Personalinformationssystem (PIS)

Was ist ein Personalinformationssystem (PIS)?

Ein Personalinformationssystem (PIS) ist eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung und Automatisierung von Kernprozessen im Personalwesen unterstützt. Ein PIS bietet ein zentrales Repository für Mitarbeiterstammdaten, die das Personalmanagementteam zur Erledigung zentraler Personalaufgaben benötigt.

PIS-Software speichert, verarbeitet und verwaltet Mitarbeiterdaten, darunter Namen, Adressen, Personalausweise oder Sozialversicherungsnummern, Visa- oder Arbeitserlaubnisinformationen und Informationen über Angehörige. In der Regel bietet sie auch Personal-Funktionen wie Rekrutierung, Bewerberverfolgung, Zeit- und Anwesenheitsmanagement, Leistungsbeurteilung und Verwaltung von Sozialleistungen. Ein PIS kann auch Selbstbedienungs- und Buchhaltungsfunktionen für Mitarbeiter anbieten.

In gewisser Weise kann ein PIS als eine intelligente Datenbank für Mitarbeiterinformationen betrachtet werden. Die Interaktion der Daten, die durchführbaren Prozesse und die Berichtsfunktionen machen die im System gespeicherten Daten leichter zugänglich und nutzbar.

Vorteile eines Personalinformationssystems

PIS-Software kann den Personalprozessen und -verfahren eines Unternehmens neues Leben einhauchen. Auch wenn die Vorteile je nach dem System, für das sich ein Unternehmen entscheidet, oder den gewählten Modulen variieren, sind dies die wichtigsten Vorteile von PIS-Software:

• Beschleunigung der Aufgabenerledigung. Ein PIS ermöglicht es der Personalabteilung, weniger Zeit mit Büroarbeiten zu verbringen, trägt zur Genauigkeit der Mitarbeiterdaten bei und kann den Mitarbeitern die Verwaltung ihrer Informationen erleichtern.
• Reduziert Papier. Ein zentraler Speicher für Mitarbeiterdaten macht die Aufbewahrung von Papierakten überflüssig, die leicht beschädigt werden können, und erspart das Durchsuchen großer Papierakten, um Informationen zu finden.
• Vereinfacht prädiktive Analysen und Visualisierungen. Je nach Art der PIS-Software kann diese verschiedene Berichte erstellen, Ad-hoc-Berichtsfunktionen bereitstellen und Personalanalysen zu wichtigen Kennzahlen wie Personalbestand und Umsatz anbieten. Moderne PIS-Software bietet auch Visualisierungsfunktionen für Mitarbeiterdaten, wie zum Beispiel automatisch gerenderte Organigramme oder Neun-Box-Raster-Tools zur Mitarbeiterbewertung.
• Befähigt Mitarbeiter. Die Mitarbeiter können direkt auf ihre persönlichen Daten zugreifen und Änderungen vornehmen, ohne die Personalabteilung kontaktieren zu müssen.
• Verbessert Produktivität. Self-Service-Funktionen vereinfachen den Prozess zur Änderung von Mitarbeiterstammdaten oder organisatorischen Änderungen und sind weniger zeitaufwändig als papierbasierte Anträge. Genehmigungs-Workflows ermöglichen es, Änderungen zu genehmigen oder abzulehnen, wobei die erforderlichen Personen automatisch benachrichtigt werden. Ein PIS kann auch mobile Funktionen anbieten, die den Self-Service erweitern und zusätzliche Flexibilität für Mitarbeiter an entfernten Standorten bieten.
• Einhaltung von Vorschriften. Personaldaten sind stark reglementiert, und es gibt wenig bis keinen Spielraum für Fehler. Viele PIS-Programme verfügen über Überwachungsfunktionen und wurden im Hinblick auf die Einhaltung bestimmter Vorschriften entwickelt. Dies ermutigt Unternehmen, die Vorschriften einzuhalten und rechtliche Probleme, Strafen und finanzielle Verluste zu vermeiden.
• Bietet Sicherheit und Datenschutz. Ein PIS unterstützt auch dabei, Mitarbeiterdaten zu schützen und Informationen geheim zu halten. Bei der Verwendung von Papierformularen oder Tabellenkalkulationen können Informationen leicht von Personen eingesehen werden, die dazu nicht berechtigt sind. Datensicherheit und Datenschutz sind wichtige Faktoren beim Umgang mit sensiblen persönlichen Informationen.
• Bietet Skalierbarkeit. Ein Cloud-PIS ist je nach den Bedürfnissen einer Organisation leicht skalierbar.
• Bietet datengesteuerte Funktionen. Einige PIS-Anwendungen umfassen Funktionen wie prädiktive Analysen, Prognosen und Modellierung, die der Personalabteilung helfen können, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Arten von Personalinformationssystemen

