Microsoft Teams

Hauptmerkmale von Microsoft Teams

Microsoft Teams ist der Dreh- und Angelpunkt der Teamzusammenarbeit in Microsoft 365 und Office 365. Die Plattform verfügt über mehrere Funktionen, die Mitarbeitern bei der Kommunikation und Zusammenarbeit helfen. Einige der wichtigsten Funktionen sind:

• Chat. Im Kern ist Teams ein Chat-Arbeitsbereich, der Gruppen- und Einzelnachrichten mit Threads und persistenten Unterhaltungen bietet. Benutzer können einen Gruppen- oder Einzelchat in einen Sprach- oder Videoanruf umwandeln. Wie andere Messaging-Dienste können auch Teams-Nachrichten Emojis und GIFs enthalten.
• Anrufe. Teams bietet Cloud-Telefonie für Sprachanrufe. Mit der Teams-App können Benutzer Voice-over-IP-Anrufe (VoIP) zwischen Teams-Clients tätigen. Benutzer der Microsoft-Telefonanlage und des Anrufplans können Anrufe zu und von Festnetz- und Mobiltelefonen über das öffentliche Telefonnetz (PSTN) tätigen, empfangen und weiterleiten. Microsoft bietet außerdem Direct Routing, mit dem Kunden eine bestehende Nebenstellenanlage (PBX) oder SIP-Trunking (Session Initiation Protocol) mit Teams verbinden können. Zu den weiteren Anruffunktionen von Teams gehören Audiokonferenzen, E911-Unterstützung (Enhanced 911), Voicemail und verschiedene andere Anruffunktionen auf Unternehmensniveau.
• Videokonferenzen. Zusätzlich zu reinen Audioanrufen können Benutzer auch virtuelle Meetings veranstalten. Teams bietet einige wichtige Funktionen für Videokonferenzen, wie zum Beispiel angepasste virtuelle Hintergründe, Meeting-Aufzeichnung, Transkription, Whiteboarding und Pausenräume.
• Bildschirmfreigabe. Diese ältere, aber wichtige Funktion ist bei Collaboration Tools weit verbreitet. Wie der Name schon sagt, ermöglicht die Bildschirmfreigabe Benutzern, ihre Desktop-Bildschirme, einschließlich Dateien, in Echtzeit während Teams-Anrufen oder Videokonferenzen freizugeben.
• Kalender. Teams verfügt, wie Microsoft Outlook, über einen umfangreichen Kalender, damit die Benutzer ihre Arbeitswoche, Meetings und andere Termine im Auge behalten. Die Kalender von Outlook und Teams sind eng miteinander verbunden.
• Dateifreigabe. Bei dieser Dokumentenverwaltungsfunktion können Remote-Teams Dateien in Teams speichern, freigeben und bearbeiten. Benutzer können innerhalb von Teams in Echtzeit an demselben Dokument zusammenarbeiten.
• Webinare. Microsoft Teams unterstützt interaktive Meetings und Webinare für bis zu 1.000 Teilnehmer. Zu den Funktionen gehören Live-Reaktionen und Moderationskontrollen des Gastgebers, um Chat, Audio und Video der Teilnehmer zu deaktivieren. Teams-Webinare können 10.000 Personen in einer reinen Ansichtsübertragung aufnehmen. Größere Übertragungen mit 20.000 Personen sind bis Ende 2021 verfügbar, um die höhere Anzahl von Remote-Mitarbeitern zu berücksichtigen. Außerdem zeigen die Teilnehmerberichte, wer am Webinar teilgenommen hat und wie lange.
• Externe Collaboration. Mit der Gastzugriffsfunktion in Microsoft Teams können Benutzer Personen außerhalb ihres Unternehmens einladen, internen Kanälen für Messaging, Meetings und Dateifreigabe beizutreten. Diese Funktion hilft, das Business-to-Business-Projektmanagement (B2B) zu erleichtern. Teams Connect, das noch 2021 allgemein verfügbar gemacht wird, ist eine weitere Funktion für die externe Zusammenarbeit, die es verschiedenen Unternehmen ermöglicht, in einem gemeinsamen Arbeitsbereich in Teams zu chatten, sich zu treffen und Dokumente zu bearbeiten.

