Geschäftsprozess
Ein Geschäftsprozess beziehungsweise Business Process ist eine Aktivität oder eine Reihe von Aktivitäten, mit denen ein bestimmtes Organisationsziel erreicht werden kann. Geschäftsprozesse sollten zielgerichtet und so spezifisch wie möglich sein sowie konsistente Ergebnisse erzielen.
Business Process Management (BPM) ist ein systematischer Ansatz zur Verbesserung dieser Prozesse und hilft, Geschäftsziele zu erreichen. Wenn eine Organisation aus Kosten- oder Ressourcengründen nicht in der Lage ist, bestimmte Geschäftsprozesse intern durchzuführen, kann das Unternehmen auf Business Process Outsourcing (BPO) zurückgreifen. Viele Organisationen vergeben bestimmte Geschäftsaufgaben, wie Gehaltsabrechnung, Personalwesen (Human Resources, HR) oder Buchhaltung, an einen externen Dienstleister.
Um den Erfolg eines Geschäftsprozesses zu messen, verfolgen Organisationen den erfolgreichen Abschluss verschiedener Schritte innerhalb des Prozesses – das heißt Benchmarks – oder das Erreichen des Endpunkts des Prozesses.
Wenn ein Geschäftsprozess einer Organisation nicht dabei hilft, ein Ziel innerhalb eines Zeitrahmens oder mit den vorhandenen Ressourcen zu erreichen, gibt es eine Reihe von Strategien, die Sie für Verbesserungen einsetzen können. Unternehmen können sich auf die Sichtbarkeit von Geschäftsprozessen konzentrieren, um Probleme bei der Prozessleistung oder -ausführung zu identifizieren.
Die Abbildung von Geschäftsprozessen bietet Unternehmen eine visuelle Darstellung der Funktionsweise der verschiedenen Prozesse und verschafft ihnen einen besseren Einblick in die Funktionsweise des Unternehmens. Es kann auch dazu beitragen, die betriebliche Effektivität eines Unternehmens zu steigern.
Geschichte und Entwicklung
Die Arbeiten des Wirtschaftswissenschaftlers Adam Smith, des Akademikers und Autors Thomas Davenport, des Ingenieurs Frederick Taylor und des Managementgurus Peter Drucker haben einen großen Einfluss darauf gehabt, wie Organisationen Geschäftsprozesse definieren und handhaben.
Smith, der Autor von The Wealth of Nations, erkannte als erster, wie Arbeitsteilung – die Aufteilung der Arbeit in eine Reihe von Aufgaben, die von Experten ausgeführt werden – zu einer Produktivitätssteigerung führen kann.
Taylors Innovationen in der Industrietechnik führten zu organisatorischen Produktivitätsverbesserungen. Ihm wird zugeschrieben, dass er mit seinen Ideen zur Arbeitsorganisation, Aufgabenaufteilung und Arbeitsplatzmessung den Arbeitsplatz transformiert hat.
Peter Drucker – häufig als Vater des modernen Managements bezeichnet – konzentrierte sich auf die Vereinfachung und Dezentralisierung von Prozessen und führte das Konzept des Outsourcing ein.
Davenport definierte den Geschäftsprozess als eine Reihe logisch zusammenhängender Aufgaben, die ausgeführt werden, um ein definiertes Geschäftsergebnis zu erzielen. Laut Davenport bilden Prozesse die Struktur, die Unternehmen dabei hilft, die Aufgaben zu erfüllen, die erforderlich sind, um für ihre Kunden Mehrwert zu schaffen.
Geschäftsprozess versus Geschäftsverfahren
Während ein Geschäftsprozess eine Reihe zusammenhängender Aufgaben ist, die zum gewünschten Ergebnis führen, ist eine Geschäftsprozedur oder ein Geschäftsverfahren eine klar festgelegter Weg, einen Geschäftsprozess durchzuführen. Eine Geschäftsprozedur beschreibt die Teams und die für jeden Teil des Prozesses verantwortlichen Personen sowie die für jeden dieser Teile geltenden Spezifikationen.
Eine Geschäftsfunktion ist eine organisatorische Einheit eines Unternehmens mit einer bestimmten Anzahl von Verantwortlichkeiten und Aktivitäten, die sie ausführt, um das Unternehmen bei der Erfüllung seiner allgemeinen Ziele und Prozesse zu unterstützen.
Kategorien von Geschäftsprozessen
Je nach Organisation, Branche und Art der Arbeit werden Geschäftsprozesse oft in verschiedene Kategorien unterteilt. Diese Kategorien umfassen:
- Betriebliche Prozesse oder Primärprozesse: Operative oder primäre Prozesse befassen sich mit dem Kerngeschäft und der Wertschöpfungskette. Diese Prozesse liefern einen Wert für den Kunden, indem sie bei der Herstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung helfen. Betriebliche Prozesse stellen wesentliche Geschäftsaktivitäten dar, mit denen Geschäftsziele erreicht werden, zum Beispiel die Generierung von Einnahmen. Einige Beispiele hierfür sind die Annahme von Kundenaufträgen und die Verwaltung von Bankkonten.
