Lückenanalyse (Gap-Analyse, Gap Analysis)
Was ist eine Lückenanalyse?
Eine Lückenanalyse, auch bekannt als Gap-Analyse (englisch: Gap Analysis), ist eine Methode zur Bewertung der Leistung einer Geschäftseinheit. Sie dient dazu festzustellen, ob die Geschäftsanforderungen oder -ziele erfüllt werden. Falls dies nicht der Fall ist, identifiziert die Analyse die notwendigen Schritte, um diese Ziele zu erreichen.
Eine Lückenanalyse kann ebenfalls als Bedarfsanalyse, Bedarfsbewertung oder Bedarfslückenanalyse bezeichnet werden. Der Begriff Lücke in der Lückenanalyse bezieht sich auf die Differenz zwischen dem aktuellen Zustand (Ist-Zustand) des Unternehmens und dem angestrebten Zustand (Soll-Zustand).
Anwendungen der Gap-Analyse
In der Informationstechnologie werden Gap-Analyse-Berichte häufig von Projektmanagern und Prozessverbesserungsteams als Ausgangspunkt für einen Aktionsplan zur betrieblichen Verbesserung verwendet. Diese Analysen unterstützen auch das Benchmarking der tatsächlichen Unternehmensleistung, indem sie einen Vergleich mit dem optimalen Leistungsniveau ermöglichen.
Leistungslücken können in verschiedenen Unternehmensbereichen gemessen werden. Dazu gehören beispielsweise die Kundenzufriedenheit, die Umsatzgenerierung, die Produktivität und die Lieferkettenkosten. Besonders kleine Unternehmen können von der Durchführung von Gap-Analysen profitieren, wenn es darum geht, die optimale Zuweisung von Ressourcen zu ermitteln.
Im Bereich der Softwareentwicklung können spezielle Lückenanalyse-Tools eingesetzt werden. Diese dokumentieren, welche Dienste oder Funktionen versehentlich weggelassen wurden, welche absichtlich eliminiert wurden und welche noch entwickelt werden müssen.
Bei Compliance-Initiativen kann eine Lückenanalyse einen wertvollen Vergleich zwischen den Anforderungen bestimmter Vorschriften und den derzeitigen Maßnahmen zur Einhaltung dieser Vorschriften anstellen. Dies hilft Unternehmen, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen notwendig sind, um vollständige Compliance zu erreichen.
Im Bereich der Human Resources (HR) kann eine Lückenanalyse durchgeführt werden, um die vorhandenen Fähigkeiten in der Belegschaft zu untersuchen und festzustellen, welche zusätzlichen Kompetenzen benötigt werden. Das Ziel dabei ist, die Wettbewerbsfähigkeit oder Effizienz der Organisation zu verbessern. Diese Art der Analyse hilft HR-Abteilungen, gezielte Schulungs- und Entwicklungsprogramme zu erstellen und fundierte Entscheidungen bei der Personalplanung zu treffen.
Wie man eine Lückenanalyse durchführt
Der erste Schritt bei der Durchführung einer Lückenanalyse besteht darin, spezifische Zielvorgaben festzulegen. Diese Zielvorgaben werden anhand des Unternehmensleitbilds, der strategischen Geschäftsziele und der Verbesserungsziele definiert. Dadurch wird ein klarer Rahmen für die Analyse geschaffen.
Im nächsten Schritt erfolgt eine gründliche Analyse der aktuellen Prozesse. Hierbei werden relevante Daten über das Leistungsniveau und die derzeitige Ressourcenzuweisung für diese Prozesse gesammelt. Die Datenquellen können dabei vielfältig sein und hängen von dem zu analysierenden Bereich ab. Mögliche Quellen umfassen die Einsichtnahme in die Dokumentation, die Messung von Leistungsindikatoren (KPIs) oder anderen Erfolgskennzahlen, die Befragung von Interessengruppen, Brainstorming-Sessions und die Beobachtung von Projektaktivitäten.
Nachdem ein Unternehmen seine Soll-Ziele mit dem Ist-Zustand verglichen hat, kann es einen umfassenden Plan entwickeln. Dieser Plan skizziert einen schrittweisen Prozess, um die identifizierte Lücke zwischen dem aktuellen und dem angestrebten zukünftigen Zustand zu schließen und die gesetzten Ziele zu erreichen. Dieser Vorgang wird oft als strategische Planung bezeichnet und bildet die Grundlage für gezielte Verbesserungsmaßnahmen im Unternehmen.
Was muss eine Vorlage für eine Lückenanalyse enthalten?
Eine Vorlage für eine Lückenanalyse sollte bestimmte grundlegende Komponenten enthalten, die sowohl konkrete als auch konzeptionelle Methoden abdecken können. Diese Komponenten sind:
Der aktuelle Zustand
Eine Gap-Analyse-Vorlage beginnt in der Regel mit einer Spalte, die als Aktueller Zustand bezeichnet wird. In dieser Spalte werden die Prozesse, Arbeitsabläufe und Merkmale aufgelistet, die ein Unternehmen verbessern möchte. Dabei werden sachliche und spezifische Begriffe verwendet.
Der Fokus kann breit gefächert sein und das gesamte Unternehmen betreffen, oder er kann eng gefasst sein und sich auf einen bestimmten Geschäftsprozess konzentrieren. Die Wahl des Fokus hängt von den Zielvorgaben des Unternehmens ab.
Die Analyse dieser Schwerpunktbereiche kann entweder quantitativ sein, wie beispielsweise die Anzahl der innerhalb eines bestimmten Zeitraums beantworteten Kundenanrufe, oder qualitativ, wie die Untersuchung des Zustands der Vielfalt am Arbeitsplatz.
