Microsoft Office 365 Gruppen
Microsoft Office 365 Gruppen ist eine Cloud-Collaboration-Funktion für die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern sowie die Koordination von Gruppenarbeit. Der Service ist über Office 365 verfügbar. Office 365 Gruppen erlaubt Benutzern die Ad-hoc Erstellung und Verwaltung von Arbeitsgruppen. Alle Mitglieder einer Gruppe können auf den gemeinsamen Posteingang, Kalender und die Dateiablage zugreifen.
Office 365 Gruppen ist so konzipiert, dass Mitarbeiter eines bestimmten Tätigkeitsfeldes die Teamarbeit koordinieren können. Manchmal wird Office 365 Gruppen als Alternative zu SharePoint angesehen, da eine SharePoint-Einführung viel Zeit und Fachwissen erfordert.
Gruppen verfügt über einen eigenen Posteingang, der alle E-Mails der Gruppe speichert. Hinzu kommt eine Instant-Messaging-Funktion, mit der die Gruppenmitglieder Kurznachrichten über Outlook Web App (OWA) posten können.
Die Kalenderfunktion enthält Benachrichtigungen und Besprechungseinladungen und ist mit anderen Microsoft Kalenderfunktionen verbunden. Die gemeinsame Dateienfunktion ermöglicht es Benutzern, alle Dateien einzusehen und zu bearbeiten, die mit der Gruppe geteilt wurden. Egal, ob sich diese in OneDrive for Business, SharePoint, einer E-Mail oder in einem anderen integrierten Ablagesystem befinden.
Die Gruppenadministratoren können je nach Bedarf weitere Mitarbeiter zu einer bestimmten Gruppe einladen und hinzufügen. Solche Gruppen können beispielsweise beim Durchsuchen von Office 365 aufgefunden werden. Es gibt aber auch private Gruppen, bei denen der Administrator den Zugang freischalten muss. Alle Mitarbeiter können mit privaten Gruppen via E-Mail kommunizieren. Man kann außerdem Gruppen abonnieren, das heißt, man bekommt E-Mails und Benachrichtigungen zu der Gruppe.
Office 365 Gruppen hat einen globalen Administrator, der alle Gruppen managt. Er kann alle Gruppen einsehen, neue anlegen oder alte löschen. Auch die Festlegung von Gruppen-Administratoren und die Einstellungen der jeweiligen Bearbeitungsrechte obliegen ihm.
