Procure to Pay (P2P)

Procure to Pay (auch: Purchase to Pay oder P2P) umfasst alle Aktivitäten im Procurement-Prozess – von der Warenbeschaffung über den Wareneingang bis zum Erhalt und der Zahlung von Lieferantenrechnungen. P2P beinhaltet damit die gesamte Prozesskette, die im Unternehmen von der Bestellung der Rohstoffe für die Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung bis zum Bezahlen einer Rechnung abgewickelt wird.

Im Mittelpunkt steht vor allem der Transaktionsfluss der Daten, die an einen Lieferanten gesendet werden sowie die Daten, die mit der eigentlichen Bestellung und Bezahlung der Ware oder Dienstleistung verknüpft sind. Nach Angaben des Chartered Institute of Purchasing and Supply sollte Procure to Pay von der Bestellung bis zur Zahlung ein nahtloser Prozess sein. Verschiedene Technologien können diesen Prozess unterstützen.

Das Ziel eines Procure-to-Pay-Softwaresystems ist es, diese Prozesse zu automatisieren, indem effiziente Kontrollen eingeführt werden. Um beispielsweise den Einkauf zu kontrollieren, könnte die Software Querverweise auf die Einkaufsbudgets enthalten und so die Einhaltung vordefinierter Ausgabegrenzen gewährleisten. Ein Antrag, der sich innerhalb der vordefinierten Grenzen bewegt, würde dann automatisch zur Genehmigung weitergeleitet werden. Sobald diese Genehmigung vorliegt, würde er in eine Bestellung umgewandelt und anschließend umgehend per E-Mail zum richtigen Lieferanten gesendet.

Ein modernes Procure-to-Pay-System ist in der Lage, Rechnungs- und Zahlungsdaten aus einem Hauptbuch der doppelten Buchführung ebenso zu extrahieren wie aus einem Enterprise-Resource- Planning (ERP) oder Customer-Relationship-Management (CRM) -System. Es sollte zudem Transaktionsdaten von Banken, Lieferanten, Versandkosten und anderen externen Quellen akzeptieren.

Procure to Pay wird gelegentlich auch als Subsystem von Supplier Relationship Management (SRM) betrachtet.