Recruitment-Management-System (RMS)
Ein Recruitment-Management-System (RMS), Rekrutierungsmanagementsystem oder Personalbeschaffungssystem, umfasst ein Satz von Tools, die für die Verwaltung des Rekrutierungsprozesses entwickelt wurden. Es ist eines der wichtigsten Anwendungen der Personalabteilung (HR). Die Personalbeschaffung ist hart umkämpft, vor allem bei Bewerbern mit gefragten technischen Fähigkeiten, was das Interesse an hochentwickelten Personalbeschaffungssystemen steigert. Diese Systeme werden entwickelt, um die Effizienz von Personalvermittlern und Stellensuchenden zu verbessern.
Ein Recruitment-Management-System beinhaltet eine Reihe von Komponenten und Funktionen. Dazu gehören die Verwaltung von Stellenausschreibungen und Bewerbungen sowie CRM-ähnliche Funktionen, um den Kontakt zu den Bewerbern aufrechtzuerhalten und sie zu binden. Viele dieser Aufgaben sind automatisiert. Routineaufgaben wie die Planung von Telefonanrufen und persönlichen Vorstellungsgesprächen sind Teil der Arbeit, die von diesen Systemen übernommen wird.
Wie funktioniert ein Recruitment-Management-System?
Die Grenze zwischen einem Recruitment-Management-System (RMS) und Applicant-Tracking-System (Bewerbermanagementsystem, ATS) ist fließend geworden. Ein Recruitment-Management-System ergänzt im Allgemeinen die Funktionen eines Bewerbermanagementsystem. Während ein Bewerbermanagementsystem vor allem dazu geeignet ist, Stellenausschreibungen zu veröffentlichen, Kandidaten zu verfolgen und den Prozess der Stellenausschreibung zu automatisieren (siehe Abbildung 1), geht ein Recruitment-Management-System mehrere Schritte weiter, indem es die Personalabteilung bei der Einstellung von Kandidaten unterstützt, zusätzliche manuelle Aufgaben automatisiert und den Abgleich von Kandidaten mit offenen Stellenangeboten verbessert.
Neben der Veröffentlichung von offenen Stellenangeboten vereinfacht das RMS beispielsweise die Veröffentlichung von Stellenangeboten in verschiedenen Jobbörsen und sozialen Medien.
Die Bewerber können sich mit dem RMS direkt über Stellenbörsen oder über ihre Profile auf Plattformen wie LinkedIn bewerben.
Zu den fortschrittlicheren Funktionen können Ranking-Systeme gehören, die Algorithmen verwenden, um die Belegschaft eines Arbeitgebers zu analysieren. Die Technologie kann Leistungsbeurteilungen, Lebensläufe und andere Aufzeichnungen von Mitarbeitern untersuchen, um die Merkmale der erfolgreichsten Mitarbeiter eines Unternehmens zu ermitteln. Diese Technologien stützen sich auf Machine-Learning-Verfahren, um nach Mustern in den Daten zu suchen. Dieser Prozess fließt in das Ranking-System ein, mit dem Arbeitgeber die Bewerber für ein Vorstellungsgespräch auswählen.
Recruitment-Software setzt auch Anti-Bias-Technologien ein, um Stellenausschreibungen zu analysieren und Wörter und Formulierungen zu markieren, die beispielsweise auf eine geschlechtsspezifische Bevorzugung hindeuten, was einige Bewerber abschrecken kann. Die Anti-Bias-Technologie wird auch bei der Einstellung von Mitarbeitern eingesetzt. Ein Personalverantwortlicher könnte zum Beispiel Absolventen bestimmter Universitäten bevorzugen. Die Technologie kann diese Einschränkung ausschließen und dazu beitragen, dass der Schwerpunkt auf der Identifizierung von Bewerbern liegt, die die Anforderungen der Stelle am besten erfüllen.
