4 häufige Probleme mit Hybrid-Meetings und wie man sie löst
Technische und nicht-technische Herausforderungen können hybride Meetings behindern. So lösen Sie häufig auftretende Probleme unabhängig davon, wie die Benutzer teilnehmen.
Zuletzt aktualisiert:20 Juni 2024
Karin Reed hat das Beste und das Schlechteste bei hybriden Meetings erlebt. Als Trainerin für Unternehmenskommunikation ist sie auf den Irrglauben gestoßen, dass die Nutzer nichts für einen hybriden Ansatz anpassen müssen, da virtuelle Meetings in den letzten Jahren zur Norm geworden sind.
Bei einer Hybrid-Schulung, die sie persönlich durchführte, wurde Reed gesagt, dass der Raum mit Audio und Video ausgestattet sei. Der Kurs verfügte über eine Frontkamera, die zwar die Teilnehmer im Raum, nicht aber sie selbst erfasste.
Die Audioanlage war zwar gut, aber die Teilnehmer aus der Ferne konnten nur den Hinterkopf von Reed sehen. Sie passte sich schnell an, indem sie von ihrem Laptop aus stummgeschaltet an der Besprechung teilnahm, so dass die Teilnehmer aus der Ferne sie sehen konnten - aber das war nicht gerade eine ideale Lösung.
„Ich sollte ihnen eigentlich einige Fertigkeiten beibringen“, sagte sie. "Ich wollte, dass sie in der Lage sind, meine Mimik zu lesen.
Als CEO der Kommunikations-Coaching-Firma Speaker Dynamics hat Reed ein Buch darüber geschrieben, wie man effektive hybride Meetings durchführt. Erfolgreiche hybride Meetings, so Reed, sind eine Kombination aus drei wesentlichen Elementen: Hardware, Software und Fähigkeiten.
1. Schlechte Kameraplatzierung und Raumaufteilung
Eine große Herausforderung für hybride Besprechungsräume besteht darin, dass Teilnehmer aus der Ferne nicht alle Personen im Raum sehen können, so Metrigy-Analyst Irwin Lazar. Bei hybriden Videokonferenzen befinden sich die Fernteilnehmer in einem eigenen Bereich und können von allen gut gesehen werden. Der Besprechungsraum für persönliche Teilnehmer ist jedoch in der Regel nur ein Quadrat im Besprechungsraster, so dass der Konferenztisch nur schwer einsehbar ist und er lang gestreckt wie eine Bowlingbahn erscheint.
„Man sieht den langen Tisch, man sieht die Leute, und wenn sie Nebengespräche führen, kann man sie nicht wirklich hören“, so Lazar.
Unternehmen haben einige Möglichkeiten, die Sicht der Teilnehmer untereinander zu verbessern, zum Beispiel:
Multikamera-Setup: Mehrere Kameras von Anbietern wie Poly, Cisco und Crestron werden im Raum platziert. Häufig wird eine Kamera an der Vorderseite des Konferenzraums platziert, während die übrigen Kameras andere Winkel des Raums erfassen.
Kamera in der Mitte des Tisches: Die Anbieter von Videohardware, Owl Labs und Logitech, bieten Kameras an, die in der Mitte des Tisches angebracht sind und den Blick eine Bowlingbahn-Sicht in einem Besprechungsraum verhindern können.
KI-Erfassung: KI-Software in der Kamera oder der Meeting-Plattform identifiziert die Teilnehmer im Raum und platziert sie in ihrem eigenen Feld. Diese Option funktioniert jedoch nur dann gut, wenn alle Teilnehmer für die Kamera sichtbar sind, so Lazar.
Reed weist auf eine hybride Schulung hin, die sie aus der Ferne leitete und bei der ein Multikamera-Ansatz gewählt wurde. Der Schulungsraum war mit mehreren Kameras ausgestattet, um die Teilnehmer im Raum aus verschiedenen Blickwinkeln zu erfassen, sowie mit drei Monitoren, um ihr Video, die Inhalte und die Fernteilnehmer anzuzeigen. Ein Teilnehmer vor Ort fungierte auch als Moderator der Sitzung.
"So konnten alle auf derselben Seite sitzen", erklärt sie.
Abbildung 1: Ein hybrider Konferenzraum.
2. Herausforderungen beim Erstellen und Teilen von Inhalten
Die gemeinsame Nutzung von Inhalten ist ein weiteres Problem für Remote- und Raumteilnehmer. Wenn die Personen im Raum ein physisches Whiteboard zum Brainstorming verwenden, können die Teilnehmer aus der Ferne dieses möglicherweise nicht sehen, wenn keine Kamera auf das Whiteboard gerichtet ist.
Alternativ könnten die Fernteilnehmer für das Brainstorming eine virtuelle Whiteboard-App verwenden oder den Chat des Konferenzdienstes nutzen, um Inhalte und Nebengespräche auszutauschen. Allerdings müssten die Teilnehmer in den Konferenzräumen ihre Laptops mitbringen, um die Inhalte sehen zu können, was bedeutet, dass sie mehr Zeit damit verbringen, auf einen Bildschirm zu schauen, anstatt in die Kamera zu blicken.
„Was nützt es, in einem Raum zu sein, wenn ich in meinem eigenen persönlichen Raum in diesem Besprechungsraum lebe?“, meint Lazar.
