Onboarding und Offboarding
Was ist Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern?
Das Onboarding von Mitarbeitern umfasst alle Schritte, die erforderlich sind, um einen neuen Mitarbeiter erfolgreich einzusetzen und produktiv zu machen, während das Offboarding die Trennung eines Mitarbeiters von einem Unternehmen umfasst.
Onboarding und Offboarding an modernen Arbeitsplätzen
Onboarding ist der Prozess, der beginnt, wenn ein Bewerber sich entscheidet, bei einem Unternehmen zu arbeiten. Es handelt sich um einen umfassenden Prozess, der über die grundlegende Orientierung hinausgeht; er führt einen neuen Mitarbeiter in die Unternehmenskultur ein und stellt sicher, dass er produktiv, engagiert und eingebunden ist.
Es ist ein notwendiger Bestandteil der Strategie jedes Unternehmens, um die Mitarbeiterbindung zu fördern, und es geht darum, den Grundstein für die gesamte berufliche Laufbahn des Mitarbeiters im Unternehmen zu legen.
Am anderen Ende des Spektrums steht das Offboarding, das beginnt, wenn ein Mitarbeiter kurz vor dem Ausscheiden steht. Offboarding ist das strukturierte Verfahren zur Bewältigung des Übergangs. Ob aufgrund von Ruhestand, Karrierewechsel oder aus anderen Gründen, dieser Prozess sichert das Wissen der Organisation, gewährleistet einen reibungslosen Rollenwechsel und schließt die Reise des Mitarbeiters mit einer positiven Note ab.
Sowohl beim Onboarding als auch beim Offboarding müssen verschiedene gesetzliche und Compliance-Anforderungen eingehalten werden, vom Vertragsmanagement bis hin zum Arbeitsrecht. Die Sicherstellung, dass diese Prozesse den gesetzlichen Standards entsprechen, trägt dazu bei, rechtliche Risiken zu minimieren und den Ruf der Organisation zu schützen.
Dazu gehört die ordnungsgemäße Verwaltung von Rechtsdokumenten, die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorschriften in Bezug auf Kündigungsfristen und die letzte Gehaltszahlung sowie die genaue Aufzeichnung aller Onboarding- und Offboarding-Aktivitäten.
Wie sich Telearbeit auf Onboarding und Offboarding auswirkt
Es sollte auch beachtet werden, dass die Zunahme von Telearbeit und hybriden Arbeitsmodellen die Onboarding- und Offboarding-Prozesse erheblich verändert hat. Organisationen haben sich an diese flexiblen Arbeitsregelungen angepasst, indem sie Telearbeitsabläufe entwickelt haben, die sicherstellen, dass neue Mitarbeiter aus der Ferne erfolgreich in die Unternehmenskultur und den Betrieb integriert werden können.
Virtuelle Schulungen, digitale Dokumentenverarbeitung und IT-Einrichtung aus der Ferne sind mittlerweile Standardpraktiken. Auch beim Offboarding hat es Veränderungen gegeben: Durch virtuelle Austrittsgespräche und den Fernabruf von Unternehmensressourcen wird sichergestellt, dass der Übergang reibungslos verläuft, auch wenn die persönliche Interaktion eingeschränkt ist.
Onboarding: Mehr als nur eine Willkommensgeste
Die Bedeutung des Onboardings, ob persönlich oder aus der Ferne, hat exponentiell zugenommen, was seine wesentliche Rolle bei der Mitarbeiterbindung und dem allgemeinen Erfolg des Unternehmens widerspiegelt.
Dabei kann zum Beispiel die Diskrepanz zwischen der Darstellung einer Organisation während des Einstellungsprozesses und der Realität, mit der ein neuer Mitarbeiter konfrontiert wird, die Moral erheblich beeinträchtigen. Beispielsweise ist es verwirrend und enttäuschend, eine technisch fortschrittliche Arbeitsumgebung zu präsentieren, aber mit veralteten Papierformularen zu beginnen.
Die effiziente Integration der Mitarbeiter in die Arbeitsplatzkultur, ihre schnelle Produktivität und die Sicherstellung, dass sie mit den Unternehmenswerten übereinstimmen, haben oberste Priorität. Der Einsatz fortschrittlicher Talentmanagementsoftware und -strategien, wie zum Beispiel die Zuweisung von Mentoren oder die Einrichtung von ersten Manager-Meetings, ist heute eher die Norm als die Ausnahme.
