Einige Vorteile eines BYOD-Programms liegen auf der Hand, wie die Beschränkung von Nutzern auf ein Endgerät. Es gibt aber auch andere Vorteile, etwa die Senkung von Emissionen.
Die BYOD-Nutzung in Unternehmen nimmt weiter zu, unabhängig davon, ob die offiziellen Firmenrichtlinien diese Art der Gerätenutzung unterstützen. Daher sollten sich IT-Teams und das Management mit BYOD beschäftigen, um von den Vorteilen zu profitieren.
Indem man Datenschutzrichtlinien konsequent durchsetzt, lässt sich zwar eine klare Trennung zwischen dienstlich und privat verwendeten Geräten erreichen und so die Sicherheit der Daten gewährleisten. Doch möglicherweise ignorieren Benutzer diese Richtlinien und finden Workarounds, entweder um sich einen Vorteil zu verschaffen oder vielleicht sogar rein zufällig.
Eine einfachere Methode, um sicherzustellen, dass die unerlaubte BYOD-Nutzung nicht ausufert, besteht darin, sie in die Richtlinie zur akzeptablen Nutzung (Acceptable Use Policy) eines Unternehmens aufzunehmen. Die Einführung einer BYOD-Richtlinie bietet jedoch noch weitere Vorteile, die über die Möglichkeit hinausgehen, den Nutzern eine Compliance-freundliche Möglichkeit an die Hand zu geben, ihre Arbeit zu erledigen.
Sieben Vorteile durch die Einführung einer BYOD-Richtlinie
Es gibt nicht nur einen einzigen Grund, warum die Einführung einer BYOD-Richtlinie Unternehmen helfen kann, sondern zahlreiche Gründe. Die meisten dieser Vorteile betreffen das Mitarbeitererlebnis (Employee Experience) und Kosteneinsparungen.
1. Geringere Vorlaufkosten für Hardware
Die Kostenersparnis durch die nicht getätigte Anschaffung einer ganzen Flotte von Endgeräten ist vielleicht der offensichtlichste und am einfachsten zu quantifizierende Vorteil eines BYOD-Programms. Mit BYOD verlagert sich die Kostenlast auf die Endanwender, allerdings in einem überschaubaren Umfang. Schließlich fügen BYOD-Nutzer den Geräten, die sie ohnehin besitzen, lediglich zusätzliche Funktionalität hinzu.
Diese Kosteneinsparungen entstehen nicht nur im Vorfeld, sondern auch im zeitlichen Verlauf eines Aktualisierungszyklus. Nehmen wir ein Beispielunternehmen mit einem Aktualisierungszyklus für Endgeräte von drei Jahren. Das Unternehmen spart Hunderte von Euro, wenn es nicht für jeden Anwender, der einen BYOD-Endpunkt nutzt, ein neues Gerät kauft. Darüber hinaus dürften die Benutzer beschädigte unternehmenseigene Geräte der Firma zur Reparatur zurückgeben. Handelt es sich dabei aber um ein persönliches Gerät, kümmert sich der Benutzer üblicherweise selbst darum.
Einige Unternehmen könnten sogar erwägen, einen Teil der Einsparungen an die Endbenutzer weiterzugeben, indem sie einen Teil der Kosten für das neue Gerät in Form eines BYOD-Zuschusses übernehmen, wenn das Gerät für die tägliche Arbeit des Anwenders wirklich wichtig ist.
2. Größere Mitarbeiterzufriedenheit
Dieser Vorteil lässt sich nicht so leicht quantifizieren, aber es leuchtet ein, dass es für die Anwender angenehmer sein dürfte, wenn sie nicht jeden Tag zwei Smartphones oder sogar Laptops mit sich herumtragen müssen. Natürlich kann jeder Benutzer eine andere Präferenz haben, wenn es um den Besitz von Geräten geht. Doch die Marktforschung zeigt, dass die Mitarbeiter insgesamt zufriedener sind, wenn sie ihre Arbeit im Rahmen von BYOD erledigen.
So ergab eine Studie von Cybersecurity Insiders aus dem Jahr 2021, dass eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit der am zweithäufigsten genannte Vorteil für die Einführung eines BYOD-Programms war.
3. Bessere Benutzerproduktivität
Dieselbe Studie ergab, dass 68 Prozent der Unternehmen nach der Einführung eines BYOD-Programms eine Produktivitätssteigerung feststellen.
Die gesteigerte Produktivität ist wohl der wichtigste Grund für ein BYOD-Programm. Viele Unternehmen würden kein Programm einführen, das die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht und Hardwarekosten einspart, wenn es zu einer geringeren Gesamtproduktivität führen würde.