PIS-Software wird in der Regel in mehrere Kategorien eingeteilt, darunter:

• Umfassendes PIS. Diese Software-Tools fungieren als zentrale Datenbank für Daten, die operative und taktische HR-Prozesse unterstützen.
• Begrenzte Funktion. Diese Software-Tools konzentrieren sich auf ein oder zwei Kernprozesse.
• Operatives PIS. Diese Software-Tools unterstützen die Personalabteilung und Manager bei der Verwaltung von Talenten, zum Beispiel bei Einstellungen, Beförderungen und anderen Prozessen. Operative PIS-Software konzentriert sich darauf, bestehende Systeme effizienter zu machen.
• Strategisches PIS. Diese Software-Tools werden zur Unterstützung von HCM-Prozessen (Human Capital Management, Humankapitalmanagement) für Analysen, Entscheidungsfindung und Zielsetzung eingesetzt.
• Taktisches PIS. Diese Software-Tools konzentrieren sich auf die Einhaltung von Vorschriften, Effizienz, Personalbeschaffung, Schulung und andere interne Personalverwaltungsprozesse.

Es gibt eine Vielzahl von PIS-Software, die sich an unterschiedliche Kundentypen richtet, von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu Großunternehmen. Der Unterschied liegt in der Regel im Umfang und in der Tiefe der Funktionen für die einzelnen Prozessbereiche.

Während die meisten PIS-Programme einen großen Teil der oben beschriebenen Prozesse abdecken, haben viele Systeme, die sich an mittelständische Unternehmen richten, eine geringere Funktionstiefe bei den einzelnen Funktionen als solche, die sich an große Unternehmen richten.

Funktionen von Personalinformationssystemen

Als Tool für das Personalwesen (Human Resources, HR) verfügt ein Personalinformationssystem in der Regel über Module zur Bewältigung der folgenden Aufgaben:

• Kern-HR
• Verwaltung von Stammdaten
• Organisationsmanagement, zum Beispiel Planstellen und Abteilungen
• Self-Services für Mitarbeiter und Manager
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
• Verwaltung von Sozialleistungen
• Arbeitsabläufe
• Leistungsmanagement
• Rekrutierung und Bewerberverfolgung
• Vergütungsmanagement
• Schulungsverfolgung im Gegensatz zu einem Lernmanagementsystem (LMS) und Organisationsentwicklung
• Berichte und grundlegende Analysen
• Gehaltsabrechnung
• Einarbeitung/Onboarding

Ein PIS bietet eine umfassende Reihe von Funktionen für die meisten Personalmanagementanforderungen. Ohne ein solches System sind ungesicherte oder papierbasierte Dokumente oder Tabellenkalkulationen erforderlich, um Daten zu speichern. Die manuelle Dateneingabe kann zu Fehlern führen, und der manuelle Abgleich von Dokumenten und Tabellenkalkulationen kann zeitaufwendig und oft verwirrend sein, vor allem, wenn es an einer Standardisierung der Datenerfassung und -speicherung mangelt.

