Mail-Server (Mail Transfer/Transport Agent, MTA)
Ein Mail-Server – auch bekannt als Mail Transfer Agent, MTA, Agent für den Posttransport, Mail-Router oder Internet Mailer – ist eine Anwendung, die eingehende E-Mails und ausgehende Nachrichten zur Zustellung weiterleitet. Ein Computer auf dem diese Anwendungen laufen, wird ebenfalls als Mail-Server bezeichnet. Microsoft Exchange, Exim und Sendmail sind Beispiele für gängige Mail-Serverprogramme.
Ein Mail-Server arbeitet mit anderen Anwendungen zusammen, um ein Nachrichtensystem (Messaging-System) zu bilden. Es umfasst alle Anwendungen, die für einen reibungslosen E-Mail-Verkehr erforderlich sind. Sendet ein Nutzer eine E-Mail, leitet das Programm, zum Beispiel Microsoft Outlook, die Nachricht an einen Mail-Server weiter. Dieser sendet die Nachricht dann entweder an einen anderen Mail-Server oder an einen Wartebereich auf demselben Server weiter.
Welche Arten von Mail-Servern gibt es?
Mail-Server lassen sich in zwei Kategorien einteilen: Posteingangsserver und Postausgangsserver.
Ein Posteingangsserver speichert E-Mails und sendet sie an den Posteingang eines Benutzers. Post Office Protocol 3 (POP3) und Internet Message Access Protocol (IMAP) sind die beiden wichtigsten Typen von Posteingangsservern.
POP3 lädt E-Mails von einem Server herunter und speichert eingehende Nachrichten auf einem einzigen Gerät, bis der Benutzer den E-Mail-Client öffnet. Sobald der Benutzer seine Mails heruntergeladen hat, löscht der Server sie automatisch, solange dies nicht anders konfiguriert wurde. Viele Internetdienstanbieter stellen ihren Benutzern POP3-E-Mail-Konten zur Verfügung, da diese platzsparender sind.
IMAP-Server ermöglichen es Benutzern, E-Mails in der Vorschau anzuzeigen, zu löschen und zu organisieren, bevor sie auf mehrere Geräte übertragen werden. Kopien von E-Mails verbleiben auf dem Server, bis der Benutzer sie löscht.
Ein Postausgangsserver funktioniert so, dass der Computer eines Benutzers über das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) kommuniziert, um den E-Mail-Zustellungsprozess abzuwickeln. SMTP-Server arbeiten mit POP3 oder IMAP zusammen, um E-Mails zu senden.
Wie ist der Ablauf beim Versenden einer E-Mail?
Beim Senden und Empfangen einer E-Mail durchläuft sie die folgenden Schritte:
- Der Benutzer verfasst eine E-Mail in seinem E-Mail-Client, zum Beispiel Outlook und klickt auf Senden.
- Der E-Mail-Client verbindet sich mit dem SMTP-Server.
- Der SMTP-Server identifiziert und verarbeitet die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Nachrichtentext und eventuelle Anhänge.
- Wenn der Domänenname mit dem des Absenders übereinstimmt, leitet der Server die Nachricht direkt über POP3 oder IMAP weiter. Wenn der Domänenname unterschiedlich ist, kommuniziert der SMTP-Server mit dem Domänennamensystem (DNS), um den Server des Empfängers zu finden. Das DNS übersetzt den E-Mail-Domänennamen des Empfängers in eine Internet-Protocol-Adresse (IP-Adresse).
- Die IP-Adresse des Empfängers verbindet sich mit dem SMTP-Server. Sobald die IP identifiziert ist, wird die gesendete Nachricht zwischen nicht verwandten SMTP-Servern weitergeleitet, bis sie ihr Ziel erreicht.
- Der SMTP-Server des Empfängers verarbeitet die E-Mail. Er prüft die Nachricht und leitet sie an einen IMAP- oder POP3-Server weiter. Sie wird dann in eine Mail-Warteschlange gestellt, bis der Empfänger sie abruft.
Lokale versus Cloud-Mail-Server
E-Mai-Server können sich On-Premises oder in der Cloud befinden. Welche Variante für ein Unternehmen geeignet ist, hängt vom restlichen Betrieb und der vorhandenen Infrastruktur ab.
Lokale Mail-Server verwenden die Server der Organisation, empfangen alle E-Mails und senden sie an eine indizierte Datenbank. Lokale Server erfordern in der Regel eine größere Vorabinvestition für Hardware, Installation und Verwaltung. Außerdem ist das Skalieren der Infrastruktur nicht so einfach umzusetzen, wie in der Cloud. Die Organisation ist für die Gewährleistung der Sicherheit verantwortlich.
Cloudbasierte E-Mail-Server wie Amazon Simple Email Service (SES) funktionieren genauso wie lokale Server, die Daten befinden sich jedoch in einer Cloud-Umgebung, die ein separater Anbieter bereitstellt. In der Regel fällt dafür eine monatliche Gebühr an, die anhand der Nutzungsdaten berechnet wird. Neben einer einfacheren Skalierung ist bei einem Mail-Server in der Cloud auch die Sicherheit leichter zu gewährleisten.
Wichtige Eigenschaften von Mail-Servern
Eine Organisation muss vor der Auswahl eines Mail-Servers Folgendes berücksichtigen:
- E-Mail-Dienste sollten besondere Sicherheits-Tools einsetzen, um die sensiblen Informationen in den Nachrichten zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung, Antimalware, Spam-Filter und Tools zum Verhindern von Datenverlust.
- Server On-Premises haben vergleichsweise hohe Einstiegskosten, sie bieten aber auch eine bessere Kontrolle über Systeme und Sicherheit. Cloud-basierte E-Mail-Dienste sind günstiger beim Setup und erfordern weniger Wartung.
- Archivfunktionen und Speicher. Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter ausreichend Speicherplatz für Archive Das automatische Ablegen von E-Mails ist eine weitere wichtige Funktion.
- Kompatibilität. E-Mail-Dienste können auch Optionen zur Synchronisierung mit mobilen Apps und Webanwendungen wie E-Mail-, Kalender- und Kontaktanwendungen bieten.