Einige Recruitment-Management-Systeme integrieren mittlerweile einen Chatbot, der in der Lage ist, sich mit Bewerbern zu unterhalten und Fragen zu beantworten, was einen FAQ-Bereich ersetzt.
Auch die Benutzerfreundlichkeit für Bewerber ist ein Ziel. Das RMS kann in der Lage sein, den Lebenslauf eines Bewerbers zu analysieren und relevante Informationen, wie zum Beispiel den beruflichen Werdegang und die Ausbildung, herauszuziehen, anstatt dass die Bewerber Informationen über sich selbst manuell eingeben müssen. Sobald das System etwas über einen Bewerber weiß, kann es andere Stellen vorschlagen, die zu seinen Fähigkeiten passen. Ziel ist es, den Bewerber einzubinden und sein Interesse zu wecken.
Funktionen und Möglichkeiten eines Recruitment-Management-Systems
Der Vorteil eines RMS gegenüber einem Bewerbermanagementsystem besteht darin, dass es viele manuelle Aufgaben automatisiert und es dem Personalteam ermöglicht, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die einen Mehrwert schaffen. Ein RMS dient als zentrale Anlaufstelle für das Recruiting-Team, um alle Daten im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess einzusehen, einschließlich der Stellenausschreibung, Bewertungen, Kommentare und Bewerberdetails.
Beispiele für RMS-Funktionen sind
- integrierte Bewerber-Tracking-Funktionen
- automatischer Abgleich von Kandidaten mit offenen Stellenangeboten
- Chatbots zur Beantwortung typischer Fragen
- CRM-ähnliche Funktionen, um qualifizierte Kandidaten mit dem Einstellungsteam in Kontakt zu halten
- automatische Planung von Vorstellungsgesprächen und Integration mit Kalendersoftware wie Microsoft 365
- Integration mit Stellenbörsen, sozialen Medien und anderen HR-Systemen
- erweiterte Berichte und Dashboards
- Standardvorlagen für Briefe, Mitteilungen und Stellengesuche
- die Möglichkeit, externe Personalvermittler einzubeziehen
- Nachverfolgung von Kandidatenquellen (zum Beispiel Empfehlungen von Mitarbeitern und Jobbörsen)
- verbesserte Datensicherheit, da alle Informationen in einem System gespeichert werden
- Erinnerungen für qualifizierte Kandidaten und Mitglieder des Einstellungsteams
- Arbeitsverträge, die mit den Informationen des Bewerbers und den in der Stellenausschreibung erfassten Details angepasst werden
- Unterstützung digitaler Unterschriften mit Tools wie DocuSign
- Branding nach Region oder Land und zur Verbesserung des Erscheinungsbildes von Stellenausschreibungen
- Integration mit unterstützenden Rekrutierungs-Tools, wie zum Beispiel Bewertungen und Hintergrundprüfungen
Vorteile eines Recruitment-Management-Systems
Einer der Vorteile eines RMS besteht darin, dass es alle Funktionen, die ein Einstellungsteam benötigt, in einer einzigen Anwendung bereitstellt und somit den Bedarf an zusätzlicher Software für die Talentakquise und Personalbeschaffung eliminiert. Von der Eröffnung der Ausschreibung über die Pflege des regelmäßigen Kontakts mit qualifizierten Bewerbern, die Verfolgung von Bewerbern in Talentpools bis hin zur Automatisierung von Schritten während des gesamten Einstellungsprozesses (siehe Abbildung 2) ist alles in einer einzigen Anwendung verfügbar.
Ein RMS stellt auch alle Informationen bereit, die der Personalverantwortliche benötigt, um Einstellungsentscheidungen zu treffen. Dazu gehören der Lebenslauf des Bewerbers, Notizen aus dem Vorstellungsgespräch, zusätzliche Dateien und Informationen, die der Bewerber zur Verfügung gestellt hat, Beurteilungen vor der Einstellung und Vergleichskennzahlen auf der Grundlage anderer Bewerber, die sich beworben haben. Je nach RMS kann das System auch eine Rangliste der Bewerber erstellen, indem es fortschrittliche Technologien wie KI und maschinelles Lernen einsetzt.
