Kostenmanagement

Kostenmanagement beschreibt den Prozess und die Tools für die Planung und Kontrolle des Budgets eines Unternehmens. Mit einem guten Kostenmanagementsystem sind Sie in der Lage, Kosten besser zu schätzen und Ausgaben sinnvoll zu dimensionieren. 

Das Kostenmanagement ist eine Form des Rechnungswesens, die einem Unternehmen hilft, das Risiko einer Budgetüberschreitung durch genauere Prognosen der anstehenden Ausgaben zu verringern. Viele Unternehmen wenden Kostenmanagementtaktiken sowohl auf Projekt- und Abteilungsebene, als auch auf Unternehmensebene an. 

Beim Kostenmanagement für ein Projekt berechnet das Team die zu erwartenden Kosten bereits in der Planungsphase und lässt dieses Budget dann von den Vorgesetzten genehmigen. Im Laufe des Projektes ist es wichtig, die Ausgaben laufend zu erfassen, um sicherzustellen, dass sie dem Plan entsprechen. Nach Abschluss des Projekts vergleicht das Team die tatsächlichen Gesamtkosten mit den prognostizierten Kosten. Diese Analyse verbessert die Vorhersage zukünftiger Projektbudgets. 

Kostenmanagement ist ein allgemeiner Begriff, der sich auf das Kostenmanagement von Projekten in allen Branchen bezieht. Es ist aber besonders wichtig im Rahmen eines Cloud-Projekts, da das Pay-as-you-Go-Rechnungsmodell häufig zu unerwarteten Ausgaben führt, die sich allmählich summieren und unbemerkt entsthen.  

4 Schritte des Kostenmanagements 

Kostenmanagement ist ein integraler Bestandteil der Projektplanung und des Projektmanagements. Strategien für das Kostenmanagement werden im Rahmen des Projektplans festgelegt. 

Im Folgenden beschreiben wir die vier wichtigsten Schritte des Kostenmanagements: 

1. Vorbereitung

In der Vorbereitungsphase legen Sie fest, welche Faktoren in den Kostenmanagementplan gehören. Legen Sie fest, wer die Beteiligten sind, welche Werkzeuge sie für das Überwachen und Planen der Ausgaben verwenden werden und welche Datenstruktur für die Kostenverfolgung erforderlich ist. 

2. Ressourcenplanung

In dieser Planungsphase definieren Sie, welche Ressourcen Sie für das Projekt benötigen werden. Dabei kann es sich um physisches Material, Informationsressourcen, Personal und Cloud-Computing-Ressourcen handeln. Die Ressourcenplanung bestimmt die Ressourcenzuweisung, einschließlich der Frage, für wie lange und wie sie zugewiesen wird. 

3. Schätzen und Erstellen des Budgets

In dieser Phase entwickeln die Projektteams ein Projektbudget. Je konkreter die sonstige Projektplanung vorangeschritten ist, desto genauer wird auch Ihr Budget. Sobald Sie die Ressourcen zugeteilt haben, sollten Sie eine relativ gute Schätzung der gesamten Projektkosten abgeben können. 

Die Projektmanager vergleichen das aktuelle Projekt mit früheren Projekten, um Erkenntnisse zu gewinnen. Sie können sowohl Top-Down- als auch Bottom-Up-Schätzmethoden anwenden. Bei der Top-Down-Methode legt die oberste Führungsebene eines Unternehmens die Projektdauer, die beteiligten Aufgaben und Projektaktivitäten sowie die geschätzten Kosten für jede dieser Aktivitäten fest. Bei einem Bottom-up-Ansatz schätzt jedes Team die Dauer und das zugewiesene Budget für seine einzelnen Aufgaben. Das Management verwendet diese Informationen, um die Dauer und das geschätzte Budget des Projekts zu bestimmen. 

4. Kostenkontrolle

In dieser Phase geht es um das Überwachen und Prüfen Kosten während des Projektverlaufs, wobei Sie sich auf die Daten beziehen, die Ihre Tools und Mitarbeiter zurückmelden . Die Manager verfolgen, wie die Kosten vom geschätzten Budget abweichen, und ergreifen Maßnahmen, um Kostenüberschreitungen auszugleichen, Abweichungen vom Budget zu verringern und das Budget gegebenenfalls zu begrenzen. 

Effektive Kostenmanagementprozesse erfordern eine genaue Kostenberichterstattung. Dazu gehört der Zugriff auf Echtzeit-Kostendaten und die Einsicht in diese Daten durch Visualisierung. Abweichungen von den veranschlagten Kosten sollten Sie zeitnah feststellen und gegensteuern. 

Vorteile des Kostenmanagements 

Zu den Vorteilen des Kostenmanagements gehören folgende: 

• Verringern der Ausgabenüberschreitungen. Kostenkontrollen helfen den Projektmanagern, ihr Budget im Auge zu behalten und die Kosten nicht außer Kontrolle geraten zu lassen. 
• Ansporn für mehr Planung. Das Kostenmanagement hilft zu erkennen, was funktioniert und was nicht. Es bietet Einblicke in Ressourcen und Prozesse, die den Managern helfen, schnellere und bessere Entscheidungen über das laufende und künftige Projekte zu treffen. 
• Erleichtern solider Unternehmensfinanzplanung. Kontinuierliche Überwachung, Kostenkontrolle und Kostenberichte tragen zur langfristigen finanziellen Gesundheit eines Unternehmens bei. Diese Bemühungen liefern die für eine gute Entscheidungsfindung erforderlichen Daten. Eine Kostenmanagementstruktur für Projekte hilft Ihnen, auch auf Unternehmensebene besser zu planen. 

• Geringeres Risiko. Das Kostenmanagement beinhaltet in der Regel einen Toleranzraum für unvorhergesehene Kosten – eine sinnvolle Vorgehensweise, um überhöhte Ausgaben zu vermeiden. 
• Standardisierung. Konsistente Kostenkontrolle, -analyse und -berichterstattung helfen Unternehmen, Standards für die Bewertung zukünftiger Kostendaten und Produktivitätsniveaus einzuführen und Projekte zu vergleichen. 
• Mehr Transparenz. Viele Kostenmanagement-Tools für Cloud-Dienste bieten Echtzeittransparenz für Kostenmanagement-Kennzahlen wie Einsparungen. Sie stellen auch eine Liste der Vermögenswerte der Nutzer bereit, und einige nutzen maschinelles Lernen, um Vorschläge für Bereiche zu machen, in denen Nutzer ihr Verhalten ändern, um Geld zu sparen. 

Herausforderungen beim Kostenmanagement 

Zu den allgemeinen Herausforderungen des Kostenmanagements gehören die folgenden: 

• Flexibilität. Änderungen am Projekt sind unvermeidlich. Teams müssen in der Lage sein, sich an veränderte Umstände anzupassen und das Budget entsprechend zu verwalten. 
• Effektive Kommunikation. Die Berichterstattung kann unterschiedlich wahrgenommen werden, je nachdem, wer sie sieht. Ein Projektleiter sieht die Ergebnisse möglicherweise anders als die Projektbeteiligten. 
• Tool-Wildwuchs. Wenn Sie keine einheitlichen Kostenmanagement- und Projektplanungs-Tool einsetzen, haben Sie möglicherweise Probleme einen guten Gesamtüberblick über Ihr Projekt zu bekommen. Das führt zu Schwierigkeiten mit der Datenintegrität und behindert die Berichts- und Visualisierungsfunktionen. 
• Projektumfang. Ein unzureichend definierter Projektumfang kann zu Kostenüberschreitungen aufgrund ungenauer Schätzungen führen. 
• Knausrigkeit. Es kommt vor, dass Projektmanager und andere Führungskräfte im Vorfeld ein Projekt für wesentlich günstiger halten, als die Realität dies erlaubt. Wenn sie dann nicht bereit sind, ihre Erwartungen anzupassen, riskieren sie Verzögerungen, qualitative Mängel und unzufriedene Mitarbeiter. 

• Anbieterbindung. Einige Cloud-Anbieter bieten proprietäre Tools an, mit denen IT-Teams die Kosten für die Nutzung ihrer Dienste berechnen können. Der Nachteil dabei ist, dass das Tool nur mit dem jeweiligen Dienst funktioniert und der Kunde dadurch an diesen Dienst gebunden ist. 

Kostenmanagement-Tools 

Kostenmanagement-Software ist zwar nützlich, aber nicht zwingend erforderlich für ein erfolgreiches Projekt. Diese Tools umfassen in der Regel die folgenden Funktionen: 

• Budgetierung 
• Zeiterfassung 

• Berichterstattung 
• Analytik 

Mehrere Business-Intelligence-Programme enthalten selbst Kostenmanagement-Software, die Nutzer bei der Kostenüberwachung unterstützt. Zu diesen Programmen gehören Looker von Google, Microsoft Power BI und Oracle Analytics Cloud. 

Cloud-Anbieter bieten auch eigene Kostenmanagement-Tools an, die den Nutzern helfen, Kosten zu verfolgen und zu optimieren. Zwei solcher Tools sind die folgenden: 

• Azure-Kostenmanagement-Tools. Zu den Azure-Services gehören ein Preisrechner, Warnmeldungen und Dashboards, mit denen Azure-Nutzer ihre Ausgaben optimieren und die Nutzung überwachen. Cloud-Benutzer werden pro Nutzung, manchmal pro Sekunde, abgerechnet, daher sind solche Tools wichtig, um die Kosten niedrig zu halten. Tools lassen sich zum Planen und Optimieren in Azure-Budgets integrieren. Azure-Kostenanalysen schlagen auf der Grundlage monatlicher Kostenaufschlüsselungen potenzielle Anpassungen vor. Das Tool hat außerdem eine Schnittstelle, um die Azure-Kosten in andere Kostenmanagement-Tools zu übertragen. 

• Amazon Web Services (AWS) Kostenmanagement. Dieses Tool-Set bietet Dashboards und Abrechnungsberichte, mit denen Benutzer die AWS-Cloud-Nutzung verfolgen und Budgetziele festlegen. Zu den AWS-Kostenmanagement-Tools gehören AWS Budgets, AWS Cost Explorer, AWS Cost and Usage Report und AWS Cost Anomaly Detection, das maschinelles Lernen verwendet, um die Cloud-Nutzung zu überwachen und ungewöhnliche Ausgaben zu erkennen. 

Manchmal firmieren Kostenmanagement-Tools, insbesondere in der Cloud, unter der Bezeichnung FinOps.