Offboarding: Wissen festhalten, Übergänge sicherstellen
Die Offboarding-Phase und die Nachfolgeplanung für Mitarbeiter sind eine entscheidende, aber oft übersehene Phase im Beschäftigungszyklus. Es handelt sich um mehr als nur einen Abgangsprozess; es ist eine Gelegenheit, das geistige Eigentum eines Unternehmens zu schützen, Feedback für organisatorische Verbesserungen zu erhalten und ein positives Markenimage zu bewahren.
Bei einer effektiven Durchführung sorgt das Offboarding für einen reibungslosen Übergang mit minimalen Unterbrechungen, sodass der ausscheidende Mitarbeiter wichtiges Wissen und Erkenntnisse weitergeben kann. Darüber hinaus kann ein gut strukturierter Offboarding-Prozess zu positiven Beziehungen zu ehemaligen Mitarbeitern führen, die möglicherweise als Markenbotschafter, Mitarbeiter oder sogar als zurückkehrende Talente fungieren.
Ein frühzeitiger Beginn des Offboardings, beispielsweise durch Mentorenprogramme, kann diesen Übergang reibungsloser gestalten. Im Wesentlichen bekräftigt ein durchdachtes Offboarding das Engagement einer Organisation für das Wohlergehen und die Professionalität der Mitarbeiter, auch wenn die Verbindungen formell getrennt werden.
Darüber hinaus sind Datensicherheit und Datenschutz während des Offboarding-Prozesses von größter Bedeutung. Organisationen müssen sicherstellen, dass Zugriffsrechte ordnungsgemäß entzogen werden und sensible Informationen sicher behandelt werden, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet.
Dazu gehört das Deaktivieren von Konten, das Abholen von Firmengeräten und die Sicherstellung, dass alle personenbezogenen Daten gemäß den Datenschutzgesetzen behandelt werden. Ein systematischer Ansatz beim Offboarding verringert das Risiko von Datenschutzverletzungen und schützt sowohl die Privatsphäre des Unternehmens als auch die des Mitarbeiters.
Herausforderungen des modernen Mitarbeitermanagements
In den letzten Jahrzehnten hat sich der Talentpool erheblich verändert, was zum Teil auf die sich wandelnden Werte und Prioritäten aufeinanderfolgender Generationen zurückzuführen ist.
Babyboomer (die zwischen 1946 und 1964 Geborenen) legten oft Wert auf langfristige Arbeitsplatzsicherheit und Loyalität gegenüber einem einzigen Arbeitgeber. Ihre Karrieren verliefen in der Regel linear innerhalb eines einzigen Unternehmens oder Fachgebiets. Dieses Engagement war auf eine Mischung aus wirtschaftlichem Optimismus der Nachkriegszeit, gesellschaftlichen Erwartungen und dem Reiz der lebenslangen Leistungen zurückzuführen, die viele Unternehmen anboten.
Die Millennials (geboren zwischen 1981 und 1996) traten im Zeitalter der Globalisierung und des raschen technologischen Wandels in den Arbeitsmarkt ein. Sie neigen dazu, Erfahrungen, persönliches Wachstum und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben über die traditionelle Arbeitsplatzsicherheit zu stellen. Die wirtschaftlichen Unsicherheiten, mit denen sie konfrontiert waren, einschließlich der Folgen der Finanzkrise von 2008, in Verbindung mit einer ständig vernetzten digitalen Welt, haben sie empfänglicher für unterschiedliche berufliche Aufgaben, häufige Karrierewechsel und sogar die Gig-Economy gemacht.
Jetzt, da die Generation Z (geboren zwischen 1997 und 2012) beginnt, die Arbeitswelt zu durchdringen, findet eine noch größere Verschiebung statt. Sie haben zwar die Anpassungsfähigkeit und Technikaffinität der Millennials geerbt, zeigen aber auch einen ausgeprägten Sinn für Pragmatismus, der möglicherweise dadurch geprägt ist, dass sie in Zeiten wirtschaftlicher und gesellschaftspolitischer Unbeständigkeit aufgewachsen sind. Es wird erwartet, dass sich die Beschäftigungslandschaft weiterhin in einem beispiellosen Tempo weiterentwickeln wird, da Arbeitgeber zunehmend Mitarbeiter der Generation Z einstellen, die mit digitalen Systemen aufgewachsen sind und ein tiefes Gefühl für Sinnhaftigkeit und den Wunsch nach einem schnellen beruflichen Aufstieg haben.
