Die Vor- und Nachteile von Robotic Process Automation (RPA)

Vorteile der Automatisierung

Die von RPA bereitgestellten Automatisierungsfunktionen sind für viele Unternehmen von großem Nutzen. Der global betrachtet wichtigste Nutzwert: RPA kann zu besseren Geschäftsergebnissen führen. Dies lässt sich auf mehrere Faktoren zurückführen.

So hat der Einsatz von RPA beispielsweise oft effizientere Arbeitsabläufe und niedrigere Lohnkosten zur Folge. Software-Bots, die eine Reihe von Routineaufgaben wie die Dateneingabe erledigen, können in Unternehmen die Anzahl der Mitarbeiter reduzieren und die Aufgabenbewältigung optimieren.

In vielen Fällen schulen Unternehmen mit RPA Mitarbeiter, die derzeit an alltäglichen und ermüdenden Aufgaben arbeiten, für die Arbeit in dynamischeren und innovativeren Bereichen um. So lassen sich diese etwa in der Entwicklung neuer Produkte oder der Verbesserung des Kundenerlebnisses einsetzen. Das kann dem Unternehmen einen großen Mehrwert bringen.

RPA-Plattformen reduzieren oder eliminieren das Risiko menschlicher Fehler, das bei der manuellen Dateneingabe auftritt. Dies bedeutet Zeit- und Arbeitsersparnis, da manuelle Fehler nicht mehr korrigiert werden müssen und die daraus resultierenden Probleme vermieden werden.

Darüber hinaus führt die Reduzierung oder Beseitigung von Fehlern zu einer verbesserten Datenqualität – ein wichtiger Erfolgsfaktor für Initiativen wie Big Data Analytics, Business Intelligence (BI) und künstliche Intelligenz (KI).

Angesichts der Tatsache, dass RPA auch die Menge der erfassbaren Daten erweitern kann, ist die Steigerung der Datenqualität noch wichtiger.

Ein weiterer Vorteil für Unternehmen sind die schnelleren Services, die mit RPA möglich sind. Viele Backoffice-Prozesse sind recht langsam, wenn manuelle Prozesse im Hintergrund laufen oder wenn Daten zwischen mehreren Anwendungen verschoben werden müssen. Dies kann Reaktionszeiten verlangsamen, was Unternehmen insbesondere in Bereichen wie Kundenzufriedenheit und Support schadet.

Dagegen arbeiten Bots viel schneller als Menschen und müssen keine Pausen einlegen. Das beschleunigt die Verarbeitungszeit. Für Unternehmen, die sich auf dem Weg zum digitalen Unternehmen befinden, kann diese gesteigerte Geschwindigkeit ein entscheidender Erfolgsfaktor sein.

Einige der Vorteile von RPA betreffen Mitarbeiter mehr als ihre Unternehmen. Da die Bots zumindest einige der alltäglichen Aufgaben übernehmen, die menschliche Mitarbeiter zuvor ausgeführt haben, kann die Technologie die Arbeitsbelastung für die Mitarbeiter verringern.

Dies kann wiederum zu einer Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führen. Wenn ein Techniker die Zeit für lästige Aufgaben wie die Dateneingabe oder das Kopieren von Informationen von einem System auf ein anderes reduzieren kann, ist er in den meisten Fällen zufriedener und motivierter bei der Arbeit.

Eine zufriedenere Belegschaft bedeutet auch eine geringere Abwanderung. Sind Menschen mit ihrer Arbeit zufrieden, bleiben sie mit größerer Wahrscheinlichkeit an ihrem Arbeitsplatz. Die positive Folge: das Unternehmen muss nicht ständig neue Mitarbeiter suchen, einstellen und ausbilden.

Dies und die Tatsache, dass durch die Automatisierung der Arbeitsaufwand reduziert wird, kann den Personalbedarf eines Unternehmens verringern. Damit werden die Personalkosten geringer. Und wenn das Unternehmen Personal einstellen muss, hat es die Attraktivität für qualifizierte Fachkräfte gesteigert, da durch den Einsatz von Automatisierung nur anspruchsvollere Aufgaben von Menschen erledigt werden müssen.

Weitere potenzielle Vorteile von RPA sind Datensicherheit, Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Wenn zum Beispiel Maschinen und nicht Personen Prozesse wie die Dateneingabe erledigen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sensible Daten wie Krankenakten oder Kreditkarteninformationen an die Öffentlichkeit gelangen, geringer. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen mit Compliance-Problemen konfrontiert werden.

Und schließlich können Unternehmen mit RPA auch leichter detaillierte Audit Trails ausführen, falls Probleme im Zusammenhang mit Betrug oder anderen Vorfällen auftreten.

Optimale Einsatzbedingungen

Was sind die idealen Bedingungen für die Bereitstellung von RPA-Software? Theoretisch kann jedes Unternehmen, das seine Prozesse automatisieren möchte, von diesen Produkten profitieren. Aber bestimmte Umstände und Bedingungen machen RPA für Unternehmen besonders geeignet.

