Gantt-Diagramm

Die Geschichte des Gantt-Diagramms

Karol Adamiecki, ein polnischer Maschinenbauingenieur und Professor, gilt als Erfinder des ersten Gantt-Diagramms im Jahr 1896. Er entwickelte das Gesetz der Harmonie im Management. Es unterstreicht die Bedeutung guter Teams, der Terminplanung und der Verwendung kompatibler Produktionsmittel.

Adamiecki schuf das Harmonogramm, einen Vorläufer des Gantt-Diagramms. Es wurde erst 1931 veröffentlicht und erschien nur in polnischer Sprache.

Im Jahr 1917 nutzte der amerikanische Ingenieur Henry L. Gantt das Harmonogramm von Adamiecki als Inspiration für sein eigenes Diagramm. Das Gantt-Diagramm wurde als Mittel zur Beschreibung der Ressourcenauslastung und Produktionsplanung in Fabriken populär. Es war auch nützlich, um die Produktivität der Mitarbeiter zu messen.

Die ersten Gantt-Diagramme wurden aus physischen Materialien wie Papier und Blöcken hergestellt. Einige der ersten Gantt-Diagramme wurden im Ersten Weltkrieg in Munitionsfabriken verwendet, um die Produktionsanforderungen zur Unterstützung der Kriegsanstrengungen zu bewältigen.

Bis in die 1980er Jahre waren Gantt-Diagramme in ihrer Komplexität begrenzt und wurden von Hand gezeichnet. Computer ermöglichten komplexere Gantt-Diagramme. Sie machten die Diagramme auch leichter veränderbar und für mehr Anwendungen geeignet. Heute werden Gantt-Diagramme häufig als Teil von Projektmanagement-Software verwendet.

Wozu werden Gantt-Diagramme verwendet?

Gantt-Diagramme sind eines der vielen Projektmanagement-Tools. Sie stellen alle Aufgaben eines Projekts in einem Diagramm dar. Sie zeigen die Reihenfolge, in der die Aufgaben erledigt werden sollten, und die dafür benötigte Zeit. Diese Informationen sind bei der Verwaltung von Projekten aus folgenden Gründen wertvoll:

• Überwachung des Fortschritts. Projektleiter können sehen, ob einzelne Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden, und den Projektplan anpassen. Die Diagramme zeigen auch, welche Ziele termingerecht erreicht wurden, was den Managern hilft, die Produktivität der Mitarbeiter zu beurteilen.
• Projektplanung. Manager können Fristen, Meilensteine und Zeitpläne für verschiedene Projektkomponenten festlegen.
• Ressourcenmanagement. Projektplaner können die Ressourcenzuweisung mit dem Projektplan koordinieren. Manager können sehen, wie viel Zeit jeder Vorgang in Anspruch nimmt, und die Ressourcen entsprechend zuweisen.

Sowohl bei der Wasserfall- als auch bei der agilen Projektmanagementmethode werden Gantt-Diagramme verwendet. Da sie Projektinformationen linear darstellen, eignen sie sich besonders gut für die Wasserfall-Methode, bei der die Kundenerwartungen zu Beginn eines Projekts erfasst werden und ein linearer Plan zu ihrer Erfüllung erstellt wird.

Projektteams, die den agilen Ansatz verwenden, legen ihre eigenen Ziele fest und nutzen das kontinuierliche Kundenfeedback, um ihren Plan in Echtzeit zu aktualisieren. Gantt-Diagramme können bei Agile nützlich sein, um einen alten Plan mit einer vorgeschlagenen Änderung zu vergleichen und um zu sehen, welche Auswirkungen die Änderung auf den Gesamtplan hat.

Wie man ein Gantt-Diagramm erstellt

Ein Gantt-Diagramm wird mit einer horizontalen Achse erstellt, die die Gesamtzeitspanne des Projekts darstellt, unterteilt in Inkremente - Tage, Wochen oder Monate. Die vertikale Achse stellt die Projektaufgaben dar. Wenn es sich bei dem Projekt beispielsweise um die Auswahl einer neuen HR-Software handelt, könnten die wichtigsten Aufgaben sein: Recherche, Auswahl der Software und Installation der Software.

Horizontale Balken unterschiedlicher Länge stellen die Abfolge, das Timing und die Zeitspanne für jede Aufgabe dar. Setzen Sie im gleichen Beispiel "Forschung durchführen" an den Anfang der vertikalen Achse und zeichnen Sie einen Balken in das Diagramm, der die voraussichtliche Zeitspanne für die Forschung darstellt.

Die Zeitspannen der Balken können sich überschneiden. So können zum Beispiel die Durchführung von Recherchen und die Auswahl von Software in derselben Zeitspanne stattfinden. Im weiteren Verlauf des Projekts können sekundäre Balken, Pfeilspitzen oder abgedunkelte Balken hinzugefügt werden, um abgeschlossene Aufgaben oder Teile von Aufgaben anzuzeigen. Das Berichtsdatum wird mit einer vertikalen Linie dargestellt.

