System of Record (SOR)
Was ist ein System of Record (SOR)?
Ein System of Record (SOR) ist ein Informationsspeicher- und -abrufsystem (Information Storage and Retrieval System, ISRS), das wertvolle Daten über ein Organisationssystem oder einen Prozess speichert. Dieser Datensatz kann mehrere Datenquellen enthalten und an einem einzigen Standort oder an mehreren Lokationen mit Fernzugriff vorhanden sein. Um die Datenintegrität und -gültigkeit zu gewährleisten, darf es jedoch nur einen SOR für eine bestimmte Information geben.
Subtile Unterschiede in den Daten sind üblich, wenn sie auf mehreren Computern vorhanden sind. Das ist auf die Bearbeitung oder Verarbeitung der Daten zurückzuführen. Diskrepanzen können aufgrund von Bugs, Eigenheiten der Dateiformatkonvertierung, mehrfachen Bearbeitungen durch Menschen oder zeitlichen Veränderungen, etwa durch Kalenderaktualisierungen, auftreten. Für Informationen, die sich nicht ändern, beispielsweise historische Daten, bietet ein SOR eine nachvollziehbare Quelle für die ursprünglichen Informationen. Für Daten, die sich ändern können, wie etwa ein Bankkontostand, liefert ein SOR die aktuellsten Informationen.
Was ist ein Beispiel für ein SOR?
Es gibt viele Arten von SORs. Eines der gängigsten ist ein CRM-System (Customer Relationship Management). Zu den anderen gehören Finanzsysteme wie SAP, Systeme für die Personalverwaltung und für die Kundenbetreuung.
Was ist der Zweck eines Records-Management-Systems?
Das SOR-Management ist vielseitig einsetzbar. Es kann helfen, Prozesse effektiv zu automatisieren und die organisatorische Effizienz zu steigern. Ein SOR lässt sich auch dazu verwenden, Daten in einem zentralisierten und leicht zugänglichen Knotenpunkt zu organisieren. Und schließlich kann ein SOR entscheidend sein, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Wie werden die Aufzeichnungen aktuell gehalten?
Es gibt zwei Methoden, um Datensätze auf dem neuesten Stand zu halten: ein computergestütztes (oder automatisiertes) Record Keeping System oder eine gründliche manuelle Datenspeicherung.
Was ist ein System of Record in Pega?
In der Low-Code-Plattform Pega wird ein SOR-Muster verwendet, wenn ein Vorgang Zugriff auf Informationen benötigt, die in einer anderen Anwendung oder einem anderen System gespeichert sind. Der Fall ist nicht Eigentümer der Referenzdaten, sondern wird bei Bedarf von der Anwendung referenziert, um Regeln aufzufüllen oder Kontext zu erhalten.
Was ist eine System of Records Notice?
Eine System of Records Notice wird in den USA von einer Bundesbehörde im Federal Register veröffentlicht, wenn sie ein SOR mit Informationen über eine Person einrichtet oder ändert.