Während sich Menschen relativ leicht an Änderungen in Prozessen oder Formaten anpassen können, sind Bots besser, wenn die Dinge möglich immer konstant bleiben.

Die Analysten von Gartner haben festgestellt, dass die für RPA am besten geeigneten Prozesse einen hohen Transaktionsdurchsatz strukturierter digitalisierter Daten mit relativ festen Verarbeitungspfaden und/oder Benutzerschnittstellen aufweisen, die sich nicht häufig ändern und regelbasiert sind.

Am besten funktioniert RPA-Software, wenn diese direkten Zugriff auf Daten und Anwendungen hat. Infolgedessen eignen sich diejenigen Prozesse besser für RPA, die nur wenige oder gar keine Tools für den Remote-Zugriff benötigen. Prozesse mit unstrukturierten Daten sind für die meisten RPA-Tools nicht geeignet. Unternehmen sollten Daten nach Möglichkeit in standardisierte Formulare mit strukturiertem Text umwandeln.

„Die idealen Prozesse für RPA sind klar definierbar, wiederholbar und regelbasiert“, sagt Frank Casale, Gründer des Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence, einem unabhängigen Fachverband für Käufer, Verkäufer, Influencer und Analysten. „Unternehmen, die RPA einsetzen, wollen in der Regel innovativ sein und sind bereit, Experimente zuzulassen und Misserfolge zu tolerieren.“

Nachteile von RPA

Wie jede andere Technologie hat auch RPA Nachteile. Entscheidungsträger müssen sich dessen bewusst sein, bevor sie RPA einführen. So können sie im Vorfeld bereits potenzielle Probleme angehen.

Zum einen kann RPA den Abbau von Arbeitsplätzen zur Folge haben. Auch wenn Unternehmen den Vorteil der Verlagerung von Mitarbeitern in interessantere und dynamischere Arbeitsbereiche nutzen und sie aus langweiligen Bereichen wie der Dateneingabe herausholen: Es besteht immer die Möglichkeit, dass anspruchsvollere Aufgaben nicht verfügbar sind und die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz verlieren. Wenn Unternehmen versuchen, bei den Arbeitskosten zu sparen und Entlassungen in größerem Umfang vornehmen, kann die Reputation Schaden nehmen.

Ein weiterer Nachteil ist, dass RPA-Implementierungen fehlschlagen können. Die Technologie ist noch relativ neu und wurde nur in wenigen Organisationen bisher getestet. Wann immer Unternehmen ein Automatisierungswerkzeug einsetzen, können Dinge auch schief gehen. Manuelle Prozesse mögen arbeitsintensiv und langsam sein – aber es sind bewährte Methoden, manchmal schon seit vielen Jahren.

Ein weiterer Punkt ist, dass man die Flexibilität eines Bots nicht immer konfigurieren können. Dies führt zurück zu dem Problem, dass Anwendungen und Prozesse stabil sein müssen, damit RPA optimal funktioniert. Tatsächlich funktioniert die Technologie möglicherweise nicht, wenn Änderungen an Schnittstellen, Daten oder anderen Eingaben vorgenommen werden.

Ein weiterer möglicher Nachteil der Technologie ist, dass die wirtschaftlichen Ergebnisse ungewiss sind. Obwohl mit RPA Kosteneinsparungen, weniger Fehler und eine höhere Effizienz erzielt werden können, gibt es keine Garantie dafür, dass alles wie geplant funktioniert – und dass das Unternehmen einen schnellen ROI erzielt.

Anwendungsfälle für RPA

Trotz der möglichen Nachteile werden RPA-Tools heute schon in vielen Unternehmen eingesetzt. Hier mögliche Anwendungsfälle aus unterschiedlichen Branchen:

Gesundheitswesen: Arztpraxen und Krankenhäuser können RPA verwenden, um das Management von Patienten zu verbessern. Die manuelle Bearbeitung durch Menschen nimmt viel Zeit in Anspruch. RPA hingegen kann automatisch Terminanfragen für neue Patienten bearbeiten, Patientenakten verwalten und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten.

Handel: Einzelhändler können RPA einsetzen, um Prozesse wie Workflow-Management, Kunden-Support, Bedarfsplanung, Retourenmanagement, Marketing sowie Buchhaltung und Finanzen zu verbessern.

Telekommunikation: RPA kann Kundenaufträge bearbeiten, die Preisgestaltung von Mitbewerbern verfolgen, Kundendienstanwendungen wie First-Call-Lösungen automatisieren und eine Vielzahl von Call-Center-Funktionen ausführen.

Bankwesen: Banken können die Technologie für die Kreditorenbuchhaltung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, den Kundenservice, die Kreditkarten- und Hypothekenabwicklung sowie die Betrugserkennung einsetzen.

Versicherung: Versicherer können RPA implementieren, um die Zeichnungsprozesse, die Dateneingabe, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Schadensbearbeitung und die Formularregistrierung zu verbessern.

Fertigung: Unternehmen in der Fertigung können RPA für die Verwaltung und Berichterstellung, den Kunden-Support sowie für die Automatisierung der Logistik und Planung der Unternehmensressourcen verwenden.