Der zukünftige Zustand
Der Gap-Analysebericht sollte auch eine Spalte mit der Bezeichnung Zukünftiger Zustand enthalten. In dieser Spalte wird der Zielzustand beschrieben, den das Unternehmen erreichen möchte.
Wie der Ist-Zustand kann auch dieser Abschnitt konkret und quantifizierbar formuliert werden, zum Beispiel mit dem Ziel, die Zahl der bearbeiteten Kundenanrufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums um einen bestimmten Prozentsatz zu erhöhen. Er kann aber auch allgemein formuliert sein, wie beispielsweise das Streben nach einer integrativeren Bürokultur.
Beschreibung der Lücke
In dieser Spalte wird zunächst festgestellt, ob tatsächlich eine Lücke zwischen dem aktuellen und dem zukünftigen Zustand des Unternehmens besteht. Wenn dies der Fall ist, sollte in der Lückenbeschreibung dargelegt werden, was die Lücke ausmacht und welche Ursachen zu ihr beitragen.
Diese Gründe werden in objektiver, klarer und spezifischer Form aufgeführt. Wie die Zustandsbeschreibungen können auch diese Komponenten quantifizierbar oder qualitativ sein. Sie könnten Faktoren wie das Fehlen von Diversitätsprogrammen oder die Differenz zwischen der Zahl der derzeit bearbeiteten Anrufe und der angestrebten Zahl der bearbeiteten Anrufe anführen.
Nächste Schritte und Vorschläge
In der letzten Spalte eines Gap-Analyseberichts sollten alle möglichen Lösungen aufgeführt werden, die umgesetzt werden können, um die Lücke zwischen dem aktuellen und dem zukünftigen Zustand zu schließen.
Diese Ziele müssen spezifisch sein, sich direkt auf die in der Lückenbeschreibung aufgeführten Faktoren beziehen und aktiv und überzeugend formuliert sein. Sie sollten klare Ziele und einen Zeitrahmen für deren Erreichung enthalten.
Einige Beispiele für die nächsten Schritte sind die Einstellung einer bestimmten Anzahl zusätzlicher Mitarbeiter für die Bearbeitung von Kundenanrufen, die Einführung von Berichten über das Anrufvolumen und die Einführung spezifischer Programme und Ressourcen für die Vielfalt im Büro.
Lösungen und Beispiele für die Lückenanalyse
Es gibt eine Vielzahl von Tools und Methoden für die Gap-Analyse auf dem Markt, und welches Instrument ein Unternehmen einsetzt, hängt von seinen Zielsetzungen ab. Im Folgenden werden einige gängige Gap-Analyse-Methoden vorgestellt:
McKinsey 7-S Framework
Dieses von der Beratungsfirma McKinsey eingeführte Gap-Analyse-Tool wird verwendet, um bestimmte Aspekte eines Unternehmens zu ermitteln, die den Erwartungen entsprechen. Ein Analyst, der das 7-S-Modell anwendet, untersucht die Merkmale eines Unternehmens durch die Linse von sieben personenzentrierten Gruppierungen:
- Strategie
- Struktur
- Systeme
- Mitarbeiter
- Stil
- Fähigkeiten
- gemeinsame Werte
Der Analyst gibt für jede Kategorie den gegenwärtigen und den zukünftigen Zustand an, was dann aufzeigt, wo die Lücken bestehen. Das Unternehmen kann dann eine gezielte Lösung einführen, um diese Lücke zu schließen.
SWOT-Analyse
SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Bedrohungen) und ist eine Strategie zur Lückenanalyse, mit der die internen und externen Faktoren ermittelt werden, die die Effektivität und den Erfolg eines Produkts, eines Projekts oder einer Person bestimmen.
Sobald diese Faktoren ermittelt sind, kann das Unternehmen die beste Lösung finden, indem es seine Stärken ausspielt und die Ressourcen entsprechend einsetzt, während es gleichzeitig potenzielle Bedrohungen vermeidet.
Nadler-Tushman-Modell
Das Nadler-Tushman-Modell der organisatorischen Kongruenz, benannt nach den Professoren David A. Nadler und Michael L. Tushman von der Columbia University, untersucht, wie Geschäftsprozesse zusammenarbeiten und wie sich Lücken auf die betriebliche Effizienz des Unternehmens insgesamt auswirken.
Das Modell hilft bei der Ermittlung dieser operativen Lücken, indem es das operative System des Unternehmens als ein System analysiert, das Inputs in Outputs umwandelt. Es unterteilt die Geschäftsprozesse in drei Gruppen: Input, Transformation und Output. Input umfasst das betriebliche Umfeld, die verwendeten materiellen und immateriellen Ressourcen und die Unternehmenskultur.
Die Umwandlung umfasst die bestehenden Systeme, Mitarbeiter und Projektaktivitäten, die den Input in einen Output umwandeln. Der Output kann auf System-, Gruppen- oder individueller Ebene erfolgen.
Das Nadler-Tushman-Modell zeigt auf, wie unzureichende Inputs und Transformationsfunktionen, die nicht kohärent zusammenarbeiten, zu Lücken führen können. Es konzentriert sich auch darauf, wie Lücken bei den Ergebnissen auf Probleme bei den Eingaben und Umwandlungsfunktionen hinweisen können.
Dieses Modell hebt hervor, wie die verschiedenen Komponenten zusammenpassen oder kongruent sind. Je kongruenter diese Teile sind, desto besser ist die Leistung eines Unternehmens. Das Nadler-Tushman-Modell ist ein dynamisches Modell, das sich im Laufe der Zeit verändert.