Um dieses Problem zu lösen, setzen immer mehr Unternehmen Touchscreen-Geräte wie digitale Whiteboards ein. Etwa 30 Prozent der Unternehmen verwenden derzeit Touchscreen-Geräte, während weitere 25 Prozent planen, sie im nächsten Jahr einzuführen, so Lazar. Unternehmen rüsten etwa 60 Prozent ihrer Besprechungsräume mit Touchscreen-Geräten aus.
So können Teilnehmer, die sich im Raum befinden, und Teilnehmer, die von außerhalb kommen, zur gleichen Zeit denselben digitalen Raum nutzen und Brainstorming betreiben. Meeting-Anbieter fügen auch Funktionen hinzu, um die gemeinsame Nutzung von Inhalten in hybriden Meetings zu verbessern, wie Microsoft Teams Front Row, das Chat, Inhalte und Video auf denselben Bildschirm bringt.
3. Schlechtes Audio
"Audio ist so schwierig", meint David Maldow, Gründer von Let's Do Video. „Es fühlt sich wirklich unhöflich an, zu sagen: 'Ihr Ton ist schlecht.'“ Wenn Benutzer ein Problem wie beispielsweise ein Echo bei einem Videoanruf bemerken, ist es normalerweise die Person, die das Echo verursacht, die es nicht hören kann. Es kostet dann Zeit, das Meeting zu unterbrechen, um den Schuldigen zu finden und das Problem zu beheben.
Die Behebung von Audioproblemen kann so einfach sein, dass man näher an ein Mikrofon heranrückt oder ein hochwertigeres Modell kauft als das, das in einem Notebook oder mobilen Gerät eingebaut ist. Andere Audioprobleme können jedoch schwer zu beheben sein.
"Wir brauchen bessere Lautsprecher und bessere Mikrofone", meint Maldow.
Anbieter von Meeting-Hardware führen auch Funktionen ein, die die Audioqualität für hybride Meetings verbessern können. Poly bietet zum Beispiel einen akustischen Zaun an, der eine virtuelle Grenze schafft, um Hintergrundgeräusche zu blockieren. Anbieter von Besprechungsdiensten verbessern auch ihre Funktionen zur Reduzierung von Hintergrundgeräuschen, um Geräusche wie das Tippen auf der Tastatur oder Hundegebell zu unterdrücken.
Wir dürfen es nicht so sehen, dass das Meeting in einem Raum stattfindet. Das Meeting findet in Zoom statt; der Meetingraum ist nur der größte Teilnehmer.
4. Probleme der Menschen
Nicht alle Probleme bei Hybrid-Meetings sind technischer Natur. Die Menschen, die das Meeting leiten, sind für den Erfolg eines Hybrid-Meetings ebenso wichtig.
„Wir dürfen es nicht so sehen, dass das Meeting in einem Raum stattfindet“, sagt Maldow. "Das Meeting findet in Zoom statt; der Meetingraum ist nur der größte Teilnehmer".
Der erste Schritt besteht darin, sich daran zu erinnern, dass Teilnehmer aus der Ferne genauso wichtig sind wie diejenigen, die persönlich anwesend sind. Wenn in einem Meeting viele Inhalte erstellt oder ausgetauscht werden sollen, müssen die Mitarbeiter sicherstellen, dass sie ein Medium haben, mit dem die Teilnehmer chatten, Fragen stellen, sich zu Wort melden und mit den Fernteilnehmern in Kontakt treten können, so Lazar. Die Strukturierung von Besprechungen mit einer detaillierten Tagesordnung vor der Besprechung und der Möglichkeit, Fragen zu Beginn der Besprechung zu beantworten, kann laut Lazar ebenfalls zu reibungsloseren und kürzeren Besprechungen beitragen.
„Oftmals kämpft man mit Proximity Bias“, kommentiert Reed. Personen, die sich im Besprechungsraum befinden, neigen eher dazu, sich mit den Personen zu unterhalten, die sich im selben Raum aufhalten, während entfernte Teilnehmer eher dazu neigen, sich untereinander zu unterhalten.
Die Einführung von Best Practices zur Sensibilisierung aller Teilnehmer an einer Besprechung kann viel bewirken. Zum Beispiel sollten Sie während einer Fragerunde die Teilnehmer aus der Ferne zuerst nach ihrer Meinung fragen.
„Das signalisiert sofort, dass es Menschen gibt, die einen wichtigen Beitrag zu dieser Besprechung leisten, und wir wollen sicherstellen, dass wir sie nicht vergessen“, sagt sie.
Unternehmen sollten sich die Zeit nehmen, mit hybriden Meetings zu experimentieren, um bewährte Verfahren zu etablieren, meint sie. Durch das Ausprobieren verschiedener Technologien, die Verwendung unterschiedlicher Ansätze für die Durchführung von Meetings und die Einholung von Feedback von den Mitarbeitern können Unternehmen klare Richtlinien erstellen, bei denen die Mitarbeiter die Erwartungen an hybride Meetings kennen.
Unternehmen sollten jedoch Raum für Wachstum lassen, wenn Anbieter von Meeting-Hardware und -Software neue Technologien und Dienste für hybride Meetings auf den Markt bringen, die in die bewährten Verfahren integriert werden können.
„Es muss ein gewisses Maß an Flexibilität vorhanden sein und die Bereitschaft, es nach und nach zu optimieren“, so Reed.
