Enterprise Resource Planning (ERP)

Was ist Enterprise Resource Planning (ERP)?

Enterprise Resource Planning (ERP) beschreibt die organisatorische Aufgabe innerhalb eines Unternehmens, Personal und Ressourcen im Sinne des Unternehmenszwecks rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen, zu steuern und zu verwalten. ERP-Software dient zur Verwaltung und Integration von Kerngeschäftsprozessen, zum Beispiel Finanzen, Personalwesen, Supply Chain Management (SCM) und Bestandsverwaltung.

ERP ist in Unternehmen aller Größenordnungen verbreitet. Es gilt als unverzichtbar für große Unternehmen und wird zunehmend auch in kleinen Unternehmen eingesetzt. Die Komplexität der globalen Wirtschaft und die Anforderungen moderner Verbraucher haben die Rationalisierung von Geschäftsprozessen und die Verwaltung und Optimierung von Daten zu einem entscheidenden Faktor gemacht. ERP ist in der Regel die Grundlage für diese Fähigkeiten.

Schlüsselkomponenten eines ERP-Systems

Ein ERP-System besteht aus Softwarekomponenten oder Modulen, von denen sich jedes auf einen bestimmten Geschäftsprozess konzentriert. Bestimmte Module gelten als Kern für fast jede Art von Unternehmen und werden als erstes eingesetzt:

• Das ERP-Finanzmodul automatisiert die grundlegende Buchhaltung, Rechnungsstellung, Finanzanalyse, Prognosen und Berichte. Es ist oft der Hauptgrund, warum ein Unternehmen von einer eigenständigen Buchhaltungssoftware auf ERP umsteigt. Die zunehmende Komplexität des Unternehmens macht deutlich, dass ein einziges System erforderlich ist, um alle finanziellen Transaktionen und die Buchhaltung für mehrere Geschäftsbereiche oder Produktlinien zu verwalten.

• Human Resources (HR), auch bekannt als Personalwesen oder Human Capital Management (HCM), ist ein weiterer Kernprozess, den Unternehmen mit ERP zu verbessern versuchen. Das grundlegende HCM umfasst die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungen, wird aber häufig durch Funktionen für das Talentmanagement, wie Personalbeschaffung und Leistungsmanagement, ergänzt.
• Andere ERP-Module, die in den meisten Unternehmen zum Einsatz kommen, sind Auftragsmanagement, Customer Relationship Management (CRM) und Einkauf (Procurement).
• Unternehmen, die in der Produktion oder im Vertrieb tätig sind, fügen in der Regel ein Modul für das Supply Chain Management (SCM) hinzu, um die Lagerbestände zu verfolgen und die Lager und den Transport in der gesamten Lieferkette zu verwalten. Wenn ihre Geschäftsanforderungen komplex sind, können sie ein Lagerverwaltungssystem (Warehouse Management System, WMS) und ein Transportmanagementsystem (TMS) – möglicherweise von verschiedenen Softwareanbietern – hinzufügen, um diese Logistikfunktionen zu verwalten.

Diese zusätzlichen Module, die Unternehmen oft kaufen, wenn sie aus den typischerweise in ihrem ERP-System enthaltenen Basismodulen herauswachsen, werden oft als Best of Breed bezeichnet.

Wie funktionieren ERP-Systeme?

ERP unterscheidet sich von eigenständigen Anwendungen durch seine zentrale Datenbank, in der Informationen aus den Geschäftstransaktionen und anderen in den Modulen durchgeführten Aktionen gespeichert werden, und durch die Integration, die es den Modulen ermöglicht, miteinander und mit der gemeinsamen Datenbank zu kommunizieren.

Die zentrale Datenbank bietet das, was in der IT als Single Source of Truth bezeichnet wird, und stellt sicher, dass jedes Modul über genaue, aktuelle Informationen verfügt (siehe Abbildung 1).

Ein ERP-System hat auch ein einheitliches Erscheinungsbild über alle Module hinweg, im Gegensatz zu einer Sammlung von Verwaltungsanwendungen von verschiedenen Anbietern.

Hier ein kurzes Beispiel dafür, wie diese miteinander verbundenen Module Informationen austauschen, um einen ERP-Benutzer bei der Erledigung einer Reihe von Aufgaben zu unterstützen, die als Order to Cash bezeichnet werden – der Prozess der Eingabe von Kundenbestellungen, der Lieferung von Produkten und der anschließenden Entgegennahme und Erfassung der Zahlung.

