Software as a Service Enterprise Resource Planning (SaaS ERP)

Unterschiede zwischen SaaS ERP, Cloud-ERP und On-Premises-ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) ist ein modulares Softwaresystem, das die Geschäftsprozesse eines Unternehmens, wie Buchhaltung, Personalverwaltung und Beschaffung, mit einer zentralen Datenbank zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Informationen zwischen den Modulen integriert. Unabhängig davon, ob es vor Ort auf den vernetzten Computern des Eigentümers oder extern auf Remote-Servern in der Cloud läuft, digitalisiert und standardisiert ERP Geschäftstransaktionen und -unterlagen, verbessert die abteilungsübergreifende Kommunikation, beschleunigt die Geschäftsprozesse, bindet Kunden, Lieferanten und Partner enger ein und verbessert die Datengenauigkeit.

SaaS ERP ist eine Untergruppe von Cloud-ERP, und die Begriffe werden oft miteinander vermischt. Der Begriff Cloud-ERP wird häufiger verwendet, und Anbieter, die nur SaaS ERP verkaufen, vermarkten es oft als Cloud-ERP. Allerdings ist nicht jedes Cloud-ERP SaaS, und andere Arten von Cloud-ERP unterscheiden sich in wichtigen Punkten, vor allem durch das Fehlen von Multi-Tenancy und regelmäßigen, vom Anbieter initiierten Updates.

Cloud-ERP umfasst auch eine Private Cloud, in der Regel eine einzelne Instanz der vor Ort installierten Software, die in der Cloud des ERP-Anbieters oder eines Cloud-Service-Providers läuft. Der ERP-Eigentümer entscheidet, wann er die Software aktualisiert, und hat eine gewisse Kontrolle und Verantwortung über die Infrastruktur. Es ist auch möglich, dass ein ERP-Eigentümer seine Private Cloud intern auf seiner eigenen Cloud-Infrastruktur betreibt.

Hosted ERP ist eine weitere gängige Bezeichnung für ein ERP-System mit Fernzugriff, das in den Rechenzentren eines externen Anbieters läuft. Während einige Anbieter es als Cloud-Angebot vermarkten, fehlen bei Hosted ERP in der Regel die niedrigen Kosten, die gemeinsame Nutzung von Ressourcen und die einfache Bereitstellung, die SaaS mit mehreren Mandanten auszeichnen. Es bietet jedoch viele der Vorteile von On-Premises-ERP, wie zum Beispiel die Anpassbarkeit und die Kontrolle über den Zeitpunkt von Upgrades. Es bietet auch einige wichtige Vorteile der Cloud-Infrastruktur, einschließlich der Abonnementpreise und der Möglichkeit, die Rechenressourcen an sich ändernde Anforderungen anzupassen.

Der Programmcode von SaaS-ERP-Produkten ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal. ERP-Anbieter, die sowohl On-Premises- als auch SaaS ERP anbieten, verwenden in der Regel den Code ihrer On-Premises-ERP-Software als Grundlage für das Cloud-Produkt. Der Code für SaaS ERP ist jedoch in der Regel eine kleinere, schlankere, meist neue Version mit weniger Funktionen.

In der Praxis mischen Cloud-Service-Provider und ERP-Anbieter einige der Funktionen von Single-Tenancy und Multi-Tenancy auf verschiedenen Ebenen des Cloud Stack. So kann ein Cloud-Service-Provider beispielsweise eine mandantenfähige Version von Infrastructure as a Service (IaaS) anbieten, das heißt Server, Speicher, Netzwerkhardware und zugehörige Software, aus denen ein Rechenzentrum besteht. Das SaaS-ERP-System selbst kann jedoch Single-Tenancy sein. Das Ergebnis ist theoretisch ein ERP-System, das die größten Vorteile der Cloud – die Effizienz, Einsparungen und Flexibilität (oder Elastizität im Cloud-Jargon) gemeinsam genutzter mandantenfähiger Dienste – mit dem Datenschutz und der Kontrolle einer mandantenfähigen Anwendung verbindet. Einige SaaS-ERP-Anbieter bieten eine zusätzliche Schicht einer mandantenfähigen Infrastruktur an, die die Programmierung von benutzerdefinierten Erweiterungen für die einheitliche Codebasis sowie von vorgefertigten Spezialanwendungen ermöglicht und somit eine effektive Anpassung ihres SaaS ERP bietet.

Marktforschern und Finanzberichten von ERP-Anbietern zufolge übertreffen On-Premises-, Hosted- und Private-Cloud-ERP zusammengenommen SaaS ERP bei weitem, wobei letzteres mit zweistelligen jährlichen Raten wächst. Seit den späten 2010er Jahren ist SaaS der bevorzugte Bereitstellungsmechanismus für die Personalmanagement-Komponente von ERP. Das Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM) ist eine weitere ERP-Funktion, die häufig als SaaS bereitgestellt wird.

