Records Management (Schriftgutverwaltung)
Records Management (RM) beziehungsweise Schriftgutverwaltung bezeichnet die revisionssichere Archivierung, Verwaltung und Kontrolle von digitalen Dokumenten oder Dokumenten aus Papier. Der Begriff Records Management ist in Deutschland wenig geläufig, wobei alternativ der Begriff Schriftgutverwaltung genutzt wird. Außerdem existieren Synonyme wie virtuelle Akten, elektronische Archivierung, Dokumenten-Management und Vorgangsbearbeitung.
Records-Management-Aktivitäten umfassen die Erstellung, Aufbewahrung, Wartung, Nutzung und Entsorgung von Datensätzen. In diesem Zusammenhang steht Record für Inhalte, die eine Geschäftstransaktion dokumentieren. Die Dokumentation kann in Form von Verträgen, Notizen, elektronischen Dateien, Berichten, E-Mails, Videos, Instant-Messaging-Protokollen oder Datenbankeinträgen erfolgen. Papierdatensätze lassen sich in Boxen auf dem Gelände des Unternehmens oder in einem Lager aufbewahren, digitale Aufzeichnungen lassen sich auf Speichermedien vor Ort oder in der Cloud speichern.
Records Management soll die revisionssicheren Archivierung, Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Wiederauffindbarkeit und Vollständigkeit von Geschäftsvorgängen gewährleisten. Unternehmen verwalten mit Records-Management-Anwendungen all ihre Geschäftsdokumente zentral, können nachvollziehen, wer wann welche Geschäftsdokumente erstellt oder verändert hat und finden vor allem schnell diejenigen Dokumente, die für den Geschäftsbetrieb oder Compliance-Audits relevant sind.
Einige kleine bis mittelgroße Unternehmen (KMUs) dokumentieren in Tabellen, wo sie ihre Datensätze speichern. Größere Unternehmen hingegen setzen spezielle Software für das Records Management ein, die Dokumente aufbewahren, klassifizieren und bei Bedarf schnell finden. Derartige Produkte werden meist als EIM-Lösungen (Enterprise Information Management) vermarktet.