Die Gründe, warum BYOD im Allgemeinen die Produktivität verbessert, sind vielschichtig. Ein wichtiger Aspekt ist die Vertrautheit der Benutzer mit der Plattform. Wenn jemand mit Apple-Geräten vertraut ist, kann es schwierig sein, sich an die Verwendung eines Android-Smartphones oder eines Windows-Desktops zu gewöhnen. Das Gleiche gilt für jemanden, der mit Windows und Android vertraut ist: unternehmenseigene Apple-Geräte könnten eine große Umgewöhnung bedeuten. Selbst wenn sich ein Anwender mit Android-Geräten auskennt, könnte sich der Wechsel von einem Samsung-Gerät zu einem Google-Smartphone als schwierig erweisen.
4. Stärkere Vernetzung der Mitarbeiter
Wer für die Arbeit sein persönliches Gerät nutzt, dürfte eher bereit und in der Lage sein, jederzeit auf Arbeitsmaterialien zuzugreifen, als jemand mit einem dedizierten Arbeitsgerät. Benutzer mit einem dedizierten Arbeitsgerät schalten es mit größerer Wahrscheinlichkeit aus und legen es vollständig beiseite, als wenn es sich um einen Endpunkt handelt, der auch als persönliches Gerät dient.
Das Ziel eines BYOD-Programms besteht nicht darin, die Anwender in ihrer Freizeit dazu zu bringen, ihre E-Mails abzurufen und so unbewusst die Arbeit fortzusetzen. Bei zeitkritischen Aufgaben, die eine sofortige Zustimmung erfordern, oder bei einem arbeitsbedingten Notfall ist es jedoch entscheidend, wichtige Mitarbeiter sofort zu erreichen.
Stellen Sie sich eine Situation vor, in der eine Führungskraft in letzter Minute ein Budget genehmigen muss oder eine Datenpanne kritische Systeme bedroht. In solchen Fällen wäre ein Kanal hilfreich, über den man direkt mit der zuständigen Person kommunizieren kann, ohne von ihr zu erwarten, dass sie mehrere Smartphones mit sich führt und ständig nach dem Rechten sieht.
Diese Vorteile bieten auch COPE-Endpunkte (Corporate-Owned, Personally-Enabled), allerdings nur, wenn die Benutzer diese Geräte als ihre primären persönlichen Geräte verwenden, was nicht immer möglich ist.
Abbildung 1: Die Unterschiede zwischen den Bereitstellungsarten von mobilen Geräten.
5. Mitarbeiter behalten leichter den Überblick über ein Gerät
Dass man ein Gerät leichter im Auge behalten kann als zwei, ist fast zu selbstverständlich. Trotzdem lohnt es sich, der Frage nachzugehen, warum das für Unternehmen so wichtig ist. Wenn ein Smartphone – ganz gleich, ob im Privat- oder Unternehmensbesitz – auf die Geschäftsdaten und internen Dienste einer Firma zugreifen darf, besteht eine der Gefahren darin, dass das Gerät in die falschen Hände gerät.
Laut einer Bitkom-Umfrage von 2021 „wurde 10 Prozent der Befragten das Handy schon einmal gestohlen, fünf Prozent sogar mehrmals. Ihr Gerät einmal verloren haben 21 Prozent, sechs Prozent der Teilnehmenden ist das sogar mehrfach passiert.“ Ein gestohlenes oder verlorenes Gerät kann für ein Unternehmen katastrophale Folgen haben. Cyberkriminelle können sich Zugriff auf interne Daten verschaffen, Passwörter für wichtige Konten ändern, private Kommunikation einsehen und sogar ihre Rechte erweitern, um auf Informationen zuzugreifen, für die der Benutzer keine Berechtigung hat.
6. Einschränkung der Gründe für die unsachgemäße Nutzung persönlicher Geräte
In einer idealen Welt könnten Unternehmen die BYOD-Nutzung verhindern, bis sie eine offizielle Richtlinie einführen. Aber das ist leider nicht die Realität. Ob aus Bequemlichkeit oder aus Zeitnot in einer kritischen Situation: Die Benutzer werden immer Mittel und Wege finden, um persönliche Geräte zu verwenden, wenn sie es wirklich wollen.
Selbst Anwender, die sich an die Unternehmensvorgaben für BYOD-Endpunkte halten möchten, stellen möglicherweise fest, dass die Geschäftsleitung noch keine Richtlinien festgelegt oder durchgesetzt hat. In einer Umfrage des Marktforschungsunternehmens Clutch aus dem Jahr 2018 erklärten nur 40 Prozent der Benutzer, die BYOD-Endpunkte für die Arbeit verwenden, dass sie Vorschriften für diese Nutzung beachten müssen.