Gantt-Diagramme können auch mit Software wie Microsoft Excel erstellt werden. Mit einigen Programmierkenntnissen kann auch JavaScript verwendet werden. Es gibt mehrere Diagrammbibliotheken, die sich gut für die Datenvisualisierung eignen.

Welche Vorteile hat die Verwendung eines Gantt-Diagramms?

Die Verwendung eines Gantt-Diagramms bietet unter anderem die folgenden Vorteile:

• Effizienz. Gantt-Diagramme helfen Projektmanagern, realistische Projektabschlusszeiten zu berechnen und Ziele auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen zu setzen. Diese beiden Vorteile steigern die Produktivität.
• Teamarbeit. Die Teammitglieder haben Zugang zu denselben Informationen, so dass alle über den Projektfortschritt informiert sind. Dadurch ist es möglich, alle Teammitglieder, einschließlich der externen Mitarbeiter, für ihre Aufgaben verantwortlich zu machen. Die Teammitglieder können sich auf das Diagramm beziehen und Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen.
• Nachverfolgung. Gantt-Diagramme ermöglichen es Projektplanern und Teammitgliedern, Arbeitsabläufe auf Einschränkungen zu analysieren und ihre Arbeit entsprechend anzupassen. Gantt-Diagramme helfen Projektmanagern, Benchmarks und Aufgaben während des gesamten Projektverlaufs zu verfolgen. Teammitglieder können leicht erkennen, welche Elemente im Gantt-Diagramm fehlen könnten.
• Vielseitigkeit. Gantt-Diagramme helfen Teams dabei, mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren. Sie veranlassen Manager dazu, abzuschätzen, welche Ressourcen wann benötigt werden. Außerdem sind sie leicht zu ändern.
• Visualisierung. Gantt-Diagramme bieten einen Projektfahrplan auf einen Blick, der die Verwaltung, Überwachung und Organisation von Projektkomponenten erleichtert. Das Diagramm bietet einen ganzheitlichen Überblick über den Zeitplan und die Aufgaben des Projekts. Außerdem bietet es einen umfassenden Überblick über das Wer, Was, Wann und Wo eines Projekts. Die Mitarbeiter können sich schnell einen Überblick über den Status des Projekts oder einer Projektphase verschaffen.

Nachteile von Gantt-Diagrammen

Gantt-Diagramme sind nützliche Projektmanagement-Tools, haben aber einige Schwachstellen:

• Fehlende Abhängigkeiten. Gantt-Diagramme zeigen die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben oder die kritischen Pfade von Projekten nicht im Detail an. Die Benutzer können nicht erkennen, wie sich eine Aufgabe, die hinter dem Zeitplan zurückbleibt, auf andere Aufgaben auswirkt. Das PERT-Diagramm, eine weitere beliebte Projektmanagementmethode, ist dafür ausgelegt.
• Mangelnde Spezifität. Gantt-Diagramme sind gut geeignet, um einen Überblick über die Projektabläufe zu geben. Sie können jedoch einige Dinge zur Interpretation offen lassen. Dies gilt insbesondere für große IT-Projekte wie DevOps. Bestimmte Details über Prioritäten, Fristen und Erwartungen können in der Übersicht über komplexe Projekte nicht berücksichtigt werden.
• Umfang der Arbeit. Ein drittes Problem mit Gantt-Diagrammen besteht darin, dass der Aufgabenbalken nicht die Menge der für jede Aufgabe erforderlichen Arbeit anzeigt. Er zeigt zwar eine bestimmte Zeitspanne an, was grob eine bestimmte Menge an Ressourcen impliziert. Die Ressourcen werden jedoch nicht benannt. Das schafft Unklarheit und kann zu Ressourcenkonflikten führen.

Gantt-Diagrammsoftware

Eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools kann als Gantt-Diagramm-Software fungieren. Beispiele hierfür sind:

• Asana
• Atlassian Jira
• Citrix-Systeme Wrike
• Gantto
• Microsoft Excel
• Microsoft Project
• Microsoft SharePoint
• Microsoft Visio
• Matchware
• Smartsheet
• Workzone

Nicht alle diese Tools sind ausschließlich zur Erstellung von Gantt-Diagrammen geeignet. Einige von ihnen unterstützen andere Funktionen und enthalten Features, mit denen Benutzer Gantt-Diagramme erstellen können. Jira zum Beispiel ist ein Projektmanagement- und Application Lifecycle Management-Tool, das eine Gantt-Diagramm-Funktion enthält. Gantto hingegen ist weitgehend auf die Erstellung und gemeinsame Nutzung von Gantt-Diagrammen ausgerichtet.