ROT (Redundant, Outdated/Obsolet, Trivial Information)
ROT (Redundant, Obsolet oder Trivial Information, zu deutsch: doppelt, veraltete, irrelevante Informationen) ist digitale Dokumentation, die ein Unternehmen weiterhin aufbewahrt, obwohl die dokumentierten Informationen keinen geschäftlichen oder rechtlichen Wert haben. Mitarbeiter erstellen ROT-Daten, indem sie mehrere Kopien derselben Informationen, veraltete Informationen und irrelevante Informationen speichern, die dem Unternehmen nicht helfen, seine Ziele zu erreichen. ROT kann auf einzelnen Desktops, auf Netzwerkservern, auf SharePoint-Servern, auf Tablets, mobilen Geräten, Großrechnern, Endpunkten und in der Cloud zu finden sein.
ROT-Information ist in fünf wichtigen Punkten nachteilig. Erstens verursacht sie übermäßige Kosten für Speicherung, Infrastruktur und Wartung. Zweitens beeinträchtigt sie die Fähigkeit der Mitarbeiter, die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien nachzuweisen oder auf Anfragen zur Offenlegung von Dokumenten zu reagieren. Drittens verringert sie die Fähigkeit der Mitarbeiter, schnell auf die richtigen Informationen zuzugreifen und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Viertens wird ROT-Information oft nicht verwaltet und ist daher anfällig für Datenschutzverletzungen. Und fünftens stellen Informationen, die über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden, ein Haftungsrisiko dar, da sie bei Rechtsstreitigkeiten oder Finanzprüfungen gegen das Unternehmen verwendet werden können.
Die Association of Information and Image Management (AIIM) berichtet, dass im Durchschnitt ein Drittel bis die Hälfte der aufbewahrten Daten eines Unternehmens keinen geschäftlichen Wert hat, und das Compliance, Governance, and Oversight Council (CGOC) schätzt, dass ein großes Unternehmen mit 10 Petabyte Daten bis zu 34,5 Millionen Dollar für Daten ausgeben könnte, die gelöscht werden müssten. Um ROT zu verhindern, ist es essenziell, dass die wichtigsten Interessengruppen des Unternehmens - darunter Führungskräfte auf C-Level, Manager der Geschäftsbereiche, Records Management-, Rechts-, Compliance- und IT-Experten - zusammenkommen und ein regelbasiertes, einheitliches Information-Governance-Programm entwickeln, das die Anforderungen des Unternehmens ganzheitlich erfüllt.
Der erste Schritt bei der Erstellung eines Information-Governance-Plans besteht darin, die vorhandenen Informationen zu inventarisieren und zu bestimmen, was einen geschäftlichen Wert hat und/oder aus rechtlichen Gründen benötigt wird; alle anderen Inhalte können als ROT betrachtet werden. Obwohl eine manuelle Überprüfung der digitalen Dokumentation ein mühsamer Prozess sein kann, gibt es heute Softwareprogramme zur automatischen Klassifizierung und prädiktiven Kodierung, mit denen ROT entdeckt und entsprechend klassifiziert werden können. Ein wirksamer Information-Governance-Plan enthält Bestimmungen für den kontinuierlichen Umgang mit ROT und bildet die Grundlage für eine Unternehmenskultur, die Informationsbestände aktiv verwaltet und dem Horten von Daten entgegenwirkt.
ROT kann auch als Datentrümmer oder Datenmüll bezeichnet werden.
