Ressourcenzuweisung
Die Ressourcenzuweisung ist der Prozess zum Verteilen und Pflegen von Assets, um die strategischen Ziele des Unternehmens optimal zu unterstützen.
Der Prozess umfasst die Verwaltung materieller Werte wie Hardware, aber auch immaterieller Assets wie Wissen und Personal. Bei der Ressourcenzuweisung geht es darum, konkurrierende Bedürfnisse und Prioritäten gegeneinander abzuwägen und die beste Vorgehensweise zu bestimmen, um den Nutzen begrenzter Ressourcen zu maximieren und die beste Rendite zu erzielen.
Bei der Ressourcenzuweisung müssen Unternehmen zunächst ihr gewünschtes Ziel festlegen, zum Beispiel Umsatzsteigerung, Produktivitätsverbesserung oder bessere Markenbekanntheit. Dann müssen sie abschätzen, welche Ressourcen sie zum Erreichen dieses dieses Ziels benötigen.
Obwohl sich die Ressourcenzuweisung häufig auf Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Projektmanagement bezieht, oder im engeren Sinne auf das Verteilen von Rechenleistung und Storage in virtualisierten Umgebungen, wird der Begriff auch in anderen Zusammenhängen verwendet, unter anderem in den folgenden
- Wirtschaft, wo er ein Bestandteil der öffentlichen Finanzen ist; und
- Storage, wo er beschreibt, wie Betriebssysteme Datenspeicherressourcen verwalten.
Wie man Ressourcen in einem Projekt zuweist
Die folgenden fünf Schritte sind wichtig für die Zuweisung verfügbarer Ressourcen im Rahmen des Projektmanagements:
- Planen. Projektmanager sollten zunächst das Projekt planen. Sie müssen das Projekt in einzelne Aufgaben unterteilen und ermitteln, welche Fähigkeiten die zugewiesenen Mitarbeiter für das Projekt mitbringen sollten. Außerdem müssen sie alle Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel die Fristen und das Budget, prüfen. Sie sollten zudem die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ermitteln, um die einzelnen Schritte sinnvoll anzuordnen. Entwickeln Sie einen Projektstrukturplans, der jeder Aufgabe ein Start- und Enddatum zuordnet und ein Budget festlegt.
- Verfügbarkeit abschätzen. Krankheitszeiten, Urlaub, Ferien und andere Projekte wirken sich auf die Verfügbarkeit eines Teams aus. In dieser Phase müssen die Manager Kommunikationswege mit den Teammitgliedern einrichten, um den Plan auf ihre Ab- und Anwesenheitszeiten abzustimmen. Eine offene Kommunikation ist wichtig, um die Zusammenarbeit zwischen den Teams zu fördern und die Nutzung der gemeinsamen Ressourcen zu optimieren. Sie hilft auch dabei, Teammitglieder zu identifizieren, deren Termine sich überschneiden oder die mehrere Projekte unter einen Hut bringen müssen, was das Projekt verlangsamen könnte.
- Zeitplan. Manager weisen Aufgaben zu und entwickeln Zeitpläne für das Projekt. Sie verwenden Ressourcenmanagement-Tools, um diesen Prozess zu automatisieren und zu rationalisieren und die Arbeitsbelastung besser einzuhegen. Ein effektives Management der Arbeitsbelastung verhindert Burnout, öffnet Möglichkeit zum Verbessern der Fähigkeiten von Teammitgliedern und lässt Sie schneller erkennen, ob Sie zusätzliches Personal benötigen. Die Ressourcenplanung umfasst das Blocken von Zeit für vorrangige Aufgaben und Priorisieren sämtlicher Aufgaben.
- Kontrolle. Sobald das Projekt beginnt, ist es wichtig, die Leistung der Teammitglieder zu nachzuvollziehen und herauszufinden, wie effektiv sie die Aufgaben erledigen. Passen Sie die Ressourcenzuteilung an, um die Effizienz zu maximieren und neue Möglichkeiten zu nutzen, wenn sie sich ergeben. Business-Intelligence-Tools und Projektmanagement-Software und -Tools erleichtern das Erfassen von Echtzeitdaten, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass das Team den Zeitplan des Projekts einhält.
- Auswerten. Der Erfolg des Projekts wird anhand von Kennzahlen bewertet, die zeigen, wie gut es die Erwartungen erfüllt hat. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse dienen zur Verfeinerung der Ressourcenzuweisungsstrategien für die nächsten Projekte.