Angesichts der Entwicklung der Belegschaft ist es nur fair zu behaupten, dass sich auch die Prozesse zur Ein- und Ausgliederung von Mitarbeitern weiterentwickeln müssen.
So ist es beispielsweise unerlässlich geworden, Initiativen für Vielfalt und Inklusion in die Onboarding- und Offboarding-Prozesse zu integrieren, um das Engagement eines Unternehmens für einen integrativen Arbeitsplatz zu demonstrieren. Während des Onboardings ist es wichtig, neue Mitarbeiter über die Diversitätsrichtlinien, kulturellen Normen und integrativen Praktiken des Unternehmens aufzuklären.
Ebenso sollte der Offboarding-Prozess die unterschiedlichen Perspektiven und Erfahrungen ausscheidender Mitarbeiter berücksichtigen und respektieren und sicherstellen, dass Feedback-Mechanismen vorhanden sind, um von ihren einzigartigen Erkenntnissen zu lernen und die Inklusivität kontinuierlich zu verbessern, wobei die Personalabteilung die Führung übernimmt.
Die Personalabteilung: Orchestrator nahtloser Übergänge
Sowohl beim Onboarding als auch beim Offboarding steht die Personalabteilung im Mittelpunkt und sorgt für die Synchronisierung zwischen allen Beteiligten. Von der IT, die für einen rechtzeitigen Systemzugang (oder dessen Entzug) sorgt, bis hin zu den Verwaltungsabteilungen, die sich um die Logistik kümmern, stellt die Personalabteilung sicher, dass alle Beteiligten harmonisch zusammenarbeiten.
Beide Prozesse können komplex und ressourcenintensiv sein, und das Talentmanagement ist von Natur aus weitaus dynamischer als in früheren Generationen. Um die Belastung zu verringern, bietet die moderne HR-Technologie jetzt spezielle Module für diese Prozesse an, die maßgeschneiderte Lösungen für die modernen Herausforderungen des Onboardings und Offboardings bieten.
HR-Software rationalisiert und automatisiert diese vielschichtigen Verfahren und sorgt für Konsistenz, Effizienz und Gründlichkeit. Onboarding-Module umfassen oft digitale Einweisungen, Schulungspläne und die Handhabung von Unterlagen und bieten neuen Mitarbeitern einen reibungslosen Einstieg in das Unternehmen.
Für Mitarbeiter im Homeoffice ermöglichen Cloud-HR-Plattformen einen nahtlosen Zugriff auf Onboarding-Materialien und Schulungsprogramme von überall aus und fördern so eine flexible Lernumgebung. E-Signatur-Tools haben den Bedarf an physischen Unterlagen beseitigt und beschleunigen die Vertragsunterzeichnung und die Anerkennung von Richtlinien.
Mitarbeiter-Self-Service-Portale ermöglichen es Einzelpersonen, ihre persönlichen Informationen, Leistungen und Compliance-Dokumente zu verwalten, und fördern so vom ersten Tag an ein Gefühl der Autonomie und des Engagements.
Offboarding-Funktionen sorgen für einen strukturierten Austritt, von der Erfassung von Feedback über Austrittsgespräche bis hin zur Überwachung der Rückgabe von Unternehmenseigentum. Wenn diese Verfahren gut durchgeführt werden, geben sie Einblicke in die Erfahrungen der Mitarbeiter und zeigen Stärken und Verbesserungsmöglichkeiten in den Onboarding- und Offboarding-Workflows auf.
Diese kontinuierliche Feedbackschleife ermöglicht es den HR-Teams, die gesamte Mitarbeitererfahrung zu verbessern und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und der Reaktionsfähigkeit auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu fördern.
Darüber hinaus kann die Zentralisierung der komplexen Prozesse des Onboardings und Offboardings mit HR-Software die Mitarbeitererfahrung verbessern und sicherstellen, dass Unternehmen wichtige Daten erfassen, die Compliance aufrechterhalten und ihre Talentmanagementstrategien optimieren.
In Zukunft wird erwartet, dass der Einsatz von KI und maschinellem Lernen die Onboarding- und Offboarding-Erfahrung verändern, Routineaufgaben automatisieren und den Prozess personalisieren wird, um ihn an die individuellen geschäftlichen Bedürfnisse und Präferenzen anzupassen.