Die Komplexität der Cloud-Optionen kann es für potenzielle Käufer schwierig machen, SaaS ERP von anderen Cloud-ERP zu unterscheiden. Laut Forrester Research erfordert die strenge Definition von SaaS das Vorhandensein aller folgenden Elemente:

• Abonnementpreise
• Hosting und Verwaltung durch den ERP-Anbieter
• Mehrmandantenfähigkeit (Multi-Tenancy)

Funktionen und Anwendungsfälle

Wenn ERP als SaaS bereitgestellt wird, ist es in der Regel einfacher zu nutzen, weniger kostspielig zu betreiben, einfacher zu pflegen und dank der kostengünstigen Konnektivität des Internets leichter mit anderen Systemen und Nutzern zu verbinden als On-Premises-ERP. SaaS ERP ist auch das Mittel, auf das viele Unternehmen zurückgreifen, um Zugang zu neuen Technologien wie künstliche Intelligenz, fortschrittliche Analytik, Blockchain und Internet der Dinge(Internet of Things, IoT) zu erhalten, welche die Verarbeitungs-, Datenspeicher- und Netzwerkfähigkeiten des Cloud Computing erfordern. Für ERP-Anbieter ist es einfacher, diese neuen Technologien vielen Nutzern über eine einzige mandantenfähige SaaS-Instanz zur Verfügung zu stellen als über individuell angepasste On-Premises-ERP-Systeme, die nur selten aktualisiert werden.

Die Anwendungsfälle für SaaS ERP sind zahlreich. Für kleine und wachsende Unternehmen ist SaaS ERP oft das erste ERP-System, da es geringe Anschaffungskosten und eine kurze Implementierungszeit bietet. SaaS ERP ist auch eine beliebte Wahl für die zweite ERP-Plattform im Rahmen eines zweistufigen ERP-Systems, bei dem ein älteres ERP-System in der Unternehmenszentrale durch eine kleinere, flexiblere ERP-Plattform in entfernten Niederlassungen und Abteilungen ergänzt wird. Einige Unternehmen migrieren von einem alten On-Premises-ERP-System zu SaaS ERP, da dies der einfachste Weg ist, um Technologien zu erhalten, die sie als strategische Prioritäten betrachten, wie zum Beispiel KI, Big-Data-Analytik oder Omnichannel-E-Commerce.

Vorteile

Viele der Vorteile von SaaS ERP – insbesondere im Vergleich zu On-Premises-ERP – sind der Cloud-Infrastruktur inhärent, in anderen Cloud-Anwendungen verfügbar und nicht einzigartig für ERP. Dazu gehören:

• schnelle Implementierung
• Größenvorteile durch Ressourcen-Pooling
• bedarfsgerechter Self-Service bei der Bereitstellung von Ressourcen
• Elastizität
• einfacher Netzwerkzugriff von den meisten Geräten aus

SaaS ERP hat jedoch in der Regel einzigartige Vorteile gegenüber anderen ERP-Typen, darunter:

• modernere Benutzeroberfläche
• standardisierte und vereinfachte Geschäftsprozesse
• aufkommende Technologien, die eine Cloud erfordern
• schnelle, häufige Aktualisierungen.

Kosten

Da SaaS auf einem Abonnementmodell basiert, betragen die anfänglichen Kosten für die Bereitstellung von SaaS ERP nur einen Bruchteil der Kosten für On-Premises-ERP, für das in der Regel eine Vorablizenz erforderlich ist, die zwischen mehreren hunderttausend und mehreren Millionen Euro liegen kann. SaaS kann jedoch schon nach wenigen Jahren die Gesamtkosten von On-Premises-ERP übersteigen, insbesondere wenn die Zahl der Benutzer schnell wächst. ERP-Anbieter betrachten SaaS als eine zuverlässigere und langfristig rentablere Einnahmequelle, unter anderem da Wartung und Upgrades für sie billiger sind als bei On-Premises-ERP.

Käufer von SaaS ERP müssen daher die SaaS-Abonnementmodelle sorgfältig prüfen, um die Gesamtbetriebskosten abschätzen zu können. Die Abonnementoptionen sind sehr unterschiedlich und reichen von der Preisgestaltung pro Benutzer bis hin zu gestaffelten Preisen, die SaaS-ERP- und Cloud-Dienste und -Ressourcen je nach Unternehmensgröße bündeln, sowie anderen Optionen. Für die Cloud-Infrastruktur können separate nutzungsabhängige Preise gelten, die je nach Bedarf schwanken.

Implementierung

SaaS ERP kann innerhalb von Stunden oder Tagen implementiert werden, da der ERP-Anbieter oder der Cloud-Partner die IT-Infrastruktur verwaltet und die Benutzer über einen Desktop-Webbrowser oder eine Smartphone-App auf die Software zugreifen.

Eine SaaS-ERP-Implementierung kann sich jedoch dadurch verzögern, dass Daten aus dem alten ERP-System migriert werden müssen. Außerdem brauchen die Benutzer Zeit, um sich an die neuen Möglichkeiten der Ausführung von Geschäftsprozessen und der Interaktion mit der Software zu gewöhnen. Die Integration kann sich als schwierig erweisen, da SaaS ERP in der Regel mit anderen SaaS-Anwendungen oder mit vor Ort installierter Software für Funktionen wie Fertigung und Lagerverwaltung kommunizieren muss. Trotz des allgemeinen Images, einfacher zu bedienen zu sein als die meisten On-Premises-ERP-Systeme, bedarf SaaS ERP einer gewissen Einarbeitung, die von Unternehmen verlangt, Zeit und Ressourcen in Schulungen und Change-Management zu investieren.

Viele alteingesessene Anbieter von On-Premises-ERP, darunter SAP, Oracle, Microsoft und Infor, haben mindestens ein echtes mandantenfähiges SaaS-ERP-Produkt.