Der ERP-Benutzer gibt Informationen über den Kunden ein, zum Beispiel Kontaktinformationen, und erstellt einen Kundenauftrag im Auftragsverwaltungsmodul. Dann prüft er die Verfügbarkeit des Produkts im Bestandsverwaltungsmodul (oder einem Teil der Auftragsverwaltung mit Zugriff auf Bestandsdaten) und kehrt zur Auftragsverwaltung zurück, um den Versand zu veranlassen.

Wenn die Bestätigung eintrifft, dass der Kunde die Lieferung erhalten hat, erstellt der Benutzer einen Eintrag in der Debitorenabteilung des Hauptbuchs, dem Sammelnamen für die Konten im ERP-Finanzmodul. Dort erstellt er eine Rechnung und schickt sie an den Kunden. Wenn die Zahlung eintrifft, bucht der Benutzer die Zahlung im Hauptbuch oder in einem Cash-Management-Modul, und die Einnahmen werden verbucht und mit dem Bankkonto des Unternehmens abgeglichen.

Wenn der Arbeitsablauf weitgehend automatisiert ist, wird ein Großteil dieser manuellen Dateneingabe vom ERP-System übernommen, und einige Datenfelder werden bereits mit Informationen aus anderen Modulen ausgefüllt. Hinter den Kulissen tauschen die ERP-Module Nachrichten untereinander aus oder ändern Datensätze in der Datenbank, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt sind. Wenn der Benutzer beispielsweise eine Auftragslieferung anfordert, müssen die Daten, auf die das Bestandsverwaltungsmodul zugreift, geändert werden, um die Verringerung des verfügbaren Bestands widerzuspiegeln.

Vorteile von ERP-Systemen

ERP bietet zahlreiche Vorteile, von denen die meisten auf die gemeinsame Nutzung von Informationen und die Standardisierung zurückzuführen sind. Da ERP-Module Daten leichter gemeinsam nutzen können als disparate Systeme, lassen sich abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse einfacher verwalten. Sie können auch bessere Einblicke in Echtzeitdaten und Business Intelligence ermöglichen, insbesondere mit den neueren Technologien, die viele ERP-Systeme enthalten, wie zum Beispiel erweiterte Analysen, künstliche Intelligenz (einschließlich maschinelles Lernen) und industrielles IoT.

Darüber hinaus bietet ERP-Software eine Reihe weiterer Vorteile:

• steigert die Effizienz durch die Automatisierung der Datenerfassung
• ermöglicht Wachstum durch die Verwaltung zunehmend komplexer Geschäftsprozesse
• trägt zur Risikominderung bei, indem sie eine bessere Einhaltung von Vorschriften ermöglicht
• fördert die Zusammenarbeit durch die gemeinsame Nutzung von Daten und integrierten Informationen
• Verbesserung des Kundendienstes
• verbessert das Lieferkettenmanagement
• spart Geld durch die Rationalisierung von Prozessen
• ermöglicht eine bessere, oft in Echtzeit erfolgende Einsicht in Teile des Unternehmens, wie zum Beispiel den Lagerbestand, die für die Erfüllung der Kundenbedürfnisse von entscheidender Bedeutung sind
• ermöglicht eine bessere Berichterstattung und Planung aufgrund besserer Daten.

Arten von ERP-Systemen

ERP-Produkte unterscheiden sich im Allgemeinen nach der Größe des Unternehmens, für das sie bestimmt sind, nach der Art der Computerinfrastruktur, auf der sie laufen, und danach, ob sie über branchenspezifische Funktionen verfügen.

Kleine versus mittelständische versus große Unternehmen

Für den Markt der kleinen Unternehmen bieten einige Anbieter ERP-Einstiegsprodukte an, die über die Kernfunktionen Personalwesen, Finanzen und andere häufig verwendete Module wie Auftragsverwaltung und CRM verfügen und relativ einfach zu implementieren sind.

Andere Produkte sind für den so genannten mittleren Markt gedacht. Midmarket ERP bietet mehr optionale Module, wie SCM und WMS, und kann mehr Benutzer aufnehmen als Einstiegs-ERP.

Einige Anbieter von ERP der Einstiegsklasse verkaufen sowohl an kleine als auch an mittelgroße Unternehmen (auch als KMU bezeichnet) und werben damit, ihre Produkte seien skalierbar, um Wachstum zu ermöglichen.

