Microsoft Power Automate

Was ist Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate, früher Microsoft Flow, ist eine Cloud-basierte Software, mit der Mitarbeiter Workflows und Aufgaben über mehrere Anwendungen und Dienste hinweg ohne Hilfe von Entwicklern erstellen und automatisieren können. Automatisierte Arbeitsabläufe werden als Flows bezeichnet. Um einen Ablauf zu erstellen, legt der Benutzer fest, welche Aktion stattfinden soll, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt.

Sobald ein Ablauf erstellt ist, kann er auf dem Desktop oder über eine App auf einem mobilen Gerät verwaltet werden. Power Automate lässt sich mit verschiedenen Microsoft-Diensten und -Anwendungen integrieren, darunter Power BI, PowerApps, Dynamics 365 und Microsoft 365.

Wie Power Automate verwendet wird

Power Automate automatisiert alles, von einfachen Push-Benachrichtigungen und Content Management bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen mit definierten Schritten und Phasen. Im Folgenden werden die wichtigsten Verwendungszwecke von Power Automate erläutert.

Auslösen von Benachrichtungen

Die häufigste Verwendung von Power Automate ist das Auslösen von Benachrichtigungen. Wenn beispielsweise ein neuer Lead zu Microsoft Dynamics CRM hinzugefügt wird, kann ein automatisierter Workflow Vertriebsmitarbeitern eine E-Mail oder Textnachricht mit Details zu diesem Lead senden.

Dateien kopieren

Power Automate kann auch zum Kopieren von Dateien verwendet werden. Wenn zum Beispiel eine neue Datei zu DropBox oder OneDrive for Business hinzugefügt wird, kann ein automatisierter Workflow sofort eine Kopie der Datei in SharePoint veröffentlichen.

Sammlung von Daten

Power Automate sammelt auch Daten. Wenn der Benutzer beispielsweise sehen möchte, was die Leute über eine bestimmte Marke sagen, kann er einen Auslöser erstellen, der Social Media Posts erfasst, in denen die Marke erwähnt wird, und eine Kopie in einer SQL-Datenbank für Sentiment Mining ablegt.

Integration mit anderen Anwendungen

Der Power Automate Bot funktioniert innerhalb von Teams-Arbeitsbereichen. Mithilfe des Bots können Mitarbeiter Abläufe innerhalb von Teams-Unterhaltungen auslösen. Ein von Microsoft bereitgestelltes Anwendungsbeispiel: Teammitglieder können einen Ablauf starten, der eine Textnachricht an einen Supporttechniker sendet, um ein Problem zu markieren oder ein Problem in einer Excel-Tabelle zu protokollieren.

Hauptmerkmale von Power Automate

Power Automate lässt sich nicht nur mit anderen Microsoft-Produkten integrieren. Es kann mit einer Vielzahl von Anwendungen und Diensten – von Microsoft als Konnektoren bezeichnet – verwendet werden, darunter Salesforce, SQL Server, Box, DocuSign, Slack, Skype und Google Drive. Ein Konnektor ist ein API-Proxy, der es diesen Diensten ermöglicht, sich mit Power Automate sowie PowerApps und Azure Logic Apps in der Cloud zu verbinden.

Benutzer können eine umfangreiche Bibliothek mit vorgefertigten Abläufen nutzen, die auch als Vorlagen bezeichnet werden. Zu den Beispielvorlagen gehört die Möglichkeit, Folgendes zu tun:

• Gmail-Anhänge in OneDrive speichern
• Senden einer E-Mail an eine beliebige Zielgruppe, wenn ein Power-BI-Datenalarm ausgelöst wird
• Kopieren von SharePoint-Listenelementen in eine CSV-Datei pro Woche
• Tweets, die einen bestimmten Hashtag enthalten, in einer SharePoint-Liste speichern
• Eine Push-Benachrichtigung zu erhalten, wenn Sie eine E-Mail von Ihrem Chef erhalten

Wenn keine der Vorlagen zu dem zu automatisierenden Prozess passt, können Benutzer auch ihre eigenen Abläufe erstellen. Power Automate ist so konzipiert, dass auch technisch nicht versierte Mitarbeiter Workflows ohne die Hilfe eines Entwicklers automatisieren können. Das Power Automate Center ermöglicht es einem Administrator, Benutzer, Berechtigungen und Rollen zu verwalten und sicherzustellen, dass die von Mitarbeitern erstellten Abläufe den Richtlinien zum Schutz vor Datenverlust entsprechen.

Lizenzierung von Power Automate

Microsoft bietet zwei verschiedenen Zahlungspläne für Power Automate an, die jeweils drei verschiedene Stufen umfassen: Abonnementpläne und Pay-as-you-go-Pläne.

Abonnementpläne

Die Abonnementpläne sind wie folgt gestaffelt:

• Lizenz nach Benutzer, die pro Benutzer und Monat abgerechnet wird
• Lizenz nach Benutzer mit begleitender robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA), die pro Benutzer und Monat abgerechnet wird
• Lizenz nach Flow, die pro Flow und Monat für mindestens fünf Flows abgerechnet werden

Pay-as-you-go-Pläne

Jeder Flow, der automatisch oder manuell ausgelöst wird, gilt als Run. Überprüfungen auf neue Daten zählen nicht als Run. Jede der von Microsoft angebotenen Pay-as-you-go-Tarife für Power Automate umfasst eine bestimmte Anzahl von Durchläufen und Prüfungen.

Bestimmte Versionen von Dynamics 365 und Microsoft 365 enthalten auch Power Automate.

Alternativen zu Power Automate

Es gibt eine Vielzahl von Low-Code- oder codelosen Automatisierungs-Tools und Cloud-basierten Anwendungen, die Anwendungen verbinden und Geschäfts- und Büroprozesse sowie Aufgaben automatisieren. Die wichtigsten Konkurrenten von Power Automate sind IFTTT und Zapier. Hier ist ihr Vergleich:

IFTTT

If This Then That bietet ein kostenloses webbasiertes Tool, das eine einfache Syntax und bedingte Anweisungen verwendet, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Dank seiner Einfachheit lässt es sich leicht einführen. Es bietet Workflows für einzelne Aktionen.

Zapier

Zapier kann mehrstufige Workflows automatisieren und verfügt über Verbindungen zu weiteren Drittanbieter-Apps. Zapier bietet auch eine kostenlose Option sowie vier Stufen von kostenpflichtigen Monats- oder Jahresabonnements für Unternehmen.