Ein RMS lässt sich häufig mit einer Onboarding-Anwendung desselben Anbieters oder des Anbieters des zentralen HR-Systems integrieren. Die Integration sorgt für eine nahtlose Erfahrung für neue Mitarbeiter und reduziert den manuellen Aufwand des HR-Teams, um einen neuen Mitarbeiter im HR-System einzurichten.
Welche Arten von Unternehmen sollten RMS nutzen?
Kleine Unternehmen wechseln häufig von stark manuellen Prozessen, die auf E-Mail und Tabellenkalkulationen beruhen, zu einem Bewerbermanagementsystem. Wenn der Personalbeschaffungsprozess ausgereift ist und das Unternehmen wächst, möchten sie vielleicht ihre Personalbeschaffung auf die nächste Stufe heben und die Vorteile der erweiterten Funktionen eines RMS nutzen.
Ein RMS eignet sich jedoch oft am besten für mittelgroße und große Unternehmen, da die Software- und Implementierungskosten höher sind als bei einem Bewerbermanagementsystem. Für die Implementierung fortgeschrittener Funktionen wie Chatbots und die Analyse von Lebensläufen können zusätzliche Gebühren anfallen. Außerdem ist Mehraufwand für das Einstellungsteam erforderlich, um die zusätzlichen Funktionen zu verwalten, was für ein kleines Einstellungsteam schwierig sein kann.
Ein weiterer Grund, warum ein RMS am besten für große Unternehmen geeignet ist, ist das Volumen der Lebensläufe der Bewerber. Mit der wachsenden Zahl von Bewerbern steigt auch der Bedarf an rationalisierten Prozessen und Automatisierung.
Markt für Recruitment-Management-Systeme
Die meisten Produkte auf dem RMS- und ATS-Markt sind inzwischen Cloud-basiert. Der Vorteil der Cloud-Bereitstellung besteht darin, dass die Gesamtbetriebskosten gesenkt werden und der Anbieter für die Sicherung der Daten, die Abwehr von Hackern und die Verwaltung von Software-Updates verantwortlich ist.
Die Preise für RMS- und ATS-Anwendungen variieren je nach Umfang und Art der angebotenen Funktionen erheblich. Kleine Unternehmen können ihren Einstellungsprozess durch die Implementierung eines Bewerbermanagementsystems vereinfachen, da es Routineaufgaben automatisieren und dem Unternehmen helfen kann, sich von Tabellenkalkulationen und E-Mails zu lösen. Für Unternehmen mit einem hohen Anteil an Personalbeschaffungsaktivitäten ist ein RMS möglicherweise besser geeignet.
Dabei ist jedoch zu bedenken, dass die Gesamtkosten für die RMS-Software, die Implementierung und mögliche Anwendungen von Drittanbietern erheblich sein können. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen kennen, bevor Sie sich für ein Produkt entscheiden, um sicherzustellen, dass Sie die Optionen finden, die Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entsprechen.
Unternehmen, die ein RMS suchen, sollten auch ATS-Anbieter in Betracht ziehen, da deren Anwendungen viele der Funktionen eines RMS aufweisen können. Einige Anbieter vermarkten ihre Software sogar als Bewerbermanagementsystem, da diese Terminologie gebräuchlicher ist als RMS.
Was den breiteren Markt für Rekrutierungssoftware betrifft, so gibt es zahlreiche Optionen, aus denen man wählen kann. Viele der großen HCM-Anbieter (Human Capital Management) bieten Software für die Personalbeschaffung an, die ein RMS beinhaltet. Anbieter wie Ceridian, Oracle, SAP, UKG (früher Ultimate Software und Kronos) und Workday fallen in diese Kategorie.
Es gibt auch Anbieter, die sich auf RMS-Anwendungen konzentrieren, wie iCIMS, JobVite und viele mehr.