Da Teams eine Cloud-Software ist, kann Microsoft die Funktionen der Plattform häufig und schnell aktualisieren. Folglich entwickeln sich die Funktionen von Microsoft Teams ständig weiter.

Grundlegende Microsoft Teams-Terminologie

Die Benutzeroberfläche (UI) von Microsoft Teams ähnelt der anderer Anwendungen für die Teamzusammenarbeit mit einem Menüband mit Workflow-Symbolen auf der linken Seite des Desktop-Bildschirms zusammen mit einer Liste von Teams. Die Chat-Zusammenarbeit findet in der Mitte des Desktop-Bildschirms statt. Die meisten Tools für die Teamzusammenarbeit verwenden eine ähnliche Terminologie, um bestimmte Teile der Benutzeroberfläche zu identifizieren. Teams verwendet unter anderem folgende Terminologie:

• Teams. Teams sind Gruppen von Personen, die sich miteinander verbinden und bei der Arbeit und anderen Projekten zusammen agieren.
• Kanäle. Innerhalb jedes Teams können Benutzer Kanäle erstellen, um ihre Kommunikation nach Themen zu organisieren, wie z. B. Nachrichten, Monatsberichte oder eher unbeschwerte Gespräche. Innerhalb der Kanäle können die Benutzer Besprechungen abhalten, Gespräche führen und gemeinsam an Dateien arbeiten. Kanäle können entweder öffentlich oder privat sein. Jeder Kanal kann ein paar Benutzer umfassen oder auf Tausende von Benutzern skalieren.
• Registerkarten. Oben in jedem Kanal befinden sich Registerkarten, die auf Dateien, Apps und Dienste verweisen. Einige gängige Registerkartennamen sind Beiträge für Nachrichten, die Personen gesendet haben, und Dateien für Dokumente, die Personen im Kanal freigegeben haben.
• Erwähnungen. Benutzer können Erwähnungen verwenden, um andere Benutzer zu benachrichtigen und zu alarmieren. Erwähnungen verwenden das @-Symbol, gefolgt vom Namen der Person. Benutzer können auch ganze Teams und Kanäle mit @ erwähnen.
• Feeds. Der Aktivitätsfeed bietet eine Zusammenfassung von Nachrichten, Antworten, Erwähnungen und anderen Aktivitäten, die in Team-Kanälen stattfinden. Der Aktivitätsfeed kann nach ungelesenen Nachrichten, Erwähnungen und anderen Kategorien sowie nach der eigenen Aktivität des Benutzers gefiltert werden.
• Threads. Eine Reihe von Nachrichten bildet einen Thread. Benutzer, die auf eine Nachricht antworten, sollten die Option Antworten wählen, anstatt eine neue Unterhaltung und einen neuen Thread zu erstellen. Threads können ziemlich lang werden, wenn Kollegen hin und her chatten. Benutzer können Sprach- und Videobesprechungen innerhalb von Threads planen, was zu einer kontextbezogenen Kommunikation beiträgt.

Microsoft-Teams-Integrationen

Microsoft Teams lässt sich in viele andere Anwendungen der Microsoft-365- und Office-365-Suiten integrieren, darunter Excel, OneDrive, PowerPoint, SharePoint und Word. Für zusätzliche Produktivität am Arbeitsplatz lässt sich Teams auch mit Apps außerhalb der Microsoft-Domäne integrieren, zum Beispiel mit Box, Cisco Webex Meetings und Zoom. Microsoft Teams App Studio ermöglicht es Entwicklern und Unternehmen, benutzerdefinierte Apps zu erstellen, die mit Teams funktionieren.

Zusätzlich zu den Softwareintegrationen integriert Microsoft Teams auch Hardwarekomponenten. Während Teams-Videoanrufe über Desktops und Laptops möglich sind, hat Microsoft Partnerschaften mit Anbietern von Videokonferenzhardware wie Crestron, Logitech und Poly geschlossen, um Teams in deren Geräte zu integrieren.