Das kann eine erfolgreiche Ressourcenzuweisung
Eine effektive Ressourcenzuweisung bietet die folgenden Vorteile:
- Mehr Zusammenarbeit. Die Ressourcenzuweisung erleichtert die Kommunikation zwischen den Teams und fördert die Zusammenarbeit. Eine Ressourcenzuweisungsstrategie schließt die laufende Kommunikation mit den Beteiligten ein, um sie über die Fortschritte bei der Erreichung strategischer Ziele auf dem Laufenden zu halten.
- Effizienz. Eine sorgfältige Planung der Ressourcen hilft Ihren Mitarbeitern, ihr Projekt fristgerecht abzuschließen und nur die Ressourcen zu verwenden, die zum Erreichen der einzelnen Ziele erforderlich sind. Eine solide Strategie für die Ressourcenzuweisung hilft Projektteams, Fehler zu vermeiden, die durch Konflikte mit zusätzlichen Aufgaben entstehen.
- Arbeitsmoral. Die Ressourcenzuweisung verbessert das Engagement und die Moral der Teammitglieder. Aufgaben und Hilfsmittel werden gerecht verteilt, so dass niemand überlastet wird. Dieser Ansatz steigert die Produktivität, denn wenn sich das Wohlbefinden der Teammitglieder verbessert, haben sie die nötige Bandbreite und Handlungsfreiheit, um zusätzliche Aufgaben zu übernehmen.
- Geringere Kosten. Eine wirksame Ressourcenzuweisung führt zu erheblichen Kosteneinsparungen, da sie die Effizienz erhöht, Verschwendung reduziert und kostspielige Fehler, Rückschläge und Verzögerungen vermeidet.
Herausforderungen der Ressourcenzuweisung
Der Prozess der Ressourcenzuteilung birgt auch einige Herausforderungen, darunter die folgenden:
- Ressourcenknappheit. Manchmal sind nicht genügend Ressourcen verfügbar, um die im Projektplan festgelegten Aufgaben zu erfüllen, oder der Zugriff ist nur zeitweise möglich. In anderen Fällen kommt es vor, dass Projektressourcen zu Beginn des Projekts verfügbar sind, später im Verlauf jedoch wegfallen.
- Qualifikationsdefizite. Wenn bestimmte Fähigkeiten nicht ausreichend vorhanden sind, kann sich dies negativ auf das Projekt auswirken. Die erforderlichen zusätzlichen Schulungen oder Einstellungen nehmen Zeit in Anspruch, die Sie nicht einplanen konnten.
- Ressourcenüberfluss. Zu viele Ressourcen wirken sich ebenfalls negativ auf die Effizienz und Produktivität aus. Wenn einer Aufgabe mehr Ressourcen zugewiesen werden als nötig, überfordert das die Mitarbeiter, weil sie versuchen, sie voll auszuschöpfen.
- Sichtbarkeit. Eine schlechte Übersicht über den Projektfortschritt verursacht mitunter ein Chaos bei den Ressourcen. Mangelnde Transparenz wirkt sich außerdem negativ auf die Fähigkeit eines Unternehmens aus, künftige Projektanforderungen zu prognostizieren, was wiederum den Erfolg der Ressourcenzuteilung einschränkt. Das Fehlen eines zentralen Ressourcenplanung-Tools ist häufig die Ursache für mangelnde Transparenz.
- Fehlkommunikation. Schlechte Kommunikation zwischen Teammitgliedern oder Teams bringt eine Reihe von Problemen mit sich. Ein häufiger Schwachpunkt ist zum Beispiel die Kommunikation zwischen dem Vertriebs- und dem Lieferteam. Wenn das Team, das das Produkt an den Kunden liefert, nicht über alle Projektanforderungen informiert ist, kann es möglicherweise nicht sicherstellen, dass die Ressourcen richtig zugewiesen werden und die Ergebnisse den Erwartungen des Kunden entsprechen.
- Veraltete Technologie. Veraltete Technologien, wie zum Beispiel eine Tabellenkalkulationsanwendung, liefern möglicherweise keine ausreichenden Echtzeitdaten. Dies kann dazu führen, dass Gelegenheiten verpasst werden oder Ressourcen überdimensioniert werden, wenn sich die Projektanforderungen ändern.
- Schleichende Ausweitung des Umfangs. Der Projektumfang kann sich zu jedem Zeitpunkt des Projektlebenszyklus ändern und zu einem schwankenden Ressourcenbedarf führen. Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs ist eine Änderung der ursprünglichen Ziele oder Aufgaben eines Projekts und kann zu ständigen Änderungen oder einem unkontrollierten Wachstum des Projektumfangs führen. Wenn ständig neue Anforderungen hinzukommen, erschöpfen sich die Ressourcen unerwartet, was die Arbeit negativ beeinflusst.
Diese Definition wurde zuletzt im November 2022 aktualisiert