Die oberste Kategorie sind Großunternehmen: Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als einer Milliarde US-Dollar und in der Regel Tausenden von Mitarbeitern. Es überrascht nicht, dass ERP-Systeme für Großunternehmen in der Regel über die meisten Module verfügen, mit mehr Funktionen in jedem Modul und Kapazitäten für Tausende - sogar Hunderttausende - von Benutzern.

On-Premises versus Cloud versus Hybrid

Die ersten ERP-Systeme, die in den 1970er bis 1990er Jahren verkauft wurden, liefen alle lokal auf den Computern des Unternehmens. Heutzutage werden ERP-Systeme ebenso häufig in der Cloud auf Systemen ausgeführt, die vom Anbieter oder einem Dienstleister gewartet werden, und die Benutzer greifen über das Internet von ihrem Desktop oder ihren Mobilgeräten auf die Software zu. Einige Systeme kombinieren lokale und Cloud-Module in einem so genannten hybriden ERP.

Die verschiedenen Deployment-Optionen (wie die Branche die Cloud- und On-Premises-Optionen nennt) haben einen großen Einfluss auf die Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit, die Kosten, die Implementierungsgeschwindigkeit und den Zielmarkt eines ERP-Produkts.

On-Premises-ERP muss in der Regel im Voraus bezahlt werden, mit einer Softwarelizenz für eine bestimmte Anzahl von Benutzern. Die Implementierung dauert in der Regel am längsten – die Projekte können sich über Jahre hinziehen – und die Aktualisierung auf neue Versionen kann langsam sein. Allerdings hat On-Premises-ERP zwei große Vorteile gegenüber den meisten Arten von Cloud-ERP: Es kann an die jeweiligen Geschäftsanforderungen angepasst werden und lässt sich oft leichter in andere lokale Systeme integrieren, die für die Unternehmensleistung entscheidend sind, wie etwa Produktionsautomatisierungs- oder Lagersysteme (siehe Abbildung 3).

Einige Unternehmen zögern, solche unternehmenskritischen Systeme in die Cloud zu verlagern, und zwar aus einer Reihe von Gründen, darunter vermeintliche Sicherheitsrisiken oder der Verlust der Datenkontrolle. Andere Unternehmen in stark regulierten Branchen oder Behörden sind möglicherweise dadurch eingeschränkt, wo sich die Systeme und Daten befinden müssen, was oft bedeutet, dass das System vor Ort bleibt.

Im Gegensatz dazu erfordert Cloud-ERP in der Regel weniger Vorlaufkosten, da es über ein monatliches oder jährliches Abonnement bezahlt wird; allerdings können die Gebühren im Laufe der Zeit mehr kosten als eine Lizenz. Die größten Einsparungen ergeben sich in der Regel bei mandantenfähigem SaaS ERP, einer Art von Cloud-ERP, bei dem sich mehrere Kunden dieselbe Kopie der Software teilen, was Skaleneffekte ermöglicht, die es dem Anbieter erlauben, einige Einsparungen weiterzugeben. SaaS ERP ist in der Regel schlanker und unterstützt weniger Geschäftsprozesse als On-Premises-ERP, aber diese Einfachheit macht es in der Regel einfacher zu verwenden.

Aufgrund der Kosteneinsparungen und der schnellen Bereitstellung in der Cloud sind viele ERP-Produkte, die auf KMU abzielen, SaaS-Produkte, obwohl es immer noch einige On-Premises-Marken gibt. Große Unternehmen haben in der Vergangenheit lokale ERP-Lösungen bevorzugt, vor allem weil sie mehr Ressourcen – Zeit, Personal und Geld – für die Implementierung und Wartung der komplexen Systeme hatten. In den letzten zehn Jahren sind jedoch viele Großunternehmen zu einem Hybridmodell übergegangen und haben Cloud-Module für HCM, Finanzen und SCM hinzugefügt.

Einige ERP-Systeme verfügen über Funktionen, die in bestimmten Branchen benötigt werden, zum Beispiel in der Öl- und Gasindustrie, der Automobilbranche, der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, dem Einzelhandel und der Versorgungswirtschaft. Oft arbeitet der ERP-Anbieter mit einem Softwareentwickler zusammen, der über Fachwissen in einer bestimmten Branche verfügt, um Add-ons für ein universelles ERP-System zu entwickeln.

Die Geschichte von ERP

Anfänge in der Fertigung. Die Wurzeln von ERP liegen in der Materialbedarfsplanung (Material Requirements Planning, MRP), einem System zur Berechnung der für die Herstellung eines Produkts benötigten Materialien und Komponenten, das 1964 von dem IBM-Ingenieur Joseph Orlicky entwickelt wurde. In den 1970er Jahren war die MRP-Software eine tragende Säule der Fertigungsprozesse.