Selbst wenn ein spezielles System zur Abdeckung eines Prozesses angeschafft wird, zum Beispiel für die Verwaltung von Sozialleistungen, kann es erforderlich sein, Änderungen der Mitarbeiterdaten manuell einzugeben, um das System auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn mehrere Systeme verwendet werden, kann eine erneute Dateneingabe für jedes System erforderlich sein, oder die Benutzer müssen Daten aus einem System exportieren, ändern und dann in ein anderes System importieren.

In einigen Fällen kann die Gehaltsabrechnung Teil eines PIS sein. Viele Anbieter haben die Gehaltsabrechnung jedoch entweder nicht in ihrem PIS-Angebot oder – wie Unternehmen wie Oracle, Workday und SAP SuccessFactors – sie verkaufen die Gehaltsabrechnung als separates System, das in ihr PIS integriert ist.

Die Bedeutung von Personalinformationssystemen

Ein Personalinformationssystem kann eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung von Vorschriften spielen, zum Beispiel bei der Speicherung gesetzlicher Daten für ein bestimmtes Land, und es kann Unternehmen einen Einblick in die Belegschaft verschaffen. Beides ist wichtig und in einigen Branchen auch miteinander verwoben.

Darüber hinaus kann ein PIS durch die nachgelagerte Integration von Systemen, die Mitarbeiterdaten benötigen, wie zum Beispiel Gehaltsabrechnung oder Lernmanagement, und durch die Effizienz, die durch integrierte Anwendungen entsteht, eine entscheidende Rolle spielen, da die Dateneingabe in mehreren Systemen zu kostspieligen Fehlern oder einem geringeren Engagement der Mitarbeiter führen kann.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Unternehmen, das Personaldaten manuell eingibt, zahlt seinen Mitarbeitern irrtümlich zu viel Geld oder gibt ihnen zu viel Urlaub. Dieses Unternehmen wird feststellen, dass die Erfahrung und das Engagement der Mitarbeiter negativ beeinflusst werden, wenn der Fehler rückgängig gemacht wird – eine Situation, die mit einem PIS vermieden werden kann.

Was machen Analysten bei einem Personalinformationssystem?

PIS-Analysten sind hochqualifizierte Fachleute, die sowohl über IT- als auch über HR-Kenntnisse verfügen. Sie sind für die Verwaltung des PIS und die Bereitstellung relevanter und nützlicher Daten über die Produktivität, Anwesenheit, Ausbildung und Vergütung der Mitarbeiter verantwortlich. PIS-Analysten sorgen auch dafür, dass die IT-Abteilungen die Vorschriften einhalten, den Mitarbeitern die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellen und für eine angemessene Aktualisierung der Ausrüstung sorgen. Große Unternehmen beschäftigen möglicherweise mehrere PIS-Analysten, die sich auf bestimmte Personalaufgaben konzentrieren, zum Beispiel Mitarbeiterleistung, Vergütung oder Schulung.

Im Allgemeinen sorgen PIS-Analysten für eine effiziente Organisation und Präsentation von Informationen zu allen Aspekten der Personalfunktionen in einem Unternehmen. Einige spezifische Vorteile, die PIS-Analysten bieten, sind:

• Kundenservice sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Benutzer des PIS im Management.
• Beratung auf der Grundlage der Analyse von PIS-Prozessen und -Ergebnissen durch jemanden, der auf das Programm und seine Leistung spezialisiert ist.
• Dateneingabe für die großen Mengen an Mitarbeiterinformationen, die gesammelt werden.
• Sicherstellung, dass Mitarbeiterinformationen und -daten vertraulich und sicher behandelt werden.
• Höhere Genauigkeit durch die Bearbeitung und Bestätigung der Daten durch den Analysten, bevor sie gemeldet werden.

Derzeit müssen PIS-Analysten nicht zertifiziert sein. Um jedoch auf dem Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu sein und ihr Gehaltspotenzial zu erhöhen, wird empfohlen, dass sie ihre Leistungen in diesem Bereich und ihr Engagement für die Personalabteilung nachweisen, indem sie Zertifizierungen wie den Professional in Human Resources (PHR) oder Senior Professional in HR (SPHR)      – beide vom Human Resource Standards Institute – und die Human Resource Information Professional (HRIP)-Zertifizierung von der International Association for Human Resource Information Management (IHRIM) erwerben.

