Videokonferenz (Videokonferenzdienste)

Wie Videokonferenzen funktionieren

Der Prozess einer Videokonferenz kann in zwei Schritte unterteilt werden: Komprimierung und Übertragung.

Bei der Komprimierung nehmen Kamera und Mikrofon analoge audiovisuelle (AV) Daten auf. Die erfassten Daten liegen in Form von kontinuierlichen Wellen von Frequenzen und Amplituden vor. Diese repräsentieren die erfassten Töne, Farben, Helligkeit, Tiefe und Schattierungen. Nach der Erfassung wandeln Codecs die Daten in digitale Pakete um, in der Regel mit Komprimierung, um die Bandbreitennutzung zu minimieren.

Während der Übertragungsphase werden die Pakete über das Netzwerk gesendet, in der Regel an den Cloud-Dienstanbieter, der sie dann an andere Konferenzteilnehmer weiterleitet (und die Sprach- und Videodaten mehrerer Teilnehmer kombiniert).

Sobald die Pakete den Endpunkt erreichen, dekomprimieren die Codecs die Daten. Die Codecs wandeln sie wieder in analoges Audio und Video um. Dadurch können der empfangende Bildschirm und die Lautsprecher die AV-Daten korrekt anzeigen und wiedergeben.

Komponenten von Videokonferenzsystemen

Zu den Komponenten eines Videokonferenzsystems gehören:

• Ein Netzwerk für die Datenübertragung, zum Beispiel ein kabelgebundenes/drahtloses lokales Netzwerk (LAN oder WLAN), ein WAN, ein drahtloses Mobilfunknetz und ein privates Breitbandnetz.
• Zwei oder mehr Videokameras oder Webcams, die eine Videoeingabe ermöglichen.
• Zwei oder mehr Mikrofone, die sich entweder an der Person oder innerhalb der Vorrichtung befinden und einen Audioeingang bereitstellen.
• Ein Computerbildschirm, Monitor, Fernseher oder Projektor, der die Videoausgabe übertragen kann.
• Kopfhörer, Laptop-Lautsprecher oder professionelle Lautsprecher, die für die Audioausgabe verwendet werden können.
• Hardware- oder softwarebasierte Kodierungs- und Dekodierungstechnologie (Codecs), die analoge Audio- und Videodaten (AV) auf der Verteilungsseite zu digitalen Paketen komprimieren und dann am Endpunkt dekomprimieren können.

Vorteile von Videokonferenzen

Videokonferenzdienste bringen viele Vorteile mit sich. In Unternehmen können sie die Produktivität der Mitarbeiter steigern und eine bessere Kommunikation und Interaktion mit Kollegen, Partnern und Kunden ermöglichen.

Zu den konkreten Vorteilen von Videokonferenzen für Unternehmen gehören geringere Reisekosten, insbesondere für Mitarbeiterschulungen, und verkürzte Projektlaufzeiten als Ergebnis einer verbesserten Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Außerdem können Unternehmen ihre Einnahmen durch qualitativ hochwertigere virtuelle Verkaufssitzungen steigern.

Zu den immateriellen Vorteilen von Videokonferenzen gehören effizientere Meetings mit dem Austausch nonverbaler Kommunikation und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl zwischen Geschäftskontakten, sowohl innerhalb und zwischen Unternehmen als auch mit Kunden.

Auf persönlicher Ebene können die Teilnehmer durch die persönliche Verbindung ein stärkeres Gefühl der Vertrautheit mit Menschen entwickeln, die sie vielleicht nie persönlich treffen werden. Seit dem Beginn der COVID-19-Pandemie nutzen viele Unternehmen Videokonferenzen für gemeinschaftsbildende Aktivitäten und gesellschaftliche Zusammenkünfte, wie Lunch-and-Learn-, Gesundheits- sowie Wellness-Aktivitäten, Happy Hours und Spiele.