Im Jahr 1983 entwickelte der Managementexperte Oliver Wight die Fertigungsressourcenplanung oder MRP II, mit der die MRP auf andere Arten von Vorgängen, einschließlich Finanzen, ausgedehnt wurde und die unter anderem die Kapazitätsplanung und die Fertigungssteuerung unterstützte.

Back-Office-Software kommt auf. Unabhängig davon begannen Anbieter in den 1970er Jahren – darunter zwei Start-ups, SAP und Baan – mit der Entwicklung von Mainframe-Software für die Verwaltung von Finanzprozessen auf einer einzigen Datenbank. Die modulare, integrierte Unternehmenssoftware wuchs und umfasste auch andere so genannte Back-Office-Funktionen wie Personalwesen und Buchhaltung.

1990 kamen die Analysten des Marktforschungsunternehmens Gartner zu dem Schluss, dass diese Softwarekategorie einen eigenen Namen benötigte, und nannten sie Enterprise Resource Planning (MRP), um ihre Allzweckfunktion zu verdeutlichen.

MRP wurde nicht abgeschafft, und die immer noch unterschiedlichen Zwecke von MRP und ERP gewährleisten, dass beide eine Rolle spielen. Heute verfügen die meisten ERP-Softwarepakete, die an Hersteller verkauft werden, über ein MRP-Modul. Der Begriff MRP II hingegen ist zum Synonym für ERP geworden und wird nur noch selten verwendet.

Der Einsatz entwickelt sich weiter. In den Anfängen der ERP-ähnlichen Systeme in den 1970er Jahren lief die Software auf Großrechnern. In den 1990er Jahren begannen die Mainframe-ERP-Anbieter, die Software auf das Client-Server-Modell umzustellen, bei dem Desktop-Geräte mit einem zentralen Server-Computer kommunizieren. ERP war nun für mehr Benutzer zu einem günstigeren Preis zugänglich. Die Benutzerfreundlichkeit verbesserte sich gegenüber den klobigen, zeichenbasierten Benutzeroberflächen der Mainframe-Tage, als die ERP-Anbieter die Client-Software und bald auch Windows selbst mit grafischen Benutzeroberflächen im Stil von Microsoft Windows ausstatteten. Mitte der 1990er Jahre, als das Internet immer beliebter wurde, wurden die Client-Server-ERP-Systeme mit Webbrowser-ähnlichen Benutzeroberflächen nachgerüstet.

Das Aufkommen von Cloud-ERP in den späten 1990er Jahren war die nächste grundlegende Veränderung in der Art und Weise, wie ERP bereitgestellt und genutzt wird. Die Internetkonnektivität des Cloud Computing erleichterte es den Unternehmen, ihre ERP-Systeme mit Kunden, Lieferanten und Partnern zu verbinden. Außerdem wurde der Webbrowser zur Standard-Benutzeroberfläche für die meisten neuen ERP-Systeme.

In den letzten Jahren haben ERP-Anbieter einen Großteil ihrer Forschung und Entwicklung auf ihre Cloud-Produkte konzentriert, um KI und maschinelles Lernen, Blockchain, Predictive Analytics und andere neue Technologien zu ermöglichen, die die überlegene Rechenleistung und Internetkonnektivität der Cloud erfordern.

ERP-Anbieter

Es gibt Dutzende von ERP-Anbietern, von denen die meisten sowohl On-Premises- als auch Cloud-Optionen anbieten.

Vier Anbieter – Infor, Microsoft, Oracle und SAP – sind nach Angaben der meisten Marktforschungsunternehmen die Marktführer im Hinblick auf den Umsatz und verfügen über die breitesten Produktlinien, die alle oben beschriebenen ERP-Kategorien abdecken. Sie verfügen auch über den größten Bestand an alten, vor Ort installierten Systemen, die in der Branche als Legacy-ERP bezeichnet werden.

Mehrere Anbieter sind bei KMUs beliebt, insbesondere Acumatica, Sage Intacct und NetSuite, der SaaS-ERP-Pionier, der jetzt zu Oracle gehört. Workday ist ein weiterer einflussreicher, schnell wachsender SaaS-ERP-Anbieter.

Weitere bekannte Anbieter sind Epicor, IFS, DELMIAworks (früher IQMS), Plex Systems, QAD, Syspro und Unit4.