Die neue Rolle der E-Mail in der Geschäftskommunikation
E-Mails gibt es seit Jahrzehnten, aber ihre Rolle in der Unternehmenskommunikation wird sich mit der steigenden Verbreitung und Offenheit von Collaboration-Anwendungen ändern.
Wird die E-Mail bald von modernen IM- und Collaboration-Tools verdrängt? Das kommt darauf an. E-Mail ist zwar nach wie vor die primäre und grundlegende Kommunikationstechnologie für die Geschäftswelt, aber in bestimmten Situationen wird ihre Bedeutung durch den Aufstieg von Tools wie Microsoft Teams und Slack geschmälert. Lassen Sie uns untersuchen, warum und wie sich die Rolle der E-Mail in der Unternehmenskommunikation in naher Zukunft entwickeln wird.
Kollaborationsplattformen glänzen, wo E-Mail versagt
E-Mail wurde in den 1970er Jahren erfunden und explodierte, als das Internet Mitte der 1990er Jahre weithin verfügbar wurde. Während sich die E-Mail von einem rein textbasierten Kommunikationsmedium zu einem entwickelt hat, das geschriebenen Text, Bilder und Videos unterstützt, sind der zugrunde liegende Rahmen und die Verwendung digitaler Nachrichten weitgehend gleich geblieben. Infolgedessen gibt es einige Aspekte der E-Mail, die Unternehmen und Geschäftsanwender nach wie vor zu schaffen machen, darunter:
Team- und Gruppen-E-Mail-Threads, die umständlich und schwer zu verwalten sind.
Fehlen eines echten Instant Messaging (IM) oder einer Echtzeit-Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen oder Gruppen.
Keine echte Verbindung zwischen E-Mail-Plattformen und anderen Diensten und Tools für die Zusammenarbeit.
Es überrascht daher nicht, dass die Anbieter von Kollaborationsplattformen diese Unzulänglichkeiten ausgenutzt haben, um Tools anzubieten, deren Beliebtheit in letzter Zeit explosionsartig gestiegen ist. Zu den Merkmalen dieser Kollaborationsplattformen gehören:
Einfach zu organisierende Einzel-, Team- und Gruppenkommunikations-Threads.
Kommunikation in Echtzeit über IM, Team-Chat, Sprache, Video, Präsenz und Dateifreigabe.
Plattformen, bei deren Entwicklung die Sicherheit an erster Stelle stand.
Allgegenwärtigkeit ist das Ass im Ärmel der E-Mail - aber wie lange noch?
IM- und Collaboration-Tools haben jedoch einen großen Nachteil. Im Gegensatz zur E-Mail, die es Nutzern innerhalb und außerhalb des Unternehmens ermöglicht, frei zu kommunizieren, Collaboration-Software traditionell, dass alle Nutzer dieselbe proprietäre Plattform zur Kommunikation nutzen.
In vielen Unternehmen werden Instant Messaging- und Collaboration-Tools weitgehend für die unternehmensinterne Kommunikation genutzt. E-Mail ist nach wie vor die bevorzugte Plattform für den externen Nachrichten-Austausch.
In Anbetracht der Tatsache, dass es buchstäblich Dutzende beliebter IM- und Kollaborationsplattformen gibt, die um Marktanteile konkurrieren, ist es höchst unwahrscheinlich, dass jeder, mit dem ein Unternehmen kommunizieren und zusammenarbeiten muss, dieselbe Anbieterplattform verwendet. In vielen Unternehmen sind IM- und Collaboration-Tools weitgehend auf die unternehmensinterne Kommunikation beschränkt. E-Mail ist nach wie vor die bevorzugte Plattform für den externen Nachrichtenaustausch.
Doch das könnte sich ändern. Die Anbieter von IM- und Kollaborationsplattformen erleichtern die Kommunikation ihrer Tools über die Plattformen verschiedener Anbieter hinweg. Unternehmen wie Microsoft, Slack, Cisco, Google und Zoom arbeiten zusammen, um eine plattformübergreifende Kompatibilität zu schaffen, bei der die Benutzer mit unterschiedlichen Produkten kommunizieren können. Diese Art der Integration steckt noch in den Kinderschuhen und auf dem Weg dorthin wird es noch einige Hindernisse geben. Es ist aber wahrscheinlich, dass die Nutzer der beliebtesten Collaboration-Tools bald in der Lage sein werden, unabhängig von der von ihnen verwendeten Plattform zu kommunizieren.
Wird die geschäftliche E-Mail in naher Zukunft verschwinden?
Abgesehen davon ist es zweifelhaft, dass Unternehmen jeglicher Größe E-Mail zugunsten moderner Kollaborations-Tools vollständig abschaffen. Aber die Rolle der E-Mail in der Unternehmenskommunikation ändert sich. E-Mail wird wahrscheinlich als formellere Kommunikationsmethode angesehen werden, sowohl intern als auch extern. E-Mail dient dann zur Formulierung und Verteilung komplexer schriftlicher Inhalte, die meist unidirektional versendet werden. Für die meisten anderen Aufgaben eignen sich IM- und Collaboration-Tools einfach besser.