- Unterstützende Prozesse oder sekundäre Prozesse: Unterstützende Prozesse unterstützen Kernprozesse und -funktionen innerhalb einer Organisation. Beispiele für unterstützende oder Managementprozesse sind Buchhaltung, Personalverwaltung und Sicherheit am Arbeitsplatz. Ein Hauptunterscheidungsmerkmal zwischen betrieblichen und unterstützenden Prozessen besteht darin, dass unterstützende Prozesse den Kunden nicht direkt einen Wert bieten.
- Managementprozesse: Managementprozesse messen, überwachen und steuern die Aktivitäten im Zusammenhang mit Geschäftsverfahren und -systemen. Beispiele für Managementprozesse sind interne Kommunikation, Unternehmensführung, strategische Planung, Budgetierung und Infrastruktur- oder Kapazitätsmanagement. Wie unterstützende Prozesse bieten Managementprozesse keinen direkten Mehrwert für die Kunden.
Business Process Management (BPM)
Business Process Management, zu Deutsch Geschäftsprozessmanagement, ist eine Strategie, mit der Unternehmen ihre Geschäftsprozesse überwachen, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktionieren. Es kann bei der Prozessverbesserung helfen, indem es die Überprüfung durch das Management unterstützt und organisatorische Prozesse so steuern kann, dass sie effizient und effektiv sind.
Organisationen verwenden Business Process Management Software (BPMS) zur Überwachung und Steuerung automatisierter und nicht automatisierter Geschäftsprozesse und zur Verbesserung ihrer Managementprozesse.
Die Aktivitäten des Business Process Management umfassen Schritte wie Geschäftsprozessmodellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung.
Überwachung von Geschäftsprozessen
Die Geschäftsprozessüberwachung ist die Methode, bei der Analytik eingesetzt wird, um die Leistung eines Prozesses zu überwachen. Die Prozessüberwachung wird verwendet, um Elemente wie Prozesszykluszeit, Fehler und Kosten zu erkennen.
Organisationen verwenden die funktionale Überwachung, um die funktionale Leistung eines Prozesses zu bewerten. Die technische Überwachung hilft, die technische Effizienz einer Anwendung zu messen, indem Aspekte wie Antwortzeiten und Ausfallzeiten überwacht und protokolliert werden.
Sichtbarkeit von Geschäftsprozessen
Die Sichtbarkeit von Geschäftsprozessen bietet Unternehmen einen vollständigen Überblick über jeden ihrer Prozesse, erhöht die betriebliche Reaktionsfähigkeit und beschleunigt die Entscheidungsfindung. Sie hilft Managementteams festzustellen, ob ihre Prozesse mit den wichtigsten Geschäftszielen und -vorgaben übereinstimmen und ob die begleitenden Verfahren, die zum Erfolg eines Prozesses beitragen, korrekt ablaufen.
Die Geschäftsprozessüberwachung kann auch dazu beitragen, die Geschäftsprozesstransparenz zu verbessern, indem sie dabei hilft, mögliche Probleme zu identifizieren.
Geschäftsprozessmodellierung oder -abbildung
Geschäftsprozesse werden oft visuell mit einem Flussdiagramm dargestellt, das eine Abfolge von Aufgaben mit bestimmten Benchmarks oder Entscheidungspunkten zeigt. Die Abbildung oder Modellierung von Geschäftsprozessen veranschaulicht bildlich durch Diagramme und Schaubilder, wie bestimmte Prozesse in andere einfließen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Geschäftsprozess-Mapping und -Workflows zu beschreiben:
- Sequentieller Geschäftsprozess: Sequentielle Geschäftsprozesse werden auf einem Dokument mit klaren Start- und Endpunkten skizziert. Wenn eine Organisation dieser Prozesskarte folgt, führt sie eine Reihe von Aktionen durch, um eine Aufgabe innerhalb der Grenze einer vorgegebenen Zeitachse zu erledigen.
- Statusgesteuerter Geschäftsprozess: Ein statusgesteuerter Geschäftsprozess hat keine strengen Start- und Endpunkte. Diese Prozesse können zu jedem Zeitpunkt beendet werden, je nach Änderungen des Arbeitsablaufs, der Art der Produktion oder der Bürokultur. Außerdem ist es typisch für statusgesteuerte Prozesse, dass sie sich wiederholen oder denselben Prozessschritt durchlaufen.
- Paralleler Geschäftsprozess: Wenn Aktivitäten in einem Geschäftsprozess parallel ausgeführt werden, werden sie gleichzeitig ausgeführt. Bei dieser Art der Geschäftsprozessausführung müssen die Aktivitäten auf allen Zweigen abgeschlossen sein, bevor der nächste Schritt im Geschäftsprozess beginnen kann.