Eine gut kommunizierte BYOD-Richtlinie kann beide Probleme entschärfen, indem sie einen Leitfaden für den sicheren Umgang mit Arbeitsmaterialien auf einem persönlichen Gerät bereitstellt.
Jede Maßnahme führt zu nachhaltigeren Prozessen, die weniger Gerätekäufe oder sogar längere Lebenszyklen vor der Anschaffung eines neuen Geräts bedeutet.
7. Verbesserung der Nachhaltigkeit durch Begrenzung hardwarebezogener Emissionen
Wie so oft, wenn es darum geht, die Nachhaltigkeit der Endpunktrichtlinien eines Unternehmens zu ermitteln, führt jede Maßnahme zu nachhaltigeren Prozessen, die weniger Gerätekäufe oder sogar längere Lebenszyklen vor der Anschaffung eines neuen Geräts bedeutet. Daher kann ein BYOD-Programm, das dazu führt, dass ein Unternehmen auf einige Gerätekäufe verzichtet, den gesamten CO2-Fußabdruck verringern.
Natürlich verursachen die Nutzer, die mit ihrem BYOD-Smartphone oder -Laptop arbeiten, durch den Stromverbrauch für das Aufladen der Geräte und den Betrieb der erforderlichen Netzwerke einige Emissionen. Einem Forbes-Artikel von 2022 zufolge entstehen jedoch 95 Prozent der mit einem Smartphone verbundenen CO2-Emissionen im ersten Jahr seiner Nutzung. Der Großteil davon entfällt auf die Herstellung und den Transport des Geräts sowie seiner Komponenten.
Die Ausgabe von Smartphones an Anwender, die privat ein ähnliches Endgerät verwenden, ist eine Praxis, die den CO2-Ausstoß eines Unternehmens insgesamt deutlich erhöht. Wenn Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre Emissionen schnell zu reduzieren, ohne ihre täglichen Abläufe komplett umzukrempeln, kann die Einführung von BYOD-Programmen dies ermöglichen, wenn alle Nutzer mitmachen.
Potenzielle Nachteile durch die Einführung einer BYOD-Richtlinie
Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen trotz aller Vorteile, die diese Programme bieten, keine BYOD-Richtlinie implementieren wollen. Die Verwaltung dieser Geräte ist eine der häufigsten Herausforderungen im Zusammenhang mit einer BYOD Policy.
Bei einem firmeneigenen Gerät hat das Unternehmen die volle Kontrolle über die Einstellungen des Geräts und kann es so konfigurieren, dass bestimmte Apps, Funktionen oder Aktionen blockiert werden. Ein persönliches Gerät stellt jedoch mehr Herausforderungen in puncto Verwaltung. Unternehmen können versuchen, eine umfassende BYOD-Richtlinie festzulegen, die ihnen die Kontrolle über das Gerät gibt. Doch die Benutzer könnten dies als Eingriff in ihre Privatsphäre ablehnen.
Smartphone-Hersteller haben BYOD-freundliche Funktionen in ihre Geräte integriert, die zwischen beruflicher und privater Nutzung unterscheiden. Das Apple User Enrollment ermöglicht es Unternehmen, die Bereiche eines Apple-Geräts, die mit einer verwalteten Apple-ID verbunden sind, per Mobile Device Management (MDM) zu kontrollieren. Alles, was auf dem Gerät mit einer persönlichen Apple-ID verbunden ist, wird hingegen ignoriert.
Google bietet Android-Arbeitsprofile, um Android-Geräte ordnungsgemäß zu managen und gleichzeitig die Privatsphäre der Nutzer zu respektieren. Das Unternehmen wählt die Apps und Dienste für das Arbeitsprofil aus. Sobald das Gerät registriert ist, kann der Nutzer je nach Bedarf zwischen den Profilen hin- und her wechseln.
Selbst wenn dieser Datenschutz auf den Geräten der Anwender gegeben ist, besteht immer noch die Sorge, dass Daten aus dem Arbeitsbereich in den persönlichen Bereich durchsickern können. Außerdem stellen Bedrohungen, die sich auf dem persönlichen Gerät eines Benutzers einnisten, eine erhebliche Gefahr dar.
Bei der Einführung von BYOD gibt es darüber hinaus Bedenken, was die Benutzerpräferenzen und Unternehmenskultur angeht. Einige Anwender bevorzugen vielleicht ein zweites Gerät, das sie bei Bedarf mitnehmen, aber außerhalb der Arbeitszeit weglegen können.
