Geschäftsprozessmodellierung

Was ist Geschäftsprozessmodellierung?

Geschäftsprozessmodellierung (Business Process Modeling, BPM), oft auch Prozessmodellierung genannt, ist die grafische Darstellung oder Illustration der Geschäftsprozesse einer Organisation.

Ein Geschäftsprozess umfasst einen logischen Satz von Aktivitäten oder Schritten, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Ein Prozessmodell ist eine grafische oder visuelle Darstellung dieser Aktivitäten, Schritte und Ziele.

Diese Modelle enthalten Elemente wie Pfeile, Verbindungsstücke oder Konnektoren, Aktivitätsindikatoren sowie Start- und Endindikatoren, um den Ablauf des Prozesses visuell darzustellen. Pfeile zeigen die Reihenfolge an, in der die Prozessaktivitäten ablaufen; Konnektoren zeigen Sprünge zu einem späteren Teil des Prozesses an. Start- und Endindikatoren stellen den Beginn und das Ende des Prozesses dar, während die Aktivitätsindikatoren die spezifischen Aufgaben bezeichnen, die zur Erreichung des beabsichtigten Ergebnisses erforderlich sind.

Die Modellierung von Geschäftsprozessen wird verwendet, um die aktuellen (oder Ist-) Prozesse einer Organisation abzubilden, um eine Grundlage für Prozessverbesserungen zu schaffen und zukünftige (oder Soll-) Prozesse unter Einbeziehung dieser Verbesserungen zu entwerfen. Ziel ist es, umfassende Aktivitätsdiagramme und Flussdiagramme zu erstellen, die nützliche, umsetzbare Erkenntnisse darüber liefern, wie ein Prozess funktioniert und wie er funktionieren könnte, wenn er verbessert würde.

Zu den Informationen, die durch die Prozessmodellierung aufgedeckt werden können, gehören:

• Ereignisse und Aktivitäten in einem Prozess und seine Arbeitsabläufe
• Verantwortliche für Aktivitäten/Ereignisse
• Initiatoren und Beender von Aktivitäten/Ereignissen
• Entscheidungspfade
• Konsequenzen jeder Entscheidung
• Vollständiger Prozesszeitplan
• Zeitplan für jede Aktivität und ihre Einordnung in den Gesamtprozess
• Prozessmetriken und wichtige Leistungsindikatoren

Warum sollte man Geschäftsprozessmodellierung verwenden?

Neben der Erkennung von Geschäftsprozessen wird die Prozessmodellierung weithin als entscheidende Komponente für ein erfolgreiches Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) angesehen. Ein Grund dafür ist, dass die Fähigkeit des Modells, einen Prozess visuell darzustellen, Unternehmen dabei unterstützt, seine Arbeitsabläufe zu verstehen und, was noch wichtiger ist, Maßnahmen zu seiner Optimierung umzusetzen.

Die Prozessmodellierung unterstützt auch bei der Ermittlung von Schlüsselmetriken, die zur Bewertung des Prozesszustands verwendet werden können. Aktuelle Fragen und potenzielle Probleme können aufgedeckt werden, was die Planung und Durchführung von Prozessverbesserungen ermöglicht.

Die Prozessmodellierung kann auch Bereiche aufzeigen, die durch digitale Transformationsinitiativen wie Automatisierung verbessert werden können. Durch eine klare Darstellung der Funktionsweise des Prozesses und der Geschäftslogik, die seine Aktivitäten und Entscheidungen steuert, hilft ein Modell zu klären, wo die Implementierung von Automatisierungen unterstützen können, Zeit zu sparen, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern oder die Effizienz zu erhöhen.

Das Modell eines bestimmten Prozesses kann bei der Verbesserung anderer Prozesse helfen. Entscheidungsträger können ein Modell als Vorlage verwenden, um Probleme und mögliche Optimierungsbereiche in anderen Teilen des Unternehmens zu identifizieren. Die Vorlage kann auch die Art und Weise standardisieren, wie jeder an die Prozessverwaltung und -verbesserung für bestehende und neue/vorgeschlagene Prozesse herangeht.

