Outsourcing
Outsourcing ist eine Geschäftspraxis, bei der ein Unternehmen einen Dritten mit Prozessen beauftragt, die viele andere im eigenen Haus durchführen.
Der Auftragnehmer stellt seine eigenen Mitarbeiter oder Computersysteme zur Verfügung, um die Aufgaben oder Dienstleistungen entweder im Haus des Auftraggebers oder an externen Standorten auszuführen.
Es gibt heute eine Reihe von Aufgaben oder Dienstleistungen, die sich auslagern lassen. Dazu gehören einige IT-Dienstleistung wie Programmierung und Anwendungsentwicklung sowie technischer Support. Sie lagern häufig Kundendienst- und Call-Center-Funktionen aus. Jenseits der IT outsourcen Unternehmen Fertigungsprozesse, Personalverwaltung und Aufgaben der Finanzabteilung wie Buchhaltung und Lohnverrechnung. Manchmal lagert ein Unternehmen eine Abteilung komplett aus, oder es gibt nur bestimmte Aufgaben ab.
Das Auslagern von Geschäftsfunktionen wird manchmal auch als Contracting oder Business Process Outsourcing bezeichnet.
Je nach Umfang und Aufwand der Aufgaben gibt es Outsourcing-Anbieter in jeder Größe – von einzelnen Freelancern bis hin zu großen Unternehmen mit hunderten Mitarbeitern.
Wie Outsourcing funktioniert
Damit das Outsourcing funktioniert, ist es wichtig, sich auf die Geschäftspartnerschaft ebenso zu konzentrieren wie auf die Logistik. Es geht um mehr, als nur das Management von Beziehungen und Dienstleistungsvereinbarungen, und es handelt sich um eine Partnerschaft, nicht um ein Einkaufsprojekt. Das Aufrechterhalten und Sichern einer vertrauensvollen Beziehung ist bei Outsourcing-Bemühungen von entscheidender Bedeutung und ist komplexer als das Festlegen von Service-Levels und Beziehungen.
Einige Experten empfehlen, besonderes Augenmerk auf die Ausstiegsklausel eines Dienstleistungsvertrags zu legen. Es ist wichtig zu wissen, wann die vertragliche Vereinbarung unweigerlich ausläuft, und sicherzustellen, dass die beteiligten Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen und bis zum Ablauf des Vertrags bleiben.
Gründe für das Outsourcing
Unternehmen lagern häufig aus, um Kosten zu senken, die Effizienz zu verbessern und schneller zu werden. Sie verlassen sich auf das Fachwissen des Drittanbieters, um Aufgaben zu übernehmen, die sie selbst nicht leisten können. Das zugrundeliegende Prinzip ist, dass der Drittanbieter, der sich auf die jeweilige Aufgabe konzentriert, diese besser, schneller und billiger erledigen kann als der Auftraggeber.
Aus diesem Grund lagern viele insbesondere den technischen Support aus, damit sie ihre Ressourcen gezielter auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, was ihnen Wettbewerbsvorteile auf dem Markt verschafft.
Hinzu kommen vorrübergehende Projekte, bei denen es sich nicht lohnt, dafür Mitarbeiter einzustellen oder bei denen ein Spezialwissen erforderlich ist, für das es schwierig ist, eigene Angestellt zu finden.
Arten von Outsourcing
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Geschäftsprozess auszulagern, und je nach Prozess sind sie mehr oder weniger vorteilhaft. Im Großen und Ganzen gibt es ein paar verschiedene Arten, die auf der Entfernung zwischen den beiden Mitgliedern der Beziehung basieren. Diese Arten sind:
- Onshoring. Verlagern von Arbeit oder Dienstleistungen an einen kostengünstigeren Standort im eigenen Land.
- Offshoring. Verlagern von Arbeiten oder Dienstleistungen an Drittanbieter im Ausland.
- Nearshoring. Verlagerung von Arbeiten oder Dienstleistungen an Menschen in nahe gelegenen, oft angrenzenden Regionen und Ländern.
Outsourcing-Vereinbarungen variieren in ihrem Umfang stark. Bei bestimmten Prozessen, wie beim Programmieren oder Erstellen von Inhalten, kann es sinnvoll sein, Freiberufler auf Auftragsbasis anzuheuern. Ein Unternehmen, das seine gesamte IT-Abteilung auslagert, benötigt eine langfristige Partnerschaft mit klar definierten Anforderungen.
Beispiele für Outsourcing
Der zunehmende Einsatz von virtuellen Assistenten ist ein Trend, bei dem Outsourcing eine wichtige Rolle spielen wird. Immer mehr Betriebe setzen virtuelle Assistenten auf Geschäftsebene ein, um bestimmte Prozesse zu automatisieren. Dies bedeutet einen erhöhten Bedarf an spezialisierten Sprachassistentenanwendungen. Viele Unternehmen werden sich aus Kosten- und Qualifikationsgründen dafür entscheiden, dieses Entwicklungsprojekt auszulagern.
