Das Disaster-Recovery-Budget mit einer Vorlage planen

Erste Schritte

Beginnen Sie den Budgetprozess für das DR, indem die großen Ausgabenblöcke identifiziert werden, wie zum Beispiel externe Speicherstandorte Gehälter, Mieten, Versorgungseinrichtungen, Netzwerkressourcen, Managed Services, besondere Anwendungen, Wartung von Hard- und Software, Reisen und externe Beratung. Verwenden Sie Daten aus dem letzten Jahr und verfügbare Trendinformationen, um die Ausgaben für das kommende Jahr besser zu planen.

Für die meisten kleinen Ausgabeposten reichen die Trends der letzten Jahre aus, um das Budget für das nächste Jahr festzulegen.

Wenn sich ein neues Programm in der Entwicklung befindet, sollten die DR-Teams mit den Abteilungen einschließlich der IT und der Personalabteilung zusammenarbeiten, um Schätzungen der voraussichtlichen Ausgaben und ihrer Bestandteile zu erhalten. Man sollte Schätzungen vorbereiten, besonders für größere Ausgabeposten und diese Annahmen noch einmal überprüfen, sobald das Budget fertiggestellt wurde.

Sie können hier unsere kostenlose Budgetvorlage herunterladen und mit der Planung beginnen.

Finanzierung eines DR-Plans

Das Engagement des Senior Management zu DR und damit verbundenen Aktivitäten muss über die einfache Zustimmung zu BC/DR-Maßnahmen und anfänglicher Finanzierung hinausgehen. Das Management muss die Entwicklung der Infrastruktur des Unternehmens unterstützen, die die generelle Linie, die weitere Instandhaltung des gesamten Programms, die Personalausstattung und die laufende Bereitstellung von Ressourcen, inklusive jener für Finanzen und Technologie, verstärkt.

Die Budgets für DR müssen sowohl die kurz- als auch die langfristigen Ausgaben berücksichtigen, die sich mit der Zeit ändern könnten. Die fortlaufende Überprüfung und Bewertung eines Programms durch interne DR-Teams und BC-Audits sind wesentlich für eine kontinuierliche Unterstützung und Finanzierung durch das Management. Man sollte darauf vorbereitet sein, den Bedarf an kontinuierlicher Unterstützung zu erklären und zu wissen, wie sich der Bedarf ändern könnte.

Wenn man ein Budget vorbereitet, sollte man mit einer Schätzung starten, wie groß der Prozentanteil des DR-Budgets an einem anderen Budget ist – zum Beispiel dem der IT. Oft haben DR und verwandte Tätigkeiten nur ungefähr einen Anteil von 0,1 Prozent am gesamten Etat eines Unternehmens oder von 1 bis 3 Prozent des Budgets einer IT-Abteilung. Die COVID-19-Pandemie hat die Unternehmen dazu gezwungen, sich ihre Katastrophenvorbereitungen und die Kosten genauer anzusehen, wenn man nicht genug in ein DR-Programm investiert.

Traditionell sind teure Vorbereitungen auf Ereignisse, die eventuell nie eintreten, schwer zu rechtfertigen. Die anhaltenden Erfahrungen mit COVID-19 haben die Ansicht unterstützt, dass DR-Planungen den Unternehmen dabei helfen, langfristig zu überleben.

Voraussetzungen und Überlegungen zur Budget-Frage

Wenn DR kein eigenes Budget als eine separate Einheit oder Abteilung besitzt, kann sie Teil von anderen Abteilungen sein – meistens der IT. Zu den anderen Abteilungen, die über das Budget von DR und verwandten Initiativen verfügen könnten, gehören Risk Management, Gebäudemanagement, betriebliche Prozesse, Notfallmanagement, Verwaltung, Finanzen und Buchhaltung sowie strategische Planung.

