Notfallbenachrichtigung
Eine Notfallbenachrichtigung ist eine automatisierte Methode zur Kontaktaufnahme mit einer Gruppe von Personen innerhalb einer Organisation und zur Verteilung wichtiger Informationen während einer Krise. Meist werden dafür spezielle Systemlösungen eingesetzt.
Nach einer Störung muss ein Unternehmen den Schweregrad der Störung und die möglichen Auswirkungen bestimmen und dann mit Mitarbeitern, der Geschäftsleitung und anderen wichtigen Interessengruppen kommunizieren. Mittels eines Notfallbenachrichtigungssystems leiten die Unternehmen ihre relevanten Mitteilungen in Echtzeit weiter, und zwar über Telefonnachrichten, SMS und E-Mails.
Wie funktioniert eine Notfallbenachrichtigung?
Organisationen jeder Größe können einen Notfall-Kommunikationsplan einführen. Er ist besonders wichtig, wenn es mehrere Standorte gibt und wenn das Unternehmen Gefahrstoffe herstellt oder Systeme verwendet, deren Zerstörung den Mitarbeitern und den umliegenden Gemeinden schaden könnte.
Ein System für Notfallbenachrichtigungen enthält eine Datenbank mit Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Social-Media-Kontakten. Wenn es aktiviert ist, kann das System innerhalb von Minuten Tausende von Nachrichten versenden. Es kann auch eingehende Status-Nachrichten von Empfängern empfangen und verarbeiten.
Die Systeme für die Notfallbenachrichtigung können im eigenen Haus (nicht gehostet) oder über verwaltete Dienste(gehostet) betrieben werden. Herkömmliche Benachrichtigungsfunktionen fanden vor Ort statt, mit einer Datenbank, die mit dem Internet oder der Telefongesellschaft verbunden war, um Nachrichten zu versenden.
Bei einem gehosteten System greifen die Benutzer über ein Telefon oder das Internet auf diese Ressourcen – also einen Service – zu, starten den Benachrichtigungsprozess und verwalten die darauffolgenden Aktivitäten aus der Ferne. Einige Anbieter haben damit begonnen, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen in Notfallmeldesysteme einzubauen.
Wie lässt sich ein System für die Notfallbenachrichtigung implementieren?
Bei der Planung der Notfallbenachrichtigung und wie sie umgesetzt werden soll, müssen Organisationen Folgendes tun:
- Analysieren Sie den voraussichtlichen Bedarf und ermitteln Sie, ob die Anzahl der Mitarbeiter ausreicht, um die Investition zu rechtfertigen.
- Prüfen Sie, ob verfügbare technologische Funktionen in einem entsprechenden System verwendet werden können.
- Bestätigen Sie, dass die Netzwerkinfrastruktur über eine ausreichende Bandbreite verfügt, um ein solches System während eines Notfalls zu betreiben.
- Planen Sie genügend Zeit für die Entwicklung der Datenbank und die Schulung der Benutzer ein.
- Legen Sie fest, wie das System in einen Geschäftskontinuitäts- und Notfallwiederherstellungsplan (Business-Continuity- und Disaster-Recovery-Plan) integriert werden soll.
Es ist von entscheidender Bedeutung, die Benachrichtigungssysteme für Notfälle auf dem neuesten Stand zu halten. Systeme, die eine Kombination aus Sprach-, Text- und E-Mail-Benachrichtigungen verwenden, sind mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreicher als einzelne Benachrichtigungsmethoden, da es unwahrscheinlich ist, dass ein Mitarbeiter alle seine Kontaktinformationen auf einmal ändern würde. Außerdem könnte ein Mobiltelefonnetz während einer Katastrophe ausfallen, während ein E-Mail-System noch funktionieren könnte.
Das gesamte System sollte auch regelmäßig getestet werden, zum Beispiel mit Anrufen und Nachrichten.
Während ein Anrufbaum in der Vergangenheit eine praktikable Option gewesen sein mag, ist er heute nicht mehr tragfähig. Ein Anrufbaum ist zeitaufwändig, und wenn eine Person nicht erreicht werden kann, kann der Prozess zusammenbrechen. Er kann aber immer noch als Ergänzung zum Benachrichtigungssystem verwendet werden.
Darüber hinaus müssen sich Unternehmen darüber informieren, ob alle ihre Mitarbeiter oder relevanten Personen, in der Lage sind, eine Benachrichtigung von dem eingesetzten System zu erhalten. Kompatibilität ist hier von entscheidender Bedeutung.
Preisgestaltung und Anbieter
Die Preise für ein eigenständiges Notfallmeldesystem können bis zu Hunderttausende von Euro kosten. Verwaltete Angebote sind gegen eine monatliche Gebühr erhältlich, die sich in der Regel nach der Anzahl der Kontakte, den genutzten Funktionen und den benötigten Netzwerkdiensten richtet. Es können auch Einrichtungsgebühren für die Erstellung der Datenbank sowie Aktivierungsgebühren anfallen, wenn das System im Katastrophenfall eingesetzt wird. Die monatlichen Gebühren können hier schnell anwachsen.
Zu den Anbietern gehören AlertMedia, Everbridge, F24, OnSolve, Rave Mobile Safety, RapidReach, Samsung, SwiftReach und Visiplex. In Europa verwenden Behörden Cell Broadcast, um Warnungen an die Bevölkerung zu senden. Hier müssen sich die Einwohner allerdings vorab informieren, ob ihr Mobilgerät diesen Service unterstützt.