Der Unterschied zwischen PIS und HRMS

Die genauen Definitionen für PIS und Human Resource Management System (HRMS) variieren, aber viele Experten sind der Ansicht, dass ein HRMS einen größeren Funktionsumfang bietet, indem es die Personalinformationssysteme um Optionen für das Talentmanagement und das Human Capital Management (HCM) ergänzt.

Die Funktionen des Talentmanagements umfassen häufig:

• Prozesse zum Onboarding von Mitarbeitern
• Nachfolgeplanung
• Planung der beruflichen Entwicklung
• Lernmanagement

Die HCM-Funktionen umfassen häufig:

• Arbeitsverfolgung, in der Regel als System, das alle notwendigen Arbeiten erfasst und diese Arbeit auf die Mitarbeiter verteilt, oft in stundenweiser Form, wie zum Beispiel in Fertigungsbetrieben
• Zeiterfassung und -auswertung
• Verwaltung der Arbeitskräfte

Vergleich von PIS, HRMS, HCM und HXM

PIS wird häufig zusammen mit ähnlichen Begriffen wie HRMS, HCM und HXM verwendet. Obwohl sie umgangssprachlich austauschbar verwendet werden, gibt es feine Unterschiede zwischen diesen Begriffen:

• HRMS. Ein HRMS ist eine Reihe von Softwareanwendungen, die von Personalfachleuten für die Verwaltung von Personalfunktionen verwendet werden. HRMS bezieht sich auf die Idee einer übergreifenden Software, die PIS verwendet, aber auch komplexere Funktionen für das Talentmanagement bietet.
• HCM. Humankapitalmanagement ist ein umfassendes Paket von Verfahren und Instrumenten für die Einstellung, Verwaltung und Entwicklung von Mitarbeitern. HCM bezieht sich auch auf eine Kategorie von Software, die Unternehmen zur Automatisierung der Personalbeschaffung, -verwaltung und -entwicklung einsetzen. HCM-Softwaresuites ermöglichen es Personalteams, zahlreiche HCM-Funktionen, einschließlich Rekrutierung und Leistungsmanagement, zu übernehmen.
• HXM. Human Experience Management (HXM) ist ein Prozess, der sich auf das Sammeln und Analysieren von Daten über die Erfahrungen der Mitarbeiter konzentriert. Das Ziel von HXM ist die Verbesserung der gesamten Mitarbeitererfahrung. HXM-Software konzentriert sich auf die Verknüpfung von Kernprozessen in den Bereichen HR, Gehaltsabrechnung, Talentmanagement und People Analytics.

Der Hauptunterschied zwischen diesen Begriffen besteht darin, dass PIS die Kernprozesse der Personalverwaltung unterstützt, während HRMS diese Prozesse sowie Talent- und Leistungsmanagementprozesse unterstützt. HCM bezieht sich auf ein breiteres Spektrum von Personalmanagementverfahren, die mit PIS- oder HRMS-Software durchgeführt werden können. HXM bezieht sich explizit auf Software, die zur Verwaltung von Mitarbeitererfahrungen eingesetzt wird.

Kerntechnologiesysteme in der Personalverwaltung wurden lange Zeit unter den Bezeichnungen PIS und HRMS vermarktet, aber HCM hat in letzter Zeit begonnen, beide Begriffe zu verdrängen.

Wichtige Überlegungen bei der Auswahl eines Personalinformationssystems

Die Investition in ein PIS ist für jedes Unternehmen ein umfangreiches Projekt. Vor der Auswahl der Software sollten Unternehmen die entsprechenden Interessengruppen einbeziehen und eine gründliche Bewertung der aktuellen und zukünftigen Anforderungen vornehmen. Auch wenn die Auswahl eines PIS kein linearer Prozess ist, sind im Folgenden einige allgemeine Schritte aufgeführt, die ein Unternehmen vor der Einführung eines PIS berücksichtigen sollte:

• Erste Bewertung. In diesem Schritt werden die größten Probleme und Herausforderungen der aktuellen HR-Prozesse ermittelt. Das Unternehmen sollte festlegen, wer am PIS-Auswahlverfahren beteiligt sein wird und ob es intern durchgeführt wird. Kleinere Unternehmen mit begrenztem Personal und begrenzten Ressourcen können die Dienste von Beratern in Anspruch nehmen.
• Interne Daten sammeln. Führen Sie eine interne Prüfung der Merkmale und Funktionen durch, die für die PIS-Software des Unternehmens unerlässlich sind. Dies kann durch Gespräche mit Mitarbeitern, Managern und Interessenvertretern sowie durch Beobachtung des Tagesgeschäfts geschehen. Der Input der Mitarbeiter ist wichtig, da er die Einführung des neuen PIS erleichtert. Ein Unternehmen mit einer großen Zahl von Telearbeitern oder Mitarbeitern, die regelmäßig unterwegs sind, kann beispielsweise den Wunsch äußern, das Zeiterfassungssystem durch ein Online-Zeiterfassungssystem zu ersetzen, was wiederum die Zahl der Besuche in der Personalabteilung verringern würde. In einer Produktionsumgebung ist ein steckbriefgestütztes System sinnvoller, da die Mitarbeiter alle Arbeiten vor Ort erledigen.
• Eine Checkliste erstellen. Nach der internen Evaluierung sollte ein Unternehmen eine Checkliste mit all seinen Bedürfnissen und Anforderungen erstellen. Diese Checkliste sollte regelmäßig aktualisiert werden, wenn das Unternehmen verschiedene Forschungsphasen durchläuft. Sie sollte auch mit allen PIS-Produkten abgeglichen werden, die das Unternehmen evaluiert hat, sowie mit einem direkten Vergleich der Anforderungen.
• Budgetgrenzen bewerten. Sobald ein Unternehmen seine Liste der Anforderungen festgelegt hat, ist es wichtig, das Projektbudget zu bestimmen. Dies kann durch eine Budgetplanung erreicht werden, bei der die Budget-, Technologie- und Zeitbeschränkungen untersucht werden, mit denen das Unternehmen möglicherweise konfrontiert wird. PIS-Anbieter können auch bei der Eingrenzung der Unternehmenskosten und -budgets unterstützen. Die Kosten können nach Software, Hardware, Implementierung und Support aufgeschlüsselt werden. Entscheidet sich das Unternehmen beispielsweise für ein Cloud-PIS, spielen die Hardwarekosten keine Rolle, während die Software in der Regel als monatliches Abonnement abgerechnet wird.
• Einen Anbieter wählen. Erstellen Sie eine Anbieter-Checkliste und bewerten Sie die PIS-Anbieter anhand der Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens, um eine Auswahlliste der potenziellen Anbieter zu erstellen. Nachdem alle Erkenntnisse aus den ersten und internen Bewertungen gesammelt wurden, können die Unternehmen eine Angebotsanfrage vorbereiten. Sobald ein Anbieter ausgewählt ist, kann das Unternehmen entscheiden, ob es sich für ein Basispaket entscheidet und weitere Module und Funktionen hinzufügt, wenn das Unternehmen wächst, oder ob es mit einem umfassenden Paket beginnt.

Die Zukunft der PIS-Technologie

Die PIS-Technologie entwickelt sich ständig weiter. Automatisierte PIS sind zwar nicht neu, aber es wird erwartet, dass die Merkmale und Funktionen der Systeme noch effizienter und nützlicher werden, um dem wachsenden Trend zur Telearbeit und Globalisierung gerecht zu werden. Wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, in verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Fachgebieten arbeiten, ist ein optimales PIS unerlässlich.