Je näher die Drittpartei dem Kundenunternehmen ist, desto geringer sind die zeitlichen und kulturellen Unterschiede zwischen Auftraggeber und -nehmer. Da es sich bei der Anwendungsentwicklung oft um einen asynchronen Prozess handelt, ist ein straffer Zeitplan nicht das oberste Gebot. In solchen Fällen lohnt sich Offshoring eher als Onshoring.
Vor- und Nachteile des Outsourcing
Neben den niedrigeren Kosten und der gesteigerten Effizienz hat das Outsourcing weitere Vorteile.
Durch das Outsourcing setzen Unternehmen Ressourcen (zum Beispiel Geld, Personal, Einrichtungen) frei, die sie dann für andere Projekte nutzen, die höhere Erträge bringen als die Funktionen, die es ausgelagert hat.
In einigen Fällen erreicht das Outsourcing ein Rationalisieren der Produktion und verkürzt die Produktionszeiten, weil die Drittanbieter die ausgelagerten Aufgaben schneller ausführt.
Outsourcing kann jedoch auch Herausforderungen und mit sich bringen.
Eine Herausforderung ist es, die Beziehung und Kommunikation mit dem externen Anbieter straff und transparent zu gestalten, um den Erfolg sicherzustellen. Einige Unternehmen stellen fest, dass diese Arbeit wesentlich zeit- und ressourcenintensiver ist, als gedacht und die Vorteile des Outsourcing komplett wieder auffrisst.
In manchen Fällen stellen Auftraggeber fest, dass sie die Kontrolle über Aspekte der ausgelagerten Aufgaben oder Dienstleistungen verlieren. So gibt ein Unternehmen beispielsweise mit dem Kundenservice auch die Qualitätskontrolle für den Kundenservice ab, wenn es seine Call Center auslagert; selbst wenn der Vertrag des Unternehmens mit dem Anbieter bestimmte Qualitätsmaßnahmen vorsieht, ist es schwieriger, einen ausgelagerten Anbieter zu korrigieren als ein internes Team.
Beim Outsourcing sehen Sie sich oft mit erhöhten Sicherheitsrisiken konfrontiert, da Sie mit Ihren Drittanbietern unternehmenseigene Informationen oder sensible Daten austauschen, die vom Outsourcing-Anbieter missbraucht, falsch gehandhabt oder versehentlich preisgegeben werden könnten.
Darüber hinaus haben einige Auftraggeber Schwierigkeiten damit, ihre eigenen Mitarbeiter dazu zu bringen, effektiv mit den Mitarbeitern von Drittanbietern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten – ein Szenario, das häufiger auftritt, wenn der Drittanbieter im Ausland tätig ist.
Ethische Aspekte des Outsourcing
Outsourcing geht auch mit ethischen Fragestellungen einher.
Viele kritisieren die Praxis wegen ihrer Auswirkungen auf die Arbeitnehmer. Die Beschäftigten von Unternehmen, die sich für das Outsourcing entscheiden, sehen darin häufig eine Bedrohung ihrer Arbeitsplatzsicherheit; in vielen Fällen ist diese Angst berechtigt, da sie ihren Arbeitsplatz an Arbeitnehmer verlieren, die schlechter bezahlt werden und weniger Leistungen erhalten.
Dieses Szenario hat auch Kritik in der Öffentlichkeit, bei Politikern und Gewerkschaftsführern hervorgerufen. Das führt mitunter zu negativer Publicity, da Kunden und die Öffentlichkeit den Schritt als eine Möglichkeit ansehen, die Löhne und Sozialleistungen der Arbeitnehmer zu kürzen oder Umwelt-, Finanz- oder Sicherheitsvorschriften zu umgehen und sich somit auf Kosten der Allgemeinheit zu bereichern.
Insourcing versus Auslagerung
Insourcing ist sozusagen das Gegenteil von Outsourcing. Wie der Name schon sagt, bezeichnet Insourcing die Praxis, Funktionen, die auch von externen Unternehmen oder Kontaktpersonen ausgeführt werden könnten, von internen Teams ausführen zu lassen.
Manchmal bedingt Insourcing das Einstellen neuer Mitarbeiter, entweder auf Dauer oder auf Zeit, um die ausgelagerten Aufgaben auszuführen. Unternehmen müssen beim Insourcing möglicherweise in neue Ausrüstung, Hardware und Software investieren und auch die Geschäftsprozesse neu gestalten.
Outsourcing-Trends
Obwohl Outsourcing bisher als Mittel zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung angesehen wurde, entwickelt es sich zunehmend zu einem strategischen Instrument für Unternehmen.
Innovationstreiber haben erkannt, dass das Auslagern bestimmter Funktionen ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann, indem sie auf Fachwissen oder innovative Technologien zugreifen können, über die sie im eigenen Haus nicht verfügen, oder indem sie Produkte oder Dienstleistungen schneller bereitstellen, oder ihre Ressourcen auf die kritischsten Bereiche des Unternehmens verlagern. Outsourcing bietet sowohl Kosteneffizienz als auch mehr Flexibilität bei der Arbeitsbelastung.