Bei der Entwicklung eines Budgets für eine DR-Abteilung müssen verschiedene Annahmen und Überlegungen berücksichtigt werden. Die Teams können diese adressieren, indem sie folgende Fragen beantworten:

1. Existieren BC/DR-Pläne und verwandte Aktivitäten?
2. Gibt es Katastrophenpläne für die IT- und Geschäftsfunktionen?
3. Welche Abteilungen oder Bereiche besitzen Pläne für Business Continuity?
4. Unterstützt das Management DR-Aktivitäten?
5. Führt die Abteilung im Moment Business Impact Analyses und Risk Assessments durch?
6. Entwickelt oder implementiert die Abteilung zurzeit Pläne, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen?
7. Existiert ein Zentrum für Notfallprozesse?
8. Hat das Senior Management den DR-Plan und die damit verbundenen Richtlinien und Verfahren genehmigt?
9. Gibt es Pläne für Notfälle oder Krisenmanagement?
10. Haben der Vorstand oder das Senior Management eine Risikobewertung des Unternehmens durchgeführt?

Einzelposten des Budgets

Die folgende Tabelle bringt Beispiele von typischen Budgetposten für DR und damit verbundenen Aktivitäten. Einige der unten aufgeführten Posten haben wir verschiedenen Kategorien zugeordnet, zu denen zum Beispiel Personal, spezielle Systeme und Schulungen gehören. Man sollte in Erwägung ziehen, verschiedene Posten bestimmten Bereichen zuzuordnen, die zur Struktur Ihres Unternehmens passen. Die Vorlage zum Herunterladen, die zu diesem Artikel gehört, liefert zusätzliche Details und weitere Einzelposten.

Die Bedeutung der Budgetierung

Der Budgetprozess existiert, um mehrere Schlüsselaktivitäten zu erfüllen. Diese Aktivitäten spielen eine Rolle während des Rechtfertigungsprozesses gegenüber dem Management.

Zu den üblichen Zielen eines Budgetprozesses für Disaster Recovery gehören die folgenden:

1. DR und verwandte Pläne entwickeln und einrichten, die die rechtzeitige Wiederherstellung von kritischen Geschäftsfunktionen und IT-Infrastruktur nach einer größeren Störung oder Katastrophe erleichtern.
2. Entwicklung von Richtlinien, Verfahren und Compliance-Aktivitäten, um alle DR- und Sicherheitsanforderungen zu adressieren.
3. Entwickeln, dokumentieren, ausüben und aufrechterhalten von Plänen, um das Überleben und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens durch die Verringerung der negativen Auswirkungen von Unterbrechungen des Geschäfts und der Technologie sicherzustellen.
4. Identifizieren und bewerten von potenziellen Risiken für das Unternehmen und seine Abläufe, technologische Infrastruktur, Geschäftsprozesse und Mitarbeiter.
5. Entwerfen und bewerten von potenziellen Schwachstellen für das Unternehmen und seine Abläufe, technologische Infrastruktur, Geschäftsprozesse und Mitarbeiter.
6. Entwerfen und Einrichten von kosteneffizienten Notfallmaßnahmen wie zum Beispiel entfernte Arbeiten, die den Geschäfts- und Technologiebetrieb schnell wiederherstellen können.
7. Entwickeln und Einrichten von Trainings- und Aufklärungsprogrammen, damit sich alle Angestellten ihrer Verantwortung und ihrer Verpflichtungen voll bewusst sind.
8. Etablieren und pflegen von Verbindungen zu externen Gruppen, einschließlich Kunden, Lieferanten, Versicherungen, Notfallhilfen, Aufsichts- und Finanzinstitutionen.
9. Sicherstellen, dass alle externen Recovery-Einrichtungen funktionieren und dass Systeme für die Ausrufung eines Notfalls vorbereitet sind.
10. Entwickeln der Fähigkeit, die Beziehungen zu den Medien zu optimieren, um ungünstige Publicity und negative Auswirkungen auf das Geschäft einzuschränken.