der zuvor beschriebenen Szenarien sind für Unternehmen, die den Return on Investment (ROI) ermitteln wollen, schwer zu messen. Die entsprechenden Anbieter werden wahrscheinlich KI-gesteuerte Anwendungen in ihre aktuellen Lösungen integrieren, anstatt separate Tools zu verkaufen, die eigene Lizenzen oder den Kauf von zusätzlicher Software erfordern. Dennoch entstehen den Unternehmen Kosten für Schulungen und IT-Support, die sie mit messbar höherer Produktivität und verbesserten Prozessen ausgleichen müssen. Für IT-Führungskräfte müssen die Geschäftsprozesse transparent sein, damit sie die Vorteile des KI-Einsatzes erkennen.

UC-Anbieter können mit Hilfe der verschiedenen KI-Anwendungen ihre Lösungen wettbewerbsfähiger gestalten. Dies hat zu einem gewissen Wettrüsten geführt, da Unternehmen versuchen, ihre eigenen UC-Funktionen schnell zu entwickeln oder mit Partnern zusammenzuarbeiten. Microsoft nutzt die Funktionen seiner Azure Public Cloud, IBM hat Watson in sein Collaboration-Tool Watson Work integriert und Cisco hat MindMeld übernommen. Es ist daher in den kommenden Monaten mit weiteren Produktverbesserungen, Angeboten, Partnerschaften von Lieferanten und Akquisitionen zu rechnen.

KI bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, wenn sie KI im Rahmen ihrer Unified Communications-Strategie einsetzen. Künstliche Intelligenz verbessert den Zugriff auf Daten, die Zusammenarbeit und die Kontrolle von UC-Endpunkten. Firmen sollten die Lösungen der Anbieter genau unter die Lupe nehmen und prüfen, wie sie am besten von den Vorteilen der KI profitieren und gleichzeitig die Anforderungen an Governance, Sicherheit und Risiko-Management erfüllen.

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