Schließlich ist die Modellierung von Geschäftsprozessen nützlich, um Prozessergebnisse und den Return on Investment (ROI) zu bewerten. Ein Modell unterstützt dabei, die im Prozess eingesetzten Ressourcen (zum Beispiel Mitarbeiter, Technologien und Software) zu verstehen und zu beurteilen, ob diese Investitionen sinnvoll sind. Wenn sie zwar Geld verschlingen, aber nicht die gewünschten Ergebnisse bringen, kann das Management in Erwägung ziehen, diese Ressourcen zu entfernen und das Geld an anderer Stelle neu zu investieren.

Business Process Modeling Notation (BPMN) und Unified Modeling Language (UML)

Bei der Prozessmodellierung wird häufig die Business Process Modeling Notation (BPMN) verwendet, eine Standardmethode zur Darstellung von Prozessen. BPMN, auch bekannt als Business Process Model and Notation, verwendet Flussdiagramm-ähnliche Darstellungen, die für verschiedene Beteiligte, wie IT- und Geschäftsmanager, leicht verständlich sind. Der umfassende Charakter und die leichte Verständlichkeit sind zwei Gründe, warum BPMN in zahlreichen BPM-Initiativen eingesetzt wird.

Die Unified Modeling Language (UML), die ursprünglich für die Softwareentwicklung entwickelt wurde, ist eine weitere Methode zur visuellen Darstellung von Geschäftsprozessen. Ihre Diagramme für Verhalten, Interaktion und Struktur unterstützen Prozessmodellierer, Teile eines Prozesses zu visualisieren, zu konstruieren und zu dokumentieren.

Da sie standardisierte visuelle Elemente mit allgemein anerkannten Bedeutungen bereitstellen, können sowohl BPMN als auch UML die Beteiligten bei der Diskussion eines Prozesses in derselben Sprache sprechen. In der BPMN werden beispielsweise Swimlanes (Schwimmbahnen) verwendet, die zeigen, wie Personen in einem Prozess ihre Arbeit koordinieren und teilen. In der UML werden Begriffe wie Akteur verwendet, die unabhängig vom modellierten Prozess immer die gleiche Bedeutung haben.

Diese Bezeichnungen erleichtern auch die gemeinsame Nutzung des Prozessmodells. Die Beteiligten können bei der Planung und Umsetzung von Prozessverbesserungen problemlos zusammenarbeiten.

Wie Geschäftsprozessmodelle erstellt werden

Angesichts der Komplexität moderner Unternehmen und ihrer Prozesse ist es nicht verwunderlich, dass Prozessmodelle selten manuell erstellt werden. Vielmehr verwenden die Modellierer Data-Mining-Algorithmen, die die in den Ereignisprotokollen enthaltenen Informationen (Aktivitäten und Änderungen) analysieren. Auf der Grundlage dieser Analysen erstellt der Algorithmus eine visuelle Darstellung des Prozesses und seiner bestehenden Arbeitsabläufe.

Die heutigen BPM-Suiten enthalten Tools zur Prozessmodellierung. Diese Suiten sind in der Regel einfach zu bedienen und erleichtern die Prozessoptimierung durch vorgefertigte Geschäftsanwendungen, Mitarbeitermanagementsysteme, integrierte IT-Asset-Management-Funktionen und Bug-Tracking. BPM-Software der nächsten Generation funktionieren häufig wie No-Code-Anwendungen, das heißt, auch technisch nicht versierte Benutzer wie Prozessmanager können problemlos Prozessmodelle erstellen, Workflows aufbauen, Prozesse ändern und Automatisierungen aktivieren.

Die Form eines Prozessmodells hängt vom Prozess und den zugrunde liegenden geschäftlichen Erfordernissen bei der Erstellung dieses Modells ab. Die gängigsten Formen sind im Folgenden aufgeführt:

• Gantt-Diagramm
• Flussdiagramm
• Datenflussdiagramm
• UML-Diagramm
• BPMN-Diagramm
• Funktionsfluss-Blockdiagramm
• IDEF-Diagramm (Integrierte Definition für Funktionsmodellierung)
• Petri-Netz
• Rollenaktivitätsdiagramm (RAD)
• Rolleninteraktionsdiagramm