Nachteile von Videokonferenzen

Videokonferenzen bieten zwar zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Privatpersonen, weisen aber auch einige Nachteile auf. Beispielsweise erfordern Videoanrufe und Konferenzen eine stabile, schnelle Internetverbindung. Zum Beispiel ist für qualitativ hochwertige Videogespräche und -konferenzen eine durchgehend zuverlässige Hochgeschwindigkeits-Internetverbindung mit minimaler Latenz und Jitter erforderlich. Nur eine stabile Internetverbindung kann garantieren, dass die Sprachausgabe von Audio- und Videobildern zuverlässig und reibungslos erfolgt. Probleme mit der Bandbreite oder der Internetverbindung können dazu führen, dass die Audio- und Bildanzeige unterbrochen wird oder verloren geht. Das erfordert bei wichtigen Gesprächen Maßnahmen zur Verbesserung der Dienstqualität (QoS).

Ein weiterer Nachteil sind die Kosten für hochwertige Videokonferenzsysteme. Obwohl viele Unternehmen Videokonferenzdienste nutzen, um die Kosten für Geschäftsreisen zu senken, müssen sie am Ende doch viel Geld für ein Videokonferenzsystem ausgeben. Das gilt vor allem für größere Büros. Zusätzlich zu all den teuren Geräten und Technologien müssen Unternehmen oft auch für die Installation, Bereitstellung und Wartung von Endpunkten und Servern vor Ort aufkommen, wenn sie eine On-Premises-Plattform nutzen.

Geschichte der Videokonferenzen

Die ersten Entwicklungen im Bereich der Videokonferenzen gehen auf die 1920er Jahre zurück, als AT&T Bell Labs und John Logie Baird mit Bildtelefonen experimentierten.

In den 1930er Jahren wurden auch in Deutschland erste Versuche mit Videokonferenzen durchgeführt. Zu dieser frühen Technologie gehörten Bildtelefone, mit denen Standbilder über Telefonleitungen übertragen wurden.

In den frühen 1970er Jahren begann AT&T mit der Nutzung von Videokonferenzen mit seinem Picturephone-Service. Die weite Verbreitung von Videokonferenzen begann jedoch erst in den 1980er Jahren mit der Computerrevolution. Die Revolution führte zur Erfindung von Codecs sowie zur Entwicklung von Breitbanddiensten wie ISDN, die das Senden von visuellen Bildern für den persönlichen Gebrauch ermöglichen. Die spätere Einführung von Mobiltelefonen ermöglichte zudem die Popularität von Videokonferenzen.

Webcams begannen in den 90er Jahren auf dem College-Campus zu erscheinen. Im August 1994 wurde die QuickCam eingeführt, die erste kommerzielle Webcam. Sie war jedoch nur mit dem Mac kompatibel, erst im Jahr 1995 wurde eine Windows-kompatible Version veröffentlicht. 2010 kürte das Time Magazine die QuickCam zu einem der besten Computergeräte aller Zeiten.

1992 entwickelten die Mitarbeiter der IT-Abteilung der Cornell University die Videokonferenzsoftware CU-SeeMe für den Apple Macintosh. Im Jahr 1994 wurde die Software für Windows portiert. Die CU-SeeMe-Software wurde 1995 auf den Markt gebracht und führte die ersten Internet-Radiosender ein.

Im Jahr 2004 setzten viele Unternehmen erstmals Videokonferenzsysteme ein, da Breitbandtechnologie endlich erschwinglich und weit verbreitet war. Die Verbreitung von Videokonferenzen nahm in den 2010er Jahren zu. Sie beschleunigte sich jedoch rapide, als die COVID-19-Pandemie die große Mehrheit der Arbeitnehmer aus ihren Büros nach Hause trieb und eine verbesserte Videokonferenzerfahrung erforderlich machte.

