PERT-Diagramm
Ein PERT-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das zur Planung, Organisation und Koordinierung von Aufgaben innerhalb eines Projekts verwendet wird. Es bietet eine grafische Darstellung der Zeitachse eines Projekts, die es Projektmanagern ermöglicht, jede einzelne Aufgabe im Projekt zur Analyse aufzuschlüsseln.
Die PERT-Diagrammvorlage verwendet Knoten, die als Rechtecke oder Kreise gezeichnet werden, um Ereignisse und Meilensteine während des Projekts darzustellen. Die Knoten sind durch Vektoren verbunden, die als Linien gezeichnet werden und die verschiedenen Aufgaben darstellen, die erledigt werden müssen.
PERT-Diagramme liefern Projektmanagern eine Schätzung der Mindestzeit, die für den Abschluss eines Projekts erforderlich ist. Die Manager können auch die Arbeitsaufteilung und die Verbindungen zwischen den Aufgaben analysieren sowie das mit dem Projekt verbundene Risiko bewerten. Die Gliederungsstruktur erleichtert die Organisation eines komplexen Projekts mit einer Vielzahl beweglicher Teile, indem sie die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Prozessschritten sichtbar macht.
PERT steht für Program Evaluation Review Technique, eine Methode, die in den 1950er Jahren von der U.S. Navy zur Verwaltung des Polaris-U-Boot-Raketenprogramms entwickelt wurde. Eine ähnliche Methode, die Methode des kritischen Pfades, wurde etwa zur gleichen Zeit für das Projektmanagement in der Privatwirtschaft entwickelt.
Terminologie
Im Folgenden finden Sie eine Liste von Begriffen im Zusammenhang mit PERT-Diagrammen:
- Knoten sind visuelle Darstellungen von Meilensteinen oder Ereignissen innerhalb des Projekts. Sie werden entweder als nummerierte Kästchen oder nummerierte Kreise dargestellt.
- Pfeile sind visuelle Darstellungen der Aufgaben, die während des Projekts anfallen. Die Richtung des Pfeils gibt die Reihenfolge der Aufgabe an. Divergierende Pfeile zeigen an, dass verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können.
- Von Fast Tracking spricht man, wenn Aufgaben und Aktivitäten gleichzeitig ausgeführt werden.
- Ein PERT-Ereignis ist der Punkt, an dem eine oder mehrere Aufgaben begonnen oder abgeschlossen werden.
- Ein Vorgängerereignis tritt unmittelbar vor einigen Ereignissen auf. Ein Nachfolgeereignis tritt nach Ereignissen auf.
- Slack ist die Zeitspanne, um die sich eine einzelne Aufgabe verzögern kann, ohne dass andere Aufgaben oder das Projekt als Ganzes beeinträchtigt werden.
- Der kritische Pfad ist der längste – oder zeitaufwändigste – Pfad vom Beginn bis zum Abschluss eines Ereignisses oder einer Aufgabe.
- Eine Aktivität auf dem kritischen Pfad bezieht sich auf eine Aufgabe, bei der es keinen Durchhang gibt.
- Eine Verkürzung des kritischen Pfades liegt vor, wenn die Fertigstellungszeit einer Aufgabe verkürzt wird.
- Nachlaufzeit bezeichnet den frühesten Zeitpunkt, zu dem eine Aufgabe einer anderen folgen kann.
- Die Vorlaufzeit ist die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird, ohne die nachfolgenden Aktivitäten zu beeinträchtigen.
- Die erwartete Zeit ist die beste Schätzung der Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird, unter Berücksichtigung aller Probleme und Hindernisse, die auftreten können.
- Die optimistische Zeit bezieht sich auf die Mindestzeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird.
- Die pessimistische Zeit ist die maximale Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird.
- Die wahrscheinlichste Zeit ist die beste Schätzung, wie lange eine Aufgabe dauern wird, unter der Annahme, dass keine Probleme auftreten.
Wie ein PERT-Diagramm funktioniert
Ein PERT-Diagramm stellt eine grafische Darstellung eines Projekts als Netzdiagramm dar, das aus nummerierten Knoten besteht, die durch beschriftete Vektoren verbunden sind. Die Richtung der Pfeile auf den Linien zeigt die Reihenfolge der Aufgaben an.
Bei der Erstellung eines PERT-Diagramms sollten Projektmanager folgende Schritte befolgen:
- Definieren Sie alle an dem Projekt beteiligten Aktivitäten.
- Berücksichtigen Sie alle Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben.
- Zeichnen Sie Knoten und Pfeile auf der Grundlage der in den ersten beiden Schritten gesammelten Informationen.
- Bestimmen Sie die Fertigstellungszeit für jede Aufgabe.
Sobald das PERT-Diagramm gezeichnet ist, können die Projektmanager es verwenden, um einen realistischen Zeitrahmen für das Projekt zu entwickeln:
- Dazu wird auf der Grundlage der eingegebenen Schätzungen der längste Weg ermittelt. Dieser Weg sollte die Aufgaben enthalten, die am längsten dauern.
- Durch die Addition der für die einzelnen Aufgaben benötigten Zeit erhält man eine Schätzung, wie lange das gesamte Projekt dauern wird.
- Danach kann das PERT-Diagramm verwendet werden, um die Zeiten anzupassen, wenn sich die Umstände ändern, oder um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der vorgesehenen Frist abgeschlossen wird.
Im Diagramm müssen zum Beispiel die Aufgaben zwischen den Knoten 1, 2, 4, 8 und 10 nacheinander erledigt werden. Diese werden als abhängige oder serielle Aufgaben bezeichnet. Die Aufgaben zwischen den Knoten 1 und 2 sowie zwischen den Knoten 1 und 3 sind nicht von der Erledigung der einen Aufgabe abhängig, um die andere zu beginnen, und können gleichzeitig ausgeführt werden. Diese Aufgaben werden als parallele oder gleichzeitige Aufgaben bezeichnet.