Microsoft Teams läuft auf Android-, iOS-, macOS- und Windows-Systemen und -Geräten. Es funktioniert auch in den Webbrowsern Chrome, Firefox, Safari und Microsoft Edge. Firefox und Safari unterstützen jedoch einige der Anruf- und Meeting-Funktionen von Teams nicht vollständig.

Microsoft-Teams-Pläne

Microsoft Teams ist kostenlos erhältlich, doch die kostenlose Version ist nicht Teil der Microsofts-365-Suite. Die kostenpflichtigen Versionen von Teams bieten mehr Funktionen und Integrationen mit anderen Microsoft-Anwendungen. Es sind verschiedene Business- und Enterprise-Pläne verfügbar. Microsoft verwendet die Markennamen Microsoft 365 und Office 365 für Pläne, die Teams enthalten.

Microsoft zielt mit seinen Produkten auf verschiedene Branchen ab. Insbesondere zielt der Anbieter auf das Gesundheits- und Bildungswesen ab. Pläne für Behörden – Microsoft 365 Government G3 und G5 – sind ebenfalls verfügbar, ebenso wie einmonatige kostenlose Testversionen, Zusatzdienste und Preise für gemeinnützige Organisationen.

Insgesamt lässt sich zu den Plänen festhalten: Die teureren haben mehr Funktionen als die preiswerteren Pläne. Beispielsweise bietet Office 365 E3 mehr Speicherplatz und kann mehr Meeting-Teilnehmer aufnehmen als der Plan Microsoft 365 Business Basic.

Außerdem sind in den teureren Plänen bestimmte Anruffunktionen enthalten. Diese Funktionen sind jedoch nur als Zusatzdienste in den günstigeren Tarifen verfügbar. Auch bestimmte Sicherheits- und Compliance-Funktionen sind je nach Zahlungsplan entweder enthalten oder als Zusatzdienste verfügbar. Die teureren Tarife verfügen über erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Wie sicher ist Microsoft Teams?

Microsoft bietet mehrere Sicherheitsfunktionen in Teams, einschließlich Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Single Sign-On (SSO) und Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand. Teams-Workflows können auch die Sicherheitsfunktionen anderer integrierter Microsoft-Apps nutzen, wie zum Beispiel die SharePoint-Verschlüsselung.

Laut Microsoft hat der Anbieter keinen Zugriff auf die von Kunden hochgeladenen Inhalte. Kundendaten bleiben unter der Kontrolle des Kunden, und Microsoft scannt weder Inhalte noch Teams für Zwecke, die nicht mit dem Dienst zusammenhängen. Microsoft Teams umfasst folgende Sicherheitsfunktionen:

• Advanced Threat Protection (ATP), der optionale Cloud-Dienst von Microsoft ermöglicht es Unternehmen, festzustellen, ob Inhalte in Teams bösartig sind, und man kann den Zugriff auf diese Inhalte für Benutzer sperren.
• Private Kanäle innerhalb von Teams halten Unterhaltungen unter bestimmten Benutzern privat und isoliert vom größeren, gesamten Team. Nur Besitzer oder Mitglieder des privaten Kanals können auf diesen zugreifen. Private Kanäle sind hilfreich, wenn bestimmte Benutzer einen Bereich benötigen, in dem sensible Informationen, wie zum Beispiel Budgets, besprochen werden.
• Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) für Eins-zu-Eins-Ad-hoc-VoIP-Anrufe ist eine Sicherheitsoption für Unternehmen, die sensible Online-Gespräche führen. IT-Abteilungen kontrollieren dabei, wer E2EE in der Organisation nutzen kann.
• Sichere Links helfen Unternehmen, sich vor bösartigen Websites zu schützen, wenn Mitarbeiter auf Links in Office-Apps klicken.
• Meeting-Kontrollen, wie zum Beispiel Video deaktivieren und die Verwaltung der Besprechungseinladung sowie Teilnehmereinstellungen, sind Funktionen, die das Meeting-Management verbessern sollen. Die Funktion Video deaktivieren ermöglicht es dem Organisator eines Meetings, das Video eines einzelnen oder aller Teilnehmer zu deaktivieren.