Anbieter von Videokonferenzen

Verbraucherdienste wie FaceTime von Apple, Meet von Google und Skype von Microsoft haben Videokonferenzen auf Desktops und mobilen Geräten, die über eine eingebaute Kamera verfügen, allgegenwärtig gemacht. Auch Facebook hat mit Workplace Rooms seine Reichweite von Privatkundenvideos auf Unternehmensvideos ausgeweitet. Im Unternehmensbereich gibt es Videokonferenzplattformen, die Konferenzanwendungen, persönliche oder raumbasierte Konferenzendpunkte oder sowohl Anwendungen als auch Endpunkte anbieten.

Zu den Videokonferenzanbietern und ihren Produkten gehören unter anderem:

Videokonferenzen und Remote-Arbeit

Videokonferenzen sind vor allem für Fernarbeitskräfte nützlich, die sich auf diese Dienste verlassen, um die meisten ihrer arbeitsbezogenen Sitzungen abzuhalten. Da Remote-Arbeitskräfte in der Regel nicht die traditionellen Büroräume eines Unternehmens nutzen, ermöglicht der Einsatz von Videokonferenzen einen simulierten persönlichen Kontakt zwischen Teammitgliedern und Kollegen. Darüber hinaus können zusätzliche Videokonferenz-Tools, wie die gemeinsame Nutzung von Screen Sharing für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter weitaus nützlicher machen als die Beschränkung auf die Sprachkommunikation.

Videokonferenzen können nicht nur für eine bessere Kommunikation und Produktivität sorgen, sondern auch die Entwicklung wichtiger Arbeitsbeziehungen fördern. Sie sind ansprechender als das bloße Hören von Stimmen am Telefon oder die Korrespondenz per E-Mail.

Der zunehmende Einsatz von Video bei der Fernarbeit hat jedoch auch zur Entstehung von Videomüdigkeit (Video Fatigue) geführt. Bei Nutzern, die häufig an Videokonferenzen teilnehmen, können Symptome wie Überanstrengung der Augen, Erschöpfung und Kopfschmerzen auftreten.

Trends bei Videokonferenzen

Inmitten der COVID-19-Pandemie wurde die Fernarbeit für viele Unternehmen zur neuen Normalität. Die Unternehmen nutzen Videokonferenztechnologien, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig die empfohlenen sozialen Distanzierungsprotokolle durchzusetzen. Videokonferenzen kamen dabei einem tatsächlichen Treffen von Angesicht zu Angesicht am nächsten. Sie werden nun nicht nur für unternehmensinterne Besprechungen eingesetzt, sondern auch für Vorstellungsgespräche mit Bewerbern anstelle von Gesprächen vor Ort.

Zoom, ein bekannter Anbieter von Videokonferenzen, der im Jahr 2020 ein explosionsartiges Wachstum verzeichnete, wurde für viele das Gesicht der pandemischen Videokonferenz. Infolgedessen ist der Name Zoom zum Synonym für Videokonferenzen im Allgemeinen geworden und hat zu populären Begriffen wie Zoombombing und Zoom-Müdigkeit geführt. Zu den Faktoren, die zum Aufstieg von Zoom beigetragen haben, gehören eine intuitive Benutzeroberfläche sowie das Angebot von kostenlosen Einzelkonferenzen ohne Zeitlimit und Gruppenkonferenzen mit einer Dauer von bis zu 40 Minuten und 100 Benutzern.

Nach der Pandemie tendierten viele Unternehmen einem hybriden Arbeitsplatzaufbau. Videokonferenzen werden in diesen Fällen weiterhin die bevorzugte Kommunikationsmethode sein, da die meisten Meetings mindestens einen Fernteilnehmer enthalten. Die Anbieter von Videokonferenzen verbessern ihre Dienste, um hybride Meetings zu unterstützen und eine gleichberechtigte Erfahrung für Fern- und Büroteilnehmer zu schaffen.

Zum Beispiel hat Zoom im Jahr 2021 eine öffentliche Betaversion der Smart Gallery eingeführt, die Teilnehmer von Fernkonferenzen und Zoom Rooms in einzelnen Frames anzeigt. Auch Microsoft hat eine ähnliche Funktion für Teilnehmer an Teams Rooms-Meetings vorgestellt.