Aufgaben, die nacheinander erledigt werden müssen, aber keine Ressourcen oder Fertigstellungszeit benötigen, gelten als ereignisabhängig. Sie werden durch gestrichelte Linien mit Pfeilen dargestellt und als Dummy-Aktivitäten bezeichnet. Der gestrichelte Pfeil, der die Knoten 6 und 9 verbindet, zeigt beispielsweise an, dass die Systemdateien konvertiert werden müssen, bevor der Benutzertest stattfinden kann, dass aber die Ressourcen und die Zeit, die zur Vorbereitung des Benutzertests erforderlich sind – das Schreiben des Benutzerhandbuchs und die Benutzerschulung – auf einem anderen Pfad liegen. Die Zahlen auf den gegenüberliegenden Seiten der Vektoren geben die für die jeweilige Aufgabe vorgesehene Zeit an.
Wann sollte ein PERT-Diagramm verwendet werden?
PERT-Diagramme sollten verwendet werden, damit Projektmanager:
- den kritischen Pfad des Projekts bestimmen können, um zu gewährleisten, dass alle Fristen eingehalten werden,
- die verschiedenen Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben darstellen können,
- die für die Durchführung des Projekts benötigte Zeit abschätzen können, und
- sich auf komplexere und größere Projekte vorbereiten können.
Projektmanager erzielen die besten Ergebnisse, wenn sie zu Beginn des Projekts ein PERT-Diagramm verwenden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Projekt genau eingegrenzt wird und potenzielle Engpässe im Prozess vermieden werden können.
Vorteile von PERT-Diagrammen
Projektmanager nutzen PERT-Diagramme, um diese Vorteile zu erzielen:
- Die PERT-Technik bietet die Möglichkeit, die für ein Projekt benötigte Zeit und die benötigten Ressourcen zu bewerten, indem die erforderlichen Ressourcen in jeder Phase des Prozesses sowie während des gesamten Projektverlaufs verfolgt werden.
- PERT-Diagramme sind nützlich für Was-wäre-wenn-Analysen und helfen Unternehmen, alle möglichen Arbeitsabläufe zu verstehen und den effizientesten und vorteilhaftesten Weg zu wählen.
- In die Analyse des PERT-Diagramms fließen Daten aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens ein. Die Kombination aller Informationen hilft dabei, jedes verantwortliche Team innerhalb des Unternehmens zu identifizieren und gleichzeitig ein Umfeld zu schaffen, in dem jede Abteilung die Verantwortung für ihre Arbeit übernimmt.
- Der Prozess der Erstellung eines PERT-Diagramms verbessert auch die Kommunikation und ermöglicht es einer Organisation, Energie in Projekte zu investieren, die ihre strategische Positionierung verbessern werden.
- PERT-Diagramme machen unklare Fristen vorhersehbarer, verdeutlichen die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und legen eine klare Reihenfolge für die Erledigung der Aufgaben fest.
Nachteile von PERT-Diagrammen
Zu den Nachteilen des PERT-Diagramms gehören die folgenden:
- Die strikte Ausrichtung auf Fristen ermöglicht es den Managern möglicherweise nicht, die gesamte finanzielle Lage des Projekts zu überblicken.
- PERT-Diagramme sind nicht flexibel genug, um sich an kleine Änderungen anzupassen, die sich ergeben, wenn man mit einem Hindernis konfrontiert wird.
- Wenn die Berechnungen bei der Erstellung des Diagramms ungenau sind, kann es zu Verzögerungen kommen, die Engpässe verursachen und sich negativ auf den endgültigen Liefertermin auswirken.
- PERT-Diagramme sind subjektiv. Ihr Erfolg hängt von der Erfahrung des Projektleiters ab. Folglich können einige Diagramme unzuverlässige Daten oder unrealistische Erwartungen in Bezug auf die Kosten und den Zeitrahmen des Projekts enthalten.
- Die Erstellung eines PERT-Diagramms ist arbeitsintensiv und erfordert zusätzliche Zeit und Ressourcen. Damit das Diagramm seinen Wert behält, muss es außerdem ständig überprüft und gepflegt werden.
PERT-Diagramm versus Gantt-Diagramm
Das PERT-Diagramm wird manchmal dem Gantt-Diagramm, einem anderen beliebten visuellen Hilfsmittel für Projektmanager, vorgezogen, weil es die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben klar darstellt. Andererseits kann das PERT-Diagramm schwieriger zu interpretieren sein, insbesondere bei komplexen Projekten. Häufig verwenden Projektmanager beide Techniken.
- Sowohl PERT- als auch Gantt-Diagramme vereinfachen den Projektmanagementprozess durch eine Gliederungsstruktur, die das Projekt in kleinere Aufgaben unterteilt und etwaige Beschränkungen aufzeigt. Eine weitere Gemeinsamkeit ist die Verwendung beider Diagramme zur Ermittlung von Abhängigkeiten und zur Verbesserung des Zeitmanagements.
- Während PERT-Diagramme am besten vor Beginn eines Projekts verwendet werden, um zu planen und abzuschätzen, wie lange jede Aufgabe dauern wird, werden Gantt-Diagramme am besten während eines laufenden Projekts verwendet. Während des gesamten Projekts verwenden die Manager Gantt-Diagramme, um Aufgaben nach Datum zu planen und den Umfang der abgeschlossenen Arbeit zu visualisieren. In einem Gantt-Diagramm wird jede Aufgabe durch einen langen Balken dargestellt, der den Startpunkt der Aufgabe mit ihrem Enddatum verbindet.
