IT-Asset-Management (ITAM)

Was ist IT-Asset-Management (ITAM)?

IT-Asset-Management (ITAM) umfasst eine Reihe von Geschäftspraktiken, die Finanz-, Bestands- und Vertragsfunktionen kombinieren, um die Ausgaben zu optimieren und das Lebenszyklusmanagement sowie die strategische Entscheidungsfindung innerhalb der IT-Umgebung zu unterstützen. ITAM ist häufig eine Untergruppe des IT-Service-Management-Prozesses (ITSM).

Ein IT-Asset wird als jede unternehmenseigene Information, jedes System oder jede Hardware klassifiziert, die im Rahmen von Geschäftsaktivitäten genutzt wird. Der IT-Asset-Management-Prozess umfasst in der Regel das Erstellen eines detaillierten Inventars der Hardware-, Software- und Netzwerk-Assets einer Organisation sowie das Treffen fundierter Geschäftsentscheidungen über IT-bezogene Käufe und Umverteilungen.

ITAM-Anwendungen stehen Unternehmen zur Verfügung, um den ITAM-Prozess zu unterstützen. Diese Anwendungen sind in der Lage, die Hardware-, Software- und Netzwerkbestände in einem Unternehmen zu erkennen und die Daten zu erfassen, aufzuzeichnen und verfügbar zu machen. Einige dieser Anwendungen integrieren IT-Asset-Management mit dem Service Desk und halten Benutzer- und Zugriffsinformationen zusammen mit Vorfällen und Anfragen fest.

Warum ITAM wichtig ist

Bei IT-Asset-Management geht es um mehr als nur um das Erstellen eines Inventars. Es bedeutet, die erfassten Anlagendaten kontinuierlich zu nutzen, um den Ertrag zu maximieren, das Risiko zu minimieren und den Geschäftswert zu steigern. Durch die Vermeidung unnötiger Anlagenkäufe und die optimale Nutzung vorhandener Ressourcen können IT-Asset-Manager die Kosten für Softwarelizenzen und Support senken, Verschwendung vermeiden und die Effizienz steigern.

ITAM trägt auch dazu bei, das unternehmensweite Verständnis für den Geschäftswert der IT zu erhöhen, die Kommunikation und das Verständnis zwischen der IT und anderen Abteilungen zu verbessern, die Einhaltung von Cybersicherheitsrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften durchzusetzen, die Produktivität durch technischen Support zu verbessern und die Gemeinkosten für die Verwaltung der IT-Umgebung zu begrenzen.

Welche Arten von IT-Asset-Management gibt es?

Zu den vier wichtigsten Typen von ITAM-Kaufoptionen gehören die folgenden:

Hardware- und Software-Asset-Management
Bei dieser Art von Strategie verfügt die IT-Abteilung über eine Plattform, die sich ausschließlich auf die Verwaltung von IT-Hardware wie Endgeräten, mobilen Geräten, Servern, Workstations und jeglicher verwendeter Software konzentriert.

Cloud-Asset-Management
Ein Cloud-Asset-Management-Tool konzentriert sich auf die Unterstützung der Verwaltung von Cloud-Asset-Services von Amazon, Microsoft, Google oder anderen Cloud-Service-Anbietern.

Digital-Asset-Management
Diese Asset-Management-Tools werden hauptsächlich von Unternehmen eingesetzt, die digitale Inhalte verwalten, um Lizenzen, Formate, Metadaten und andere Attribute zu verfolgen. Diese Tools bieten Merkmale und Funktionen, die in anderen Produkten nicht zu finden sind.

Fixed-Asset-Management
Mit diesen Tools lassen sich Anlagen wie Schreibtische, Drucker, Netzwerkschränke, Serverraum-Klimageräte und alle anderen festen IT-Anlagen in der Umgebung verfolgen.

Vorteile von ITAM

Der Einsatz eines ITAM-Tools für IT-Assets bietet zahlreiche Vorteile, darunter:

• Ein zentraler Ort für alle Asset-Informationen für die IT.
• Bessere Übersicht über den Standort der Anlagen und detaillierte Informationen über sie.
• Reduzierung von Risiken.
• Übersicht über die verschiedenen Asset-Kategorien und die Berichterstattung über diese.
• Beseitigung von Verschwendung durch den doppelten Kauf von Assets.

Bewährte ITAM-Verfahren

Die erfolgreiche Einführung von ITAM ist das Ergebnis einer angemessenen Planung und einiger anderer Überlegungen, darunter die Folgenden:

• Bestimmung der Art des Tools, das den aktuellen Anforderungen an die Anlagenverwaltung gerecht wird.
• Festlegung von Standardarbeitsanweisungen für die Bestandsverfolgung, die Dokumentation im System und die Nutzung des Systems.
• Schaffung einer konsistenten Verfolgungsmethode, um sicherzustellen, dass alle relevanten Vermögenswerte erfasst werden.
• Durchführung regelmäßiger Audits des Asset-Managements durch Überprüfung und Aktualisierung der vorhandenen Assets nach einem Zeitplan.
• Die Möglichkeit, wichtige Daten wie Ablaufdatum, Kaufdatum, Kontaktinformationen des Lieferanten und andere relevante Details zu verfolgen.