Im Folgenden finden Sie einige sich entwickelnde Trends in der PIS-Technologie:

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML). Im Zuge des Fortschritts der Automatisierungstechnologien wird die Zukunft von PIS wahrscheinlich in der Integration von KI und ML liegen, um intuitive Entscheidungen zu treffen. Diese intelligenten Systeme werden in der Lage sein zu erkennen, was die Mitarbeiter erreichen wollen, zum Beispiel eine Änderung bei der Auswahl von Leistungen oder einen Antrag auf Freistellung. Dadurch werden KI- und ML-basierte PIS auch in der Lage sein, proaktive Lösungen anzubieten, die es den Mitarbeitern erleichtern, ihre Ziele zu erreichen, wie zum Beispiel die Nutzung KI-gestützter Cloud-Technologien für die Lohnberechnung und Zeiterfassung.

Leistungsmanagement. PIS führen umfassende Leistungsmanagement-Funktionen ein, die die Art und Weise, wie die Leistung von Mitarbeitern verfolgt, bewertet und kommuniziert wird, völlig verändern können. Viele Unternehmen haben sich nur langsam an die neuen HR-Trends angepasst. Da die PIS-Technologie jedoch immer fortschrittlicher wird, werden diese Organisationen in der Lage sein, neue Leistungsmanagementprogramme einzuführen, die ihnen mehr Optionen für Leistungsbeurteilungen bieten.

Einhaltung von Vorschriften und Bestimmungen. Durch die Abkehr von der komplizierten Lohn- und Gehaltsabrechnung und den Zugang zu automatisierten Compliance-Programmen können Unternehmen Geldverluste aufgrund von Verstößen gegen Vorschriften und Strafen vermeiden. Künftige PIS werden automatisierte Compliance-Lösungen bieten, damit Unternehmen mit den komplexen und sich weiterentwickelnden Gesetzen Schritt halten können. Dazu kann zum Beispiel die Einführung einer umfassenden Gehaltsabrechnungs-Engine gehören, die die Einhaltung von Arbeitsgesetzen unabhängig von den jeweiligen Umständen unterstützt.

Software as a Service (SaaS). On-Premises-Personalmanagementsysteme oder SaaS-Optionen werden in großem Umfang eingesetzt und erleichtern den Unternehmen den Zugriff auf HR-Informationen von jedem Ort aus. Dieser Trend wird sich in den nächsten Jahren noch verstärken und eine wichtige Rolle dabei spielen, wie Arbeitsplätze und Mitarbeiter gemeinsam funktionieren.

Fortgeschrittene Integrationen von HR-Systemen. Gehaltsabrechnung und HRMS spielen beide wichtige, aber getrennte Rollen. In den meisten Unternehmen verwaltet die Lohnbuchhaltung die entsprechenden Lohn- und Zeitdaten, während das HRMS alle Mitarbeiterdaten speichert. Moderne PIS bieten fortschrittliche Integrationen, die eine Unterbrechung des derzeitigen Ökosystems eines Unternehmens verhindern, indem sie diese gegensätzlichen Systeme in einer Plattform zusammenfassen. Auf diese Weise können Unternehmen Lohn- und Zeitdaten mit Mitarbeiterdaten verknüpfen und diese Faktoren zur Steuerung von Leistung, Engagement und Produktivität nutzen. Cloud-basierte PIS-Tools spielen auch eine wichtige Rolle bei der Übermittlung von Daten an lokale und globale Systeme innerhalb der Gehaltsabrechnung und der Personalabteilung.

Prädiktive Analysen für die Personaleinsatzplanung. Die von einigen PIS-Tools bereitgestellten prädiktiven Analysen ermöglichen es Personalverantwortlichen, datengestützte Entscheidungen zu treffen. So kann ein PIS beispielsweise durch die Analyse von Echtzeit- und historischen Daten die Fluktuationsrate vorhersagen.

Mitarbeiter-Self-Service. Aktuelle PIS-Tools bieten den Mitarbeitern Self-Service-Portale, über die sie auf ihre persönlichen Daten zugreifen oder Aufgaben wie die Verwaltung von Sozialleistungen oder die Beantragung von Urlaubstagen erledigen können. Dies ist ein wesentlich schnellerer Prozess als die Beantragung auf Papier und das Warten auf die Bearbeitung durch die Personalabteilung.