Eine effektive Verwaltung von IT-Assets kann auch deren Sichtbarkeit und Kontrolle verbessern und dabei helfen, gestohlene Hardware- sowie Softwarekomponenten schnell zu identifizieren und zu ersetzen. ITAM kann andere ITIL-Prozesse unterstützen, indem es genaue Informationen über die von einem Vorfall, Problem oder einer Änderung betroffenen Assets liefert. ITAM macht Unternehmen auch flexibler, indem es schnellere und genauere Migrationen, Upgrades und unternehmensweite Änderungen ermöglicht.

IT-Asset- und Konfigurationsdaten können nach Naturkatastrophen und anderen unerwarteten Ereignissen von entscheidender Bedeutung sein. Ein geeignetes ITAM kann den Verantwortlichen helfen, die Auswirkungen solcher Ereignisse schnell zu erkennen und Entscheidungen zur Wiederherstellung von Diensten mit größerer Sicherheit zu treffen.

IT-Asset-Management-Prozesse

ITAM ist ein kontinuierlicher und systematischer Prozess. Daher hilft das Konzept des Asset Lifecycle bei der Strukturierung der Aktivitäten und der Unterstützung der Entscheidungsfindung. Der Zyklus beginnt mit der strategischen Planung im gesamten Unternehmen, um zu bestimmen, welche Assets erforderlich sind, wie sie beschafft, konkret genutzt und finanziert werden sollen. Dazu gehören häufig Schätzungen der Gesamtbetriebskosten (TCO) und eine Kosten-Nutzen-Analyse von Alternativen.

Danach folgt die Beschaffungsphase, in der die Unternehmen die benötigten Anlagen bauen, kaufen, leasen oder lizenzieren. Nach der Beschaffung kommt die Integrationsphase, in der die Anlagen installiert und in das IT-Ökosystem eingeführt werden. Dazu gehören die ordnungsgemäße Integration der Assets mit anderen Komponenten, die Einrichtung von Support- und Betriebsprozessen sowie die Festlegung des Benutzerzugriffs.

Die nächste Phase des IT-Asset-Lebenszyklus ist die Wartung und Aufrüstung der Assets. Um den Wert der Anlage zu maximieren und ihre Lebensdauer zu verlängern, Risiken zu minimieren und die Supportkosten zu senken, können Wartung, Reparatur sowie umfangreiche Überholungen erforderlich sein.

Sobald die Anlage das Ende ihrer Nutzungsdauer erreicht hat, ist die letzte Phase die Ausmusterung und Entsorgung des Assets. Dazu gehören häufig die Umstellung der Benutzer auf andere Ressourcen, die Aktualisierung der Asset-Datensätze, die Kündigung von Supportvereinbarungen, die Beendigung von Lizenzverlängerungen und die Planung von Ersatz-Assets.

ISO-Standards für ITAM

Die International Standards Organization (ISO) hat eine Reihe offizieller Richtlinien für ITAM aufgestellt. Diese Familie von Standards, ISO 19770, besteht aus fünf Hauptteilen und wurde 2017 aktualisiert. Nachfolgend sind die fünf Teile und ihre Inhalte aufgeführt:

• ISO/IEC 19770-1: Ein Prozessrahmenwerk, das Best Practices für ITAM in einer Organisation umreißt. Es bietet Organisationen eine Möglichkeit, nachzuweisen, dass sie ITAM gemäß den Standards durchführen, die die Anforderungen der Unternehmensführung erfüllen und die IT-Service-Management-Aktivitäten unterstützen.
• ISO/IEC 19770-2: Ein Datenstandard für Software-Identifikations-Tags. Damit können Unternehmen die auf einem bestimmten Gerät installierte Software identifizieren.
• ISO/IEC 19770-3: Ein Datenstandard für die Angabe der mit einer Software verbundenen Berechtigungen und Rechte und die Methode zur Messung des Lizenz- oder Berechtigungsverbrauchs.
• ISO/IEC 19770-4: Vorgabe, die eine standardisierte Berichterstattung über die Ressourcennutzung ermöglicht. Dieser Standard ist besonders wichtig für die Verwaltung komplexer Lizenzen für Rechenzentren und Cloud-basierte Software und Hardware.
• ISO/IEC 19770-5: Bietet einen Überblick über die von der ISO definierten ITAM-Standards und das zugehörige Vokabular.

ITAM-Tools

Es gibt viele Optionen, und zu den unternehmenstauglichen ITAM-Tools gehören:

• ManageEngine AssetExplorer
• Asset Panda
• GoCodes
• Ivanti IT Asset Management Suite
• ServiceNow
• SysAid
